Het vinden van voldoende tijd is een uitdaging voor veel eigenaren van kleine bedrijven. Er is nooit genoeg tijd om alles gedaan te krijgen, vooral als je veel verschillende hoeden draagt en veel verschillende rollen op je neemt. Het is niet alleen frustrerend, maar het kan ook stressvol zijn om het gevoel te hebben dat je van taak naar taak stuitert en nooit echt dingen van je lijst afstreept.
Er is echter hoop. U kunt een methode ontwikkelen om uw tijd te beheren door doelen te stellen, activiteiten te plannen, prioriteiten te stellen en anderen te vertrouwen om taken uit te voeren. Als je dit kunt, kun je de hoeveelheid tijd die je overdag hebt vergroten.
Gestelde doelen
De basis van goed tijdmanagement is weten waar je heen gaat en hoe je daar komt. Door doelen te stellen, kunt u een plan maken om uw bedrijf te leiden waar u wilt zijn.
Het is moeilijk om iets te bereiken zonder specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdgebonden (SMART) doelen. Als het om timemanagement gaat,
U kunt beginnen door uw langetermijndoelen op te splitsen in maandelijkse doelen en ze vervolgens nog verder op te splitsen in wekelijkse en dagelijkse doelen. Uw doelen voor elke dag helpen u een doel te stellen en te meten wanneer u het met succes hebt bereikt.
Plan uw activiteiten
Plan je maand, week en dagen op basis van de doelen die je jezelf hebt gesteld en het werk dat gedaan moet worden. Mogelijk moet u elke dag boeken invoeren, dus plan die tijd in. Plan je feedbacksessies met medewerkers op voorhand. Plan tijd in voor alles wat je moet doen.
De meest effectieve manier om uw maandelijkse activiteiten te plannen, is door tijd in te plannen voor uw planning. Gebruik deze planningstijd om uw maandelijkse prestatie-indicatoren te controleren, te controleren welke werknemers een feedbacksessie moeten hebben en te zoeken naar zakelijke kansen die u zou kunnen onderzoeken.
Als u maandelijkse doelen voor uw bedrijf heeft gesteld, werk dan terug vanaf de datum waarop u de doelen wilt bereiken. Plan een aantal checkpoints voor de taken die moeten worden voltooid om de doelen te bereiken.
Prioriteer de controlepunten op basis van subtaken die moeten worden voltooid. Als taak A bijvoorbeeld taak B moet voltooien, plan dan de activiteiten die nodig zijn voor taak B aan het einde van de eerste week, zodat taak A aan het einde van de tweede week kan worden afgerond. Doe dit voor al je wekelijkse, maandelijkse en halfjaarlijkse doelen.
Door een planning maken om uw medewerkers en uzelf naar uw kleinere doelen te leiden, creëert u een pad naar het bereiken van grotere doelen. Communiceer uw plannen en doelen met uw medewerkers. Je wilt dat ze begrijpen waar je wilt zijn. U kunt zelfs wat feedback van hen krijgen die nuttig kan zijn voor het bereiken van uw doelen.
Kies een systeem en commit
Er zijn veel tijdmanagement- en productiviteitssystemen, waaronder specifieke software, online apps en zelfs algemene filosofieën. Het maakt echt niet uit welk systeem of welke benadering u gebruikt, alleen dat het iets is dat u accepteert, volledig begrijpt en bijhoudt.
Als je moeite hebt om een benadering van timemanagement te vinden waar je je volledig aan kunt wijden, probeer dan de ideeën van een paar verschillende filosofieën om de perfecte tijdmanagement- en productiviteitstool voor te creëren Jij.
Alle tools en planning zullen je niet helpen als je je niet aan je plan houdt. Dit is het moeilijkste deel van het beheren van uw tijd: uzelf de taken laten uitvoeren die u van plan was te doen. Op sommige dagen lukt het misschien niet om iets op het geplande tijdstip te bereiken.
