Wanneer een complexe zakelijke vereiste is gedefinieerd, is een bedrijf klaar om een leverancier te vinden die aan de vereisten kan voldoen. De eerste stap erin het vinden van een verkoper is het maken en verzenden van een Request for Proposal (RFP). Het RFP-document moet in detail elk aspect van de zakelijke vereisten bevatten, en wat het bedrijf van een potentieel verlangt leverancier om te voldoen aan de vereisten gespecificeerd in de RFP. De verkoper zal een bod uitbrengen op basis van zijn begrip van de vereisten die in de RFP zijn gespecificeerd, en de concurrerende biedingen zullen dat ook zijn geëvalueerd om ofwel de selectie van de winnende leverancier te produceren, ofwel een shortlist van leveranciers die vervolgens presentaties zullen geven aan de bedrijf.
Het document met de aanvraag tot voorstel definiëren
Het RFP-document is cruciaal voor het verkrijgen van een leverancier die aan de zakelijke vereisten van een klant kan voldoen. Als het document gebreken vertoont, hetzij door dubbelzinnige eisen, ontbrekende eisen, hetzij door onredelijkheid eisen aan de leverancier, zal het RFP-proces leiden tot onvolledige biedingen, of in sommige gevallen, geen biedingen helemaal niet. Leveranciers zijn niet verplicht om biedingen in te dienen voor elke RFP die zij ontvangen, en zelfs als zij aan de RFP-vereisten zouden kunnen voldoen, beschikken zij mogelijk niet over de capaciteit om op tijd aan de vereisten te voldoen. Dit laatste komt vaak voor wanneer een klant RFP's naar kleinere leveranciers stuurt die misschien wel toonaangevend zijn in hun vakgebied, maar niet over de middelen of capaciteit beschikken om aan de behoeften van de klant te voldoen.
Elke RFP zal anders zijn op basis van de gestelde eisen en de specifieke behoeften van de klant. Zelfs binnen hetzelfde bedrijf kan een RFP-document qua focus verschillen, afhankelijk van de primaire vereisten. Bij sommige RFP's kan de nadruk liggen op de prijs, terwijl andere zich kunnen richten op levertijden of de kwaliteitseisen voor de benodigde artikelen.
Specifieke kenmerken van het RFP-document
Er zijn enkele kenmerken van het RFP-document vereist. Elke RFP moet bijvoorbeeld een specifieke datum en tijd hebben waarop de klant vereist dat alle potentiële leveranciers een bod hebben uitgebracht. Als biedingen na die datum worden ingediend, moeten deze worden afgewezen. Als een leverancier niet op tijd een bod kan uitbrengen, kan dit duiden op een mogelijk probleem met de organisatie en mogelijk problemen met de levering.
De klant moet de leveranciers echter voldoende tijd geven om een bod uit te brengen. Als de vereisten bijzonder complex zijn, moeten leveranciers mogelijk een reactieteam samenstellen om de vereisten op te splitsen in gebieden die zij kunnen begrijpen, en vervolgens een bod uitbrengen. Als de in de RFP gedefinieerde tijdlijn te kort is, kunnen de reacties overhaast zijn en kunnen leveranciers de complexiteit van het project vermoeden in plaats van het volledig te begrijpen. Dit zal leiden tot onnauwkeurige biedingen en een verspild RFP-proces.
Het RFP-document moet het proces aangeven als leveranciers aanvullende vragen hebben over de vereisten die in de RFP zijn gespecificeerd. Leveranciers mogen de klant niet bellen, omdat dit ertoe kan leiden dat een leverancier aanvullende informatie krijgt die hen een antwoord geeft concurrentie voordeel. Het is het beste om een telefonische vergadering te organiseren, zodat vertegenwoordigers van elke leverancier vragen kunnen stellen en beluisteren die aan de klant zijn gericht. Dit waarborgt een eerlijkheid in het biedingsproces.
Een RFP-document moet ook duidelijk het formaat van de RFP-reactie van de leverancier specificeren. Als dit niet duidelijk is gedefinieerd, worden de antwoorden in verschillende formaten verzonden en is het onmogelijk om de biedingen van de leveranciers te vergelijken. Het antwoordformaat moet identificeren wat er in elke sectie van de leverancier wordt verlangd, zoals referenties en cv's van potentiële teamleden, een document waarin de leveranciers inzicht krijgen in de vereisten, en een format voor de prijzen. Als elke leverancier zich aan het juiste antwoordformat houdt, wordt het vergelijken van de biedingen eenvoudiger.
