De gezondheidszorgwet uit 2009, de Affordable Care Act (ACA), bevat verschillende bepalingen met betrekking tot de rapportage van gezondheidszorguitkeringen door werkgevers aan werknemers.
Sommige vereisten gelden voor alle werkgevers, en sommige aanvullende vereisten gelden voor grotere werkgevers. De IRS beheert de processen en rapporten onder deze wet.
Rapportagevereisten voor werkgevers voor gezondheidsvoordelen voor werknemers
Alle werkgevers moeten de kosten van door de werkgever verstrekte gezondheidsvoordelen aan werknemers rapporteren op formulier W-2, en W-2-formulieren voor alle werknemers indienen bij de socialezekerheidsadministratie.
Bovendien moeten grote werkgevers (zoals gedefinieerd door de IRS) een jaarverslag aan werknemers verstrekken op formulier 1095-C en dat rapport indienen bij de IRS.
Rapportagevereisten voor alle werkgevers
De IRS vereist dat alle werkgevers de kosten van gezondheidszorgdekking aan werknemers in Code DD op de werknemer rapporteren formulier W-2, het jaarlijkse loonrapport dat aan de werknemers wordt uitgedeeld en bij de socialezekerheidsadministratie wordt ingediend jaar.
Voer het bedrag van deze gezondheidszorgdekking in op het W-2-formulier van de werknemer, met name met behulp van Code DD, wat de kosten zijn van door de werkgever gesponsorde ziektekostendekking. Vermeld zowel het deel dat door uw bedrijf als door de werknemer wordt betaald.
Vermeld bij het rapporteren de waarde van eventuele medische, tandheelkundige en visuele dekking waarvoor u betaalt. Neem zowel het werkgevers- als het werknemersgedeelte van de kosten op; met andere woorden: de totale kosten van het plan, ongeacht wie ervoor betaalt.
U hoeft geen W-2 af te geven als de gezondheidszorginformatie in Code DD het enige is dat u rapporteert, bijvoorbeeld aan een gepensioneerde.
Als u bent vergeten de kosten van gezondheidszorguitkeringen voor W-2's van werknemers op te nemen, moet u W-2c-formulieren indienen om deze fout te corrigeren.
De Belastingdienst heeft een nuttig diagram waarin alle soorten ziektekostendekkingen worden weergegeven die moeten worden opgenomen in het totaal op formulier W-2.
Belastingen en gezondheidszorgvoordelen
Voordat u de gezondheidszorgvoordelen voor werknemers berekent en deze invoert in Code DD van formulier W-2, moet u weten wat belastbaar is voor de werknemers.
Kosten betaald door werkgevers voor ziektekostenverzekeringen zijn niet belastbaar voor de werknemers, noch voor federale inkomstenbelastingen, noch voor VAIS-belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare). Deze uitkeringen worden voor de werkloosheidsbelasting evenmin als loon beschouwd. (Er gelden speciale vereisten voor werknemers van S-corporaties.)
Zorg ervoor dat u werknemers laat weten dat het bedrag in Code DD geen invloed heeft op hun belastingen. Het rapport is uitsluitend bedoeld ter informatie, om werknemers de waarde van hun gezondheidszorgvoordelen te laten zien.
Rapportagevereisten voor grote werkgevers
Wat is een grote werkgever?
De IRS noemt grote werkgevers Applicable Large Employers (ALE's), wat betekent dat ze moeten voldoen aan specifieke ALE-rapportagevereisten voor doeleinden van de Affordable Care Act. Het kan zijn dat uw bedrijf het ene jaar een ALE is en het andere jaar niet, omdat de vereiste elk kalenderjaar wordt bepaald, afhankelijk van het gemiddelde aantal werknemers van het voorgaande jaar.
Als uw bedrijf 50 of meer fulltime-equivalente werknemers heeft, wordt u met het oog op rapportage en met het oog op de Gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever.
Onder voltijdwerknemers wordt verstaan degenen die gemiddeld minimaal 30 uur per week werken. Als u deeltijdwerknemers heeft, combineert u uren deeltijdwerkers om een zogenaamd voltijdsequivalent aantal werknemers te krijgen.
Grote werkgeversverantwoordelijkheden onder ACA
Als uw bedrijf een ALE is, moet u een van de volgende handelingen uitvoeren.
- Bied een ‘betaalbare’ gezondheidszorgdekking aan voor fulltime werknemers. Die dekking moet 'minimale waarde' bieden.
- Voer een werkgeversbijdrage voor gedeelde verantwoordelijkheid (ESR) uit aan de IRS. Deze betaling moet worden gedaan als ten minste één voltijdwerknemer een premieheffingskorting ontvangt voor het kopen van een individuele dekking op een zorgbeurs.
Wat grote werkgevers aan werknemers moeten rapporteren
Hier leest u wat u wanneer moet melden aan uw medewerkers.
- Een verklaring aan werknemers over de aangeboden zorgverzekeringen aan werknemers. Deze verklaring, op IRS Formulier 1095-C, moet (a) aan elke werknemer worden gegeven en (b) worden gerapporteerd aan de IRS.
- Als uw bedrijf zijn gezondheidszorgplan zelf verzekert, moet u een verklaring over deze dekking aan de IRS overleggen. Hiervoor moet u deel III van het 1095-C-formulier gebruiken.
1095-C-formulieren elektronisch indienen
Als u minder dan 250 van de 1095-C-formulieren bij de IRS indient, hoeft u deze niet elektronisch in te dienen. Als u meer dan 250 formulieren indient, moet u deze elektronisch indienen.
De IRS heeft een speciaal gebruikersinterfacesysteem voor de Betaalbare zorgwet-informatie retourneert die je kunt gebruiken.
Deadlines voor rapportage voor 1095-C
Rapporten op formulier 1095-C moeten voor het voorgaande kalenderjaar worden ingediend. Voor 2018 moest het formulier bijvoorbeeld vóór 28 februari 2019 bij de IRS zijn ingediend. Zorg ervoor dat u het juiste formulier gebruikt voor het jaar waarin u rapporteert, en niet voor het jaar waarin u het formulier invult.
Rapporteren aan medewerkers: U moet elke werknemer vóór 31 januari een kopie van formulier 1095-C voor het voorgaande kalenderjaar geven.
Rapporteren aan de belastingdienst: IRS-formulier 1095-C moet vóór 28 februari (31 maart indien elektronisch ingediend) bij de IRS worden ingediend.
Formulier 1095-C Details
Formulier 1095-C vereist de volgende informatie.
- Naam, adres en belastingnummer van de werknemer
- Naam, adres, contactgegevens en EIN van de werkgever
- Werknemersaanbiedingen van dekking, totaal jaar en maand na maand
- Vereiste bijdrage werknemer, totaal jaar en maand per maand
- Voor zelfverzekerde plannen: werknemers met dekking, identificatie en maandenlange dekking
De instructies voor formulier 1095-C Geef meer details over de vereisten voor dit formulier.
Of je nu een kleine werkgever of een groot bedrijfNeem de tijd om meer te weten te komen over de Affordable Care Act en welke invloed deze heeft op uw bedrijf.
De informatie over werkgeversvereisten van de Affordable Care Act is ingewikkeld en verandert nog steeds, en elke bedrijfssituatie is uniek. Neem contact op met uw belasting-, verzekerings- en juridische adviseurs voordat u een van deze rapportagevereisten implementeert.