Er zijn een paar manieren om ervoor te zorgen dat je de taken uitvoert die ontsnappen en al het andere dat je van plan was te doen. Maak in uw plan elke dag tijd vrij om taken in te halen die worden uitgesteld. Of je kunt later blijven dan normaal en ervoor zorgen dat ze klaar zijn.
Een voordeel van het plannen van wat inhaaltijd: als u helemaal bij bent of als er geen taken zijn overgeslagen, kunt u een pauze nemen of met uw werknemers gaan praten. Een baas die langskomt om te kletsen, is een geweldige motivator.
Als alle taken die je moet volbrengen ballen zijn, ben jij de jongleur. Je hebt glazen bollen (hoge prioriteit, taken die je niet kunt laten vallen) en rubberen ballen (lagere prioriteit, taken die je kunt laten vallen). Laat de verkeerde vallen en ze breken. De rubberen stuiteren weer omhoog en je blijft jongleren. Misschien wilt u uw taken prioriteren.
Ken uw prioriteiten
Je krijgt misschien niet elke dag alles gedaan. De meesten van ons zullen altijd een paar items overhouden die we niet hebben afgemaakt. Je zou kunnen nadenken over het opstellen van een takenlijst met prioriteit, of in ieder geval weten welke je kunt laten vallen.
Om te voorkomen dat u een glazen bol laat vallen, moet u de tijd nemen om duidelijk te maken wat uw prioriteiten zijn en de tijd plannen om uw belangrijkste taken uit te voeren wanneer u het meest productief bent. Of gebruik, zoals eerder vermeld, de vooraf geplande tijd om bij te praten.
Vind uw productiviteitszone
Sommige mensen zijn 's ochtends het meest productief, wanneer hun geest fris is en voordat alle anderen volledig wakker zijn. Sommige mensen graven liever midden op de dag in belangrijk werk wanneer hun momentum vol gas is, en weer anderen zijn dat nachtbrakers die het belangrijkste werk voor het einde van de dag laten liggen, wanneer ideeën en concepten er tijd voor hebben gehad schikken.
U kunt de tijd die u nodig heeft om uw werk af te maken, verkorten door vast te stellen wanneer u het beste werkt, het meest productief bent en uw belangrijkste werk voor die tijd te plannen. U kunt uw productiviteit nog meer verhogen als u afleidingen en onderbrekingen tijdens deze geconcentreerde werktijd kunt verminderen.
Houd uw tijd bij
Tijdregistratie met een speciale tijdregistratietool kan een uitstekende manier zijn om tijd te beheren, zelfs als u uw tijd die u aan de klant besteedt of declarabel werk niet hoeft bij te houden.
Door uw tijd gedurende de dag bij te houden, kunt u op twee manieren uw productiviteit verhogen. Ten eerste kan het je gefocust houden op de taak waar je op dat moment mee bezig bent.
Ten tweede kan tijdregistratie u een beeld geven van waar uw tijd precies aan wordt besteed. Als je dit nog nooit eerder hebt gedaan, is het een eye-opening en geeft het waardevol inzicht in hoe je je tijd besteedt.
Als je eerlijk bent in het documenteren van je tijd en activiteiten, kun je een aantal sterke en zwakke punten identificeren en hoeveel tijd je daadwerkelijk aan taken besteedt.
Delegeren
Er is niets mis met het afschuiven van de verantwoordelijkheid op iemand anders. Als je meer op je bord hebt dan je aankunt, is het misschien tijd om te delegeren. Een goede manier om te beginnen met delegeren is om te bepalen welke taken je kunt doorgeven die voor jou persoonlijk niet essentieel zijn.
Zoek vervolgens een medewerker die in staat is om de taak uit te voeren en zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de resultaten.
Een laatste gedachte
Het is niet altijd makkelijk om te delegeren als je gewend bent om met alles zelf te jongleren. Als je echter je activiteiten plant, je (binnen redelijke grenzen) aan het plan houdt en de juiste mensen vindt om taken aan te delegeren, heb je ineens meer tijd.
