Speciaal evenementenplanners – vooral die in de non-profit wereld — weet dat het organiseren van een fondsenwervingsevenement buiten een geweldig idee is. Dit soort evenementen vereisen, net als andere fondsenwervende ideeën voor de gemeenschap, dat de planning voor het evenement van volgend jaar onmiddellijk na het evenement van dit jaar begint. fondsenwervend evenement concludeert. Het is belangrijk om het evenement te debriefen en te bespreken wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden, terwijl het evenement nog vers in het geheugen van het team ligt. Het bespreken van de successen en verbeteringen zorgt ervoor dat deze functies kunnen worden opgenomen of verbeterd voor het evenement van volgend jaar. Een dergelijke proactieve planning voegt ook waarde toe voor de sponsors. En het is onvermijdelijk dat alle succesvolle gemeenschapswandelingen van jaar tot jaar hopen te groeien en uit te breiden.
Het is belangrijk om gefocust te blijven op het hoofddoel van het organiseren van dergelijke evenementen: fondsenwerving. Voor evenementenplanners die eerder een gemeenschapswandeling hebben gehouden, vindt een van de belangrijkste momenten voor de planning plaats nadat de wandeling is afgelopen. Om meer te weten te komen over de vele aspecten van het plannen en uitvoeren van een inzamelingsactie voor de gemeenschap, gaan we om een kijkje achter de schermen te nemen bij het Moederdagevenement georganiseerd door Y-ME Breast Cancer uit Chicago Organisatie.
De Y-ME Moederdag Borstkankerinzamelingsactie
Y-ME werd in 1979 opgericht door twee overlevenden van borstkanker. De non-profitorganisatie stond vooral bekend om haar meertalige National Breast Cancer Hotline-programma voor borstkankerpatiënten. Het programma kreeg bekendheid als de enige 24-uurs gratis hotline van het land die volledig bemand wordt door overlevenden van borstkanker die getrainde peer-counselors zijn. Maar de organisatie organiseerde ook jaarlijks een inzamelingsactie op Moederdag, ter ondersteuning van hun programma's en diensten. In 2007 haalde Y-ME meer dan $7 miljoen op bij bijna 43.000 wandelaars uit 12 steden. In 2008 namen 15 steden deel. Helaas sloot Y-ME zijn deuren in 2012, maar de erfenis van zijn jaarlijkse inzamelingsactie blijft een geweldige case study voor evenementenplanners zonder winstoogmerk.
Een groot deel van het succes van Y-ME op het gebied van fondsenwerving kan worden toegeschreven aan een georganiseerde aanpak van de planning en het eerst in de gaten houden van de belangrijkste doelstellingen. Liz Klug, voormalig directeur speciale evenementen van de organisatie, zei na hun recordjaar 2007 het volgende: “We hebben een plan voor verschillende tijdstippen tijdens het planningsproces. We zullen dus stappen ondernemen om de meest kritieke punten op tijd te promoten om ervoor te zorgen dat we succesvol zijn. In een stad waar we bijvoorbeeld voor het eerst een evenement organiseren, moeten we ons erop concentreren om ervoor te zorgen dat we een geweldige locatie en locatie hebben waar mensen graag terugkomen. Later kunnen we ons richten op de coffeeshops waar we brochures gaan afgeven.” Laten we eens kijken hoe Klug en het Y-ME evenementenplanningsteam zo'n succesvol evenement organiseerden.
Het analyseren van de cijfers
Het organiseren van een gemeenschapswandeling of een soortgelijk evenement vereist het samenbrengen van verschillende deelnemers doelstellingen, maar uiteindelijk doet de vereniging of liefdadigheidsinstelling die het evenement organiseert dit om geld in te zamelen hun oorzaak. Daarom vindt de eerste stap bij het plannen van de volgende gebeurtenis plaats wanneer de huidige gebeurtenis eindigt, en het meeste van dat werk omvat de 'cijfers'.
“We hebben goed naar de cijfers gekeken nadat het evenement was afgelopen”, legt Klug uit. “We hebben vergeleken hoe we het dit jaar hebben gedaan met het jaar daarvoor. We hebben gekeken naar de ervaringen van de deelnemers. We hebben onze sponsorcategorieën geëvalueerd. We reageerden op alle onmiddellijke e-mails over de gebeurtenissen.” Evenementplanners zullen ook onmiddellijk stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen bij het evenement van dit jaar volgend jaar doorgaan.
Klug verdiepte zich ook in de details. In haar evaluaties keek ze naar alles, van het aantal vrijwilligers dat meedeed tot de hoeveelheid uitgedeelde t-shirts. Ze vroeg dan of ze het komende jaar meer of minder nodig had.
Planning tijdlijn
Voor degenen die een gemeenschapsinzamelingsactie organiseren, is het belangrijk om te weten welke stappen op verschillende momenten moeten worden uitgevoerd. De meeste non-profitorganisaties beschikken niet over de luxe van veel medewerkers en vrijwilligerscommissieleden die het succes van het evenement kunnen bevorderen. Maar planners erkennen dat ze ervoor moeten zorgen dat ze nauw samenwerken met de burgemeester en de afdeling openbare werken van een stad om het evenement op de publieke agenda te krijgen.
