De prijs van boekhoudsoftware is eenvoudig te bepalen; de kosten verbonden aan boekhoudsoftware zijn daarentegen veel moeilijker te bepalen. U kunt de prijs van uw boekhoudsoftware bepalen door de leverancier te vragen hoeveel hij voor zijn software vraagt. De offerte die u ontvangt omvat waarschijnlijk de licentiekosten om aan uw behoeften te voldoen, maar er zijn ook andere kosten voor de boekhoudsoftware die in deze offerte zijn inbegrepen. Dit zijn de werkelijke kosten van het boekhoudsoftwareprogramma, en ze moeten in uw analyse worden opgenomen als u de totale kosten van het bezit van een boekhoudsoftwaretoepassing in ogenschouw neemt:
- Implementatie
- Opleiding
- Ontwikkeling voor maatwerk
- Procesherontwerp
- Onderhoud
- Upgrades
- Steun
Kosten nummer 1: implementatie
In de implementatiekosten van boekhoudsoftware zijn de eventuele kosten opgenomen die nodig zijn voor het installeren en configureren van het programma. Sommige basispakketten voor boekhoudsoftware kunnen worden gedownload zodat ze op vrijwel elke desktop kunnen worden uitgevoerd, terwijl andere bepaalde hardware en software nodig hebben om goed te kunnen werken. U zult de hardware- en softwarespecificaties van elk boekhoudsoftwareprogramma moeten controleren u koopt om te zien of u een upgrade van de hardware of het besturingssysteem nodig heeft om het te kunnen gebruiken programma. Voor duurdere boekhoudsoftware moet u externe consultants inhuren om het programma zo te configureren dat het correct werkt. Zelfs het meest elementaire boekhoudsoftwareprogramma moet worden afgestemd op uw specifieke bedrijf, dus er zijn enkele opstart- en configuratiekosten aan verbonden.
Kosten nummer 2: training
Als u niet weet hoe u uw boekhoudsoftware moet gebruiken, heeft dit geen nut. Veel leveranciers bieden een initiële training aan, zodat u kunt leren hoe u het programma kunt gebruiken. Je krijgt echter slechts een basisopleiding; Er zijn maar weinig leveranciers die u waarschijnlijk een uitgebreide, diepgaande training aanbieden zonder extra kosten. Bovendien zul je periodiek personeelsverloop hebben, zodat zij het programma op een gegeven moment ook zullen moeten leren. De tijd die wordt besteed aan de initiële opleiding en vervolgens aan de jaarlijkse opleiding van werknemers moet worden meegenomen in uw kostenanalyse van elke boekhoudsoftwaretoepassing. Als het een gemiddelde werknemer twee weken kost om deze software onder de knie te krijgen voordat hij productief kan worden, dan moet u hun tweewekelijkse salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden en het productiviteitsverlies in uw kosten opnemen analyse. Uiteindelijk kun je verwachten dat duurdere software waarschijnlijk meer trainingstijd en -kosten zal vergen dan goedkope boekhoudsoftware.
Kosten nummer 3: ontwikkeling voor maatwerk
Als u een standaard, servicegericht bedrijf heeft, kunt u mogelijk direct gebruik maken van boekhoudsoftware. Maar niet alle kleine bedrijven zijn hetzelfde, waarbij sommige bedrijven unieke behoeften hebben op het gebied van compliance, regelgeving of juridische rapportage. Daarom kan het zijn dat u uw boekhoudsoftwareapplicatie moet laten aanpassen aan uw behoeften. U dient deze verwachte aanpassingskosten op te tellen bij de kosten van uw boekhoudsoftware.
Kosten nummer 4: procesherontwerp
Als u een bedrijf heeft dat actief is, beschikt u waarschijnlijk al over een boekhoudsoftwareprogramma dat u gebruikt, maar dat niet langer voldoet aan de behoeften van uw bedrijf. Elke nieuwe boekhoudsoftware zou uw bedrijfsprocessen gemakkelijker moeten maken om uit te voeren, maar vereist ook dat u een aantal processen aanpast om deze af te stemmen op de processen van de boekhoudsoftware. U moet de informatiestroom binnen uw bedrijf begrijpen, zodat u kunt anticiperen op de hoeveelheid processen die zullen worden gewijzigd.
Kosten nummer 5: Onderhoud
U moet uw boekhoudsoftware en eventuele hardware of software die de applicatie ondersteunt, onderhouden. Als u een servergebaseerde boekhoudsoftwaretoepassing gebruikt, moet u rekening houden met de kosten voor het onderhoud van die servers. Cloudgebaseerd boekhoudsoftwareapplicaties kunnen deze kosten elimineren, maar de leverancier kan onderhoudskosten in rekening brengen, jaarlijks of maandelijks, om deze kosten terug te verdienen.
Kosten nummer 6: upgrades
Of u dat nu wilt of niet, u zult op een gegeven moment uw boekhoudsoftware moeten upgraden. Veel softwareontwikkelaars verwerken verouderde producten in hun producten, zodat ze alleen maar kunnen blijven draaien bepaalde besturingssystemen, anders bieden ze geen training en ondersteuning voor verouderde versies van hun programma's. Mogelijk moet u ook uw boekhoudsoftware upgraden als uw bedrijf groeit, of moet u extra boekhoudmodules toevoegen om de functionaliteit van het kernprogramma te verbeteren. Ook hier kunt u deze upgradekosten optellen bij de totale kosten van boekhoudsoftware.
Kosten nummer 7: Ondersteuning
De laatste kosten die we in beschouwing nemen totale kosten van boekhoudsoftware zijn de kosten van ondersteuning. U zult problemen tegenkomen bij het gebruik van boekhoudsoftware en u zult contact moeten opnemen met de softwareleverancier of een consultant om u te helpen uw probleem op te lossen of u te laten zien wat u doet ten onrechte. Om een juist beeld te krijgen van de kosten van uw boekhoudsoftware, moet u de verwachte kosten van technische ondersteuning erbij optellen.
