Er is geen duidelijk onderscheid tussen welke kantoorbanen welke kantoortaken vervullen. In kleinere kantoren zult u merken dat één persoon verschillende kantoorverantwoordelijkheden zal vervullen. In grote kantoren zijn de taken en verantwoordelijkheden gespecialiseerd en geconcentreerd in bepaalde kantoorfuncties.
Deze gids helpt u beslissen welke kantoortaken u nodig heeft om de taken uit te voeren die nodig zijn voor een efficiënt kantoor. Er zijn geen absolute waarden, omdat sommige taken door één persoon moeten worden uitgevoerd vanwege de enorme hoeveelheid werk; terwijl andere functies zoals secretaresse en receptioniste gecombineerd kunnen worden als één functie en door één persoon kunnen worden uitgevoerd.
Administratief assistent of directiesecretaresse
Administratief assistenten en directiesecretarissen zijn hoogopgeleide, georganiseerde en gemotiveerde individuen. Zij zijn degenen die de leidinggevenden en managers op het goede spoor houden en hen helpen efficiënte en goed georganiseerde bedrijven te runnen.
receptioniste
De receptioniste begroet het publiek, is de ‘poortwachter’ van de organisatie en voert allerlei andere taken uit die belangrijk zijn voor het bedrijf. De taken die worden uitgevoerd variëren tussen kleine, middelgrote en grote bedrijven.
Medisch secretaresse en administratief assistent
Medisch secretariaats- en administratief assistenten hebben een speciale opleiding gevolgd die vereist is door de medische beroepsgroep. Het inhuren van de verkeerde secretaresse of administratief assistent zal een negatieve invloed hebben op de manier waarop uw medische kantoor werkt.
Kassiers
De kantoorbaan van een kassier gaat verder dan alleen het omgaan met geld op kantoor. Het hoeft geen voltijdbaan te zijn, maar in een goed ontworpen kantoor zijn er voldoende checks and balances ingebouwd om de monetaire activa van het bedrijf te beschermen.
Bediende/gegevensinvoer
De kantoorbediende of medewerker voor gegevensinvoer richt zijn inspanningen op het uitvoeren van een verscheidenheid aan basiskantoortaken die ervoor zorgen dat het kantoor blijft draaien en dat de informatie door het hele bedrijf stroomt. Deze elementaire kantoorbaan is noodzakelijk voor een efficiënte werking van het kantoor.
Officemanager / Supervisor
De taak van de officemanager en/of office supervisor is ervoor te zorgen dat het kantoor efficiënt en natuurlijk functioneert. Deze veelzijdige persoon is de sleutel tot een succesvol kantoor.
Klantenservice / Klantenservice
Klantenservice- of klantenservicemedewerkers zijn uw stem en oren voor uw klanten. Een goed georganiseerde klantenservice kan het verschil maken tussen de groei van uw bedrijf of een nieuwe statistiek in een moeilijke economie.
Accountmanager / Supervisor
De taak van de Accounting Manager of Accounting Supervisor is het waarborgen van de integriteit van de financiële processen die moeten plaatsvinden. Het aannemen of promoveren van de verkeerde persoon naar deze functie kan een kostbare vergissing zijn.
Elk bedrijf heeft unieke behoeften en niet elk bedrijf heeft al deze banen nodig. Er zijn banen, zoals marketing en bedrijfsontwikkeling, die door een individu of een groep mensen kunnen worden afgehandeld. Het bedrijf moet gepromoot worden. Sociale media en digitale marketing hebben het verspreiden van de boodschap over het bedrijf vandaag de dag veel gemakkelijker gemaakt dan in het verleden. Vaak zal de oprichter of eigenaar van een start-up de functies op zich nemen om het bedrijf te promoten om de beste locaties te bepalen voor het verkrijgen van leads en klanten. Naarmate het bedrijf groeit, kan het nodig zijn om een deel van de tijd van een medewerker aan de ondersteuning hiervan te besteden functie, of het kan zinvol zijn om een voltijds persoon aan te wijzen die strikt verantwoordelijk is voor de promotie van de bedrijf.
