Elk project kan van tijd tot tijd baat hebben bij een audit. Maar maak je geen zorgen, het is niet zo eng als het klinkt. Bij een projectaudit beoordeelt een onpartijdige persoon uw project en geeft advies over wat er anders gedaan kan worden om de kansen op succes te vergroten. In dit artikel wordt alles uitgelegd en wordt uitgelegd hoe u zich kunt voorbereiden op een projectaudit.
Hoe formeel een projectaudit is
Een projectaudit is normaliter een formele oefening. Het informele equivalent wordt normaal gesproken een peer review genoemd. Hier bekijkt een collega uw project en de bijbehorende documentatie en geeft u feedback over waar u wat meer tijd zou moeten besteden.
Projectaudits zijn formeel in die zin dat ze meestal een gedefinieerde reeks vragen hebben en worden uitgevoerd door iemand die dat soort dingen regelmatig doet.
Wie voert projectaudits uit
De persoon die uw projectaudit uitvoert, kan een andere persoon zijn projectleider (waarschijnlijk iemand met veel ervaring in het uitvoeren van projecten), maar waarschijnlijker is het iemand van het Projectbureau die regelmatig audits uitvoert.
Het zal iemand zijn die zichzelf als onpartijdig kan beschouwen, dus het zal niet uw lijnmanager zijn project sponsor. Het kan zelfs een team van mensen zijn, afhankelijk van de omvang van het project.
Hoe u zich kunt voorbereiden op een projectaudit
Het eerste en belangrijkste dat u moet regelen, is dat u kopieën van uw projectdocumentatie bij de hand heeft, zodat de auditor deze kan beoordelen. Als je een... hebt project coördinator, vraag hen een pakket documenten samen te stellen (bij voorkeur elektronisch). U moet al uw informatie gemakkelijk toegankelijk hebben, maar zelfs als u dat wel doet, kan deze stap nog enige tijd duren. Zorg er in ieder geval voor dat u over de project Plan, risico log, probleemlogboek, begroting, en planning beschikbaar voor de auditor.
Wie moet erbij betrokken zijn
Dit hangt af van het soort zaken waar de auditor naar wil kijken. U, als projectmanager, zult enige tijd met hen moeten doorbrengen. Verwacht dat uw teamleden ook worden ingeschakeld voor een gesprek met de auditor.
Houd er rekening mee dat hoe langer ze aan auditgerelateerde taken besteden, hoe minder tijd ze daarvoor hebben projectwerk, dus het kan zijn dat u sommige activiteiten opnieuw moet plannen en langzamer moet werken tijdens de audit periode.
Hoe lang een projectaudit duurt
Er is geen vaste termijn voor een projectaudit. Bij grote projecten zul je merken dat het veel langer duurt. Bij kleine projecten kon de auditor binnen een paar uur klaar zijn. Zodra u weet dat uw project wordt geaudit, vraagt u uw auditteam hoe lang zij verwachten dat hun werk zal duren.
Waar de audit naar kijkt
Als de audit is gestart vanwege een bepaald probleem, zoals het niet behalen van de kwaliteitsdoelstellingen, verwacht dan dat er diepgaand onderzoek zal worden gedaan naar dat gebied. Bij een routinematige audit wordt in grote lijnen gekeken naar de verschillende gebieden van projectmanagement en de resultaten waaraan het project werkt. Het dekt de tijd, kosten en kwaliteit van uw project en de betrokkenheid van belanghebbenden.
Het doel van de audit is om erachter te komen of het project zijn doelstellingen gaat verwezenlijken of niet. Als de auditor op basis van de huidige prestaties van mening is dat het project deze doelstellingen niet zal halen, zal hij of zij aanbevelingen voor actie doen.
Aanbevelingen zijn afhankelijk van wat er wordt gevonden
De aanbevelingen in het controlerapport zullen afhangen van wat ze hebben gevonden. Verwacht dat ze positief zijn en zo geformuleerd dat je ze gemakkelijk kunt overnemen. Ze moeten praktisch zijn.
In het ene uiterste geval kan de auditor aanbevelen dat uw project wordt gesloten, hoewel dit alleen zou gebeuren als hij of zij dit voelde dat er geen kans was dat enig projectwerk vanaf dit moment enige waarde zou opleveren voor de organisatie.
Beschouw uw projectaudit als een positieve ervaring. Het zou u vroegtijdig moeten waarschuwen voor eventuele tekenen dat uw project in de problemen zit en het is een kans om met een ervaren projectprofessional te werken. Het implementeren van hun aanbevelingen zou u, uw team en uw project succesvoller moeten maken, en dat kan alleen maar goed zijn.