Klug suggereert dat de eerste stap na het analyseren van de cijfers van vorig jaar is om je te concentreren op bedrijfswerving. Als het evenement geen nieuw programma is, is het belangrijk om de bedrijfsondersteuning voor het evenement van volgend jaar onmiddellijk nadat het evenement van dit jaar is afgelopen. “Toen we het afsluitende rapport van het evenement afleverden, concentreerden we ons op het vernieuwen van de sponsoring”, zegt Klug. Ze biedt ook de volgende hoogtepunten voor planners die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een gemeenschapswandeling als fondsenwervend evenement:
- Identificeer bedrijfssponsors
- Ontwikkel wandelteamprogramma's
- Evenementactiviteiten bepalen
- Begin met wandelende rekrutering
- Maak de evenementenlogistiek af
- Houd het evenement vast
- Organiseer een bedankevenement
- Evalueer en begin met het volgende evenement
Y-ME zou ook een extern logistiek bedrijf inhuren om veel van zijn logistieke behoeften af te handelen. Maar een van de meest nuttige was de implementatie van een online registratiesysteem.
Online registratiesysteem succes
Y-ME leerde al snel hoe belangrijk het is om internet te gebruiken voor online registratie en heeft sindsdien sterk gepleit voor het gebruik van de technologie voor online registratie en fondsenwerving.
Ze investeerden in een online relatiebeheersysteem dat als racewebsite voor 2003 zou dienen. Dit type systeem dient als een persoonlijke website voor vrijwilligers om gepersonaliseerde oproepen te doen voor donaties en andere betrokkenheid. Het legt informatie vast in één enkele database en dient als hulpmiddel voor wandelende teamcaptains om hun leden aan te moedigen.
Het aantal online deelnemers steeg van 4.000 naar 11.594. Het aantal online donaties steeg van 5.000 naar 19.650. Het Y-ME-team geloofde dat het heeft bijgedragen aan het bereiken van een doel van $ 2,35 miljoen, en als bonus heeft de technologie de administratieve kosten met ongeveer $ 20.000 verlaagd.
Een dergelijk systeem kan ook dienen als een belangrijk communicatiemiddel waarmee een organisatie de kiezers ook na de racedag zelf kan blijven volgen en betrekken.
Tijdlijn van de racedag
Gemeenschappelijke wandelingen worden meestal in de ochtend gepland. Afhankelijk van de complexiteit van de bewegwijzering en de locatie, kan de voorbereiding voor het evenement meestal al een week voorafgaand aan het evenement beginnen, waarbij de meeste activiteiten een paar dagen voorafgaand aan de wandeling plaatsvinden.
Wanneer Y-ME plannen zou maken voor hun jaarlijkse fondsenwervende evenement, probeerde het team doorgaans het gebied waar ze de bijeenkomst hielden te beperken. lopen zodat er geen aanzienlijke hoeveelheid resourcetijd nodig was om bepaalde operationele taken uit te voeren, zoals het afsluiten straten. Hun wandeling was over het algemeen niet-competitief, dus het helpt ook dat ze niet hoefden na te denken over de vereisten voor een meer competitieve raceomgeving.
Het schema voor de racedag zelf verliep meestal als volgt:
- Het evenementenplanningsteam arriveert (2,5 uur vóór de wandeling)
- Vrijwilligers check-in (2 uur vóór de wandeling)
- Sponsorcheck-in en -opstelling (2 uur vóór de wandeling)
- Registratie begint (1,5 uur vóór de wandeling)
- Startlijnopstelling (30 minuten vóór de wandeling)
- Openingsceremonie (10 minuten vóór de wandeling)
- Race begint
- Main Stage-entertainment begint (1 uur nadat de wandeling begint)
- Officiële opmerkingen op het hoofdpodium (na afloop van de wandeling; na 1,5 uur)
- Programma eindigt officieel (3 uur nadat de wandeling begint)
- Het evenementoverzicht begint (nadat het evenement officieel is geëindigd)
Tips voor het plannen van een gemeenschapswandeling of hardloopsessie
Voor organisaties die geïnteresseerd zijn in het houden van een gemeenschapswandeling of -run voor de eerste keer, biedt Klug verschillende suggesties die zullen helpen een succesvol evenement te garanderen.
- Begin met warme leads, inclusief goed verbonden vrijwilligers, sponsoren of een groot team. Definieer meetbare resultaten.
- Evalueer evenementen van concurrenten in uw stad/locatie om hun best practices en verbeterpunten te identificeren.
- Werk samen met het burgemeesterskantoor en de parkdistricten om de vereiste vergunningen en de logistiek van uw evenement te bespreken: tijd, locatie, aantal deelnemers. Zorg ervoor dat je voorbereid bent op die bijeenkomsten.
- Begrijp uw budget en zorg ervoor dat u uw bedrijfskosten op 25-30% houdt voor een nieuw evenement. Sommige goede doelen streven naar 15-20% van de totale uitgaven.
- Verzekerde sponsors om 100% van de exploitatiekosten van uw evenement op zich te nemen.
