Evenementplanners veel tijd doorbrengen voorbereiding van hun evenementen maar soms kunnen ze de kleine dingen over het hoofd zien die zij (of hun klanten) nodig hebben op de dag van het daadwerkelijke evenement. Een goede evenementenplanner komt nooit met lege handen op een evenement aan. Een manier om te voorkomen dat u op het laatste moment naar de winkel moet voor een basisbehoefte aan een bedrijfsevenement, is door een voorraadpakket samen te stellen dat u overal mee naartoe kunt nemen. Of u nu een seminarie, conferentie of een ander soort evenement, uw evenementenplannerpakket zou u uit de problemen moeten helpen. Hier zijn een paar items die je in je uitrusting wilt bewaren.
We beginnen met de opbergdoos zelf. Het is belangrijk om een doos met opbergartikelen aan te schaffen die niet te groot is, maar wel voldoende diep is om allerlei spullen in te bewaren. Een doorzichtige plastic opbergdoos is hiervoor uiterst nuttig en kan als zodanig veel verschillende spullen bevatten.
De uitdaging is om een leverancier te vinden die iets heeft dat precies de juiste maat heeft voor grotere artikelen, zoals als tapedispensers, zonder het gevoel te hebben dat je met een enorme opbergdoos meesleept naar elk evenement dat je bijwoont. Mogelijk lukt het u met dozen of kuipen met de volgende afmetingen: 17,5 cm hoog x 10,62 cm breed x 16,12 cm diep.
Evenement- en meetingplanners verzend voor elk evenement een ongelooflijke hoeveelheid materiaal in dozen. Zelfs voor een klein seminarie voor 35 personen zijn vaak een tiental kartonnen dozen met benodigdheden nodig. Afhankelijk van wat er wordt verzonden, worden promotie- en andere artikelen soms in kleinere dozen in die dozen verzonden. Dit is waar een kokermes van pas kan komen.
Sommige mensen houden van de grotere, omvangrijke dozenmessen die een sterke grip mogelijk maken. Over het algemeen knip je meestal alleen maar tape aan de buitenkant van dozen door. Voor je evenementbenodigdheden is lichtgewicht bijna altijd de beste keuze.
Net zo belangrijk als de dozensnijder zijn de posttape en de opbergdispenser. Nadat het evenement is afgelopen, moet alles opnieuw worden verpakt en teruggestuurd naar het kantoor of de volgende evenementenlocatie.
Een tapepistool is over het algemeen te groot voor de meeste behoeften, maar een handdispenser is uiterst eenvoudig te gebruiken en klaart de klus. Verpak één rol met een dispenser in uw set, zodat u de verzending gemakkelijk kunt voorbereiden.
Het lijkt een item dat misschien niet veel wordt gebruikt, maar een schaar is uiterst belangrijk om alles te knippen van slecht gestikte tafelkleden met zichtbare draden tot last-minute aankopen waarbij de prijskaartjes moeten worden verwijderd.
Een klassieke 5-inch schaar past comfortabel in de doos (en is bovendien lichter van gewicht). De meeste scharen die verkrijgbaar zijn in winkels voor kantoorbenodigdheden zijn iets groter, ongeveer twintig centimeter. Zoek een paar gemaakt van roestvrij staal van goede kwaliteit, omdat deze bestand zijn tegen normale slijtage.
Een van de laatste items die vóór een bedrijfsevenement worden geproduceerd, zijn de naambadges voor gasten. Dat komt omdat veel mensen uitnodigingen op het laatste moment bevestigen en/of weigeren, wat dat wel vereist Meetingplanners wachten tot het laatst mogelijke uur met het maken van de naamplaatjes om niet onder of boven te komen volgorde.
Het is onvermijdelijk dat er namen zijn die verkeerd gespeld zijn, en dat sommige mensen onaangekondigd arriveren. Voor dergelijke situaties is het het gemakkelijkst om een voorraad blanco naamplaatjes te hebben waarop mensen eenvoudig hun naam kunnen schrijven. Als u een beetje een overpresteerder bent, kunt u ook blanco naamplaatjes meenemen met het bedrijf of verenigingslogo gelaserd om een meer gepolijste en professionele uitstraling te geven aan de "nood"-naam label. Wij houden ervan om altijd 3" x 4" (het meest populaire formaat) bij de hand te hebben.
Het bijhouden van een voorraad stiften en markeerstiften is in veel situaties handig voor evenementenplanners. De meesten van jullie hebben mij niet nodig om de voor de hand liggende toepassingen te markeren voor het markeren van items in notitieboekjes voor evenementen, enz. Het is echter interessant om rekening te houden met de externe verzoeken die u kunt ontvangen als een markeerstift handig is.
Bedrijfsleiders en anderen arriveren bijvoorbeeld over het algemeen voorbereid op hun eigen presentaties en hebben meestal voorbedrukte notitiepagina's.Presentatoren zal vaak vertrouwen op de planner van de vergadering om de huishouding en andere boodschappen door te geven die een van de presentatoren mogelijk moet overbrengen. Ik heb deze items in sommige gevallen rechtstreeks op notitiepagina's uitgeschreven en gemarkeerd in niet-traditionele kleuren zoals oranje om deze situaties te laten opvallen.
In dezelfde geest is het nooit een slecht idee om een paar extra dozen met pennen en potloden mee te nemen naar je evenement. Van de meeting- of evenementenplanner wordt doorgaans verwacht dat hij deze benodigdheden bij de hand heeft, niet alleen voor zichzelf, maar ook voor de presentatoren. aanwezigen, en zelfs evenement personeel.
