In project managementis een stakeholdermanagementplan een formeel document waarin wordt beschreven hoe belanghebbenden bij het project worden betrokken. Een stakeholder is een persoon of groep die een gevestigd belang heeft bij het project. Door na te denken over wanneer en hoe stakeholders betrokken worden, ontstaat er een project team kan de positieve impact van belanghebbenden op het project maximaliseren.
Wat zijn belanghebbenden?
Stakeholders kunnen zowel intern als extern van de organisatie zijn. Voorbeelden van interne belanghebbenden zijn onder meer leidinggevenden en bedrijfseenheden zoals boekhouding en informatietechnologie. Business units hebben doorgaans vertegenwoordigers in het projectteam. Externe belanghebbenden kunnen belangengroepen, bedrijven en maatschappelijke organisaties zijn. Het komt zelden voor dat externe belanghebbenden in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Voor agentschappen met regelgevende bevoegdheden zijn de sectoren die zij reguleren doorgaans de belangrijkste groep externe belanghebbenden voor elk project. Als een stakeholder door het projectteam wordt geïdentificeerd, moet deze stakeholder worden meegenomen in het stakeholdermanagementplan.
Het is onpraktisch voor een projectteam om te bestaan uit leden die elke groep belanghebbenden vertegenwoordigen. In veel gevallen is het onmogelijk. Het projectteam heeft echter input en buy-in van belanghebbenden nodig om het project te laten slagen. Een overheidsorganisatie wil bijvoorbeeld haar meest gebruikte propriëtaire softwareprogramma volledig vernieuwen en moderniseren. Bijna iedereen in de organisatie gebruikt het programma op een of andere manier. Niet elk type gebruiker kan rechtstreeks in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Daarom bedenkt het team manieren om input van belanghebbenden te verzamelen en besluit het over manieren om belanghebbenden te informeren over de status van het project. Deze methoden voor het verzamelen van input en communicatiestrategieën zijn gedocumenteerd in het stakeholdermanagementplan.
Stakeholder versus communicatieplan
Er kan een aanzienlijke mate van overlap bestaan tussen het stakeholdermanagementplan van een project en het communicatieplan. Hun functies lijken erg op elkaar. Een stakeholdermanagementplan is breder in die zin dat het de input voor het project vergemakkelijkt en de output schetst. Een stakeholdermanagementplan is beperkter omdat het zich alleen richt op degenen met gevestigde belangen, terwijl een communicatieplan een breder publiek zou kunnen omvatten.
Evolutie
Het stakeholdermanagementplan wordt doorgaans door het project bijgehouden manager. Naarmate een project vordert, beoordeelt de projectmanager het stakeholdermanagementplan en brengt dit periodiek terug naar het projectteam om updates te overwegen. Een project kan er midden in de tijdlijn heel anders uitzien dan in de planningsfase. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat de leidende documenten van een project worden gewijzigd als de omstandigheden zich voordoen noodzakelijk maken.
Voorbeeld
Hier is een voorbeeld van hoe een stakeholdermanagementplan in de loop van een project kan veranderen. Een overheidsinstantie begint aan een regelgevingsproject. Zoals het begint, het project sponsor en de projectmanager komen met een lijst van belanghebbenden die in het stakeholdermanagementplan moeten worden opgenomen. Een van de eerste taken van het projectteam is het uitwerken van het plan. Na een paar maanden identificeert een projectteamlid een stakeholder waar niemand aan dacht bij het begin van het project. De projectmanager voegt de nieuwe stakeholder toe aan het plan en belegt een projectteamvergadering om te bespreken hoe de nieuwe stakeholder erbij betrokken kan worden. Zodra het team heeft besloten wat het gaat doen, informeert de projectmanager de projectsponsor.
Het stakeholdermanagementplan is een levend document. Naarmate het project verandert, kan het stakeholdermanagementplan mee veranderen om beter aan de behoeften van het project te voldoen. Met een flexibel stakeholdermanagementplan kan een projectteam op passende wijze input en feedback van belanghebbenden verzamelen en deze belanghebbenden op de hoogte houden.
