Moet u uw werkgever formeel op de hoogte stellen als u afwezig bent van uw werk vanwege een doktersafspraak? Sommige bedrijven vereisen dat werknemers schriftelijke documentatie overleggen wanneer ze afwezig zijn op het werk, zelfs als het geen langdurige afwezigheid betreft.
In sommige gevallen moet u mogelijk een brief of e-mail schrijven waarin u uw afwezigheid documenteert, of een briefje van uw arts krijgen. In andere gevallen kan een mondelinge kennisgeving voldoende zijn. Wat er nodig is om uw afspraak te documenteren, hangt af van het bedrijfsbeleid en werkgevers kunnen wettelijk om een doktersverklaring vragen.
Verzuimbeleid op de werkplek
Als u niet zeker weet wat het bedrijfsbeleid is, vraag dan altijd naar de regels met betrekking tot verzuim en verlof voor medische afspraken voordat u deze moet gebruiken.
Ga er niet vanuit dat uw huidige werkplek hetzelfde beleid heeft als de vorige. Beleid kan ook veranderen, dus het verstandigste is altijd om, indien mogelijk, uw leidinggevende te informeren dat u verlof moet opnemen voor een medische afspraak. Een opzegtermijn van een week is waarschijnlijk ruimschoots, tenzij u betrokken bent bij een project waarbij de deadline cruciaal is en u weet dat u gemist zult worden. Probeer in dit geval uw leidinggevende extra tijd te geven, zodat passende regelingen voor een vervanger kunnen worden getroffen.
Wanneer schriftelijke kennisgeving vereist is, moet u mogelijk de brief schrijven of kan uw werkgever om een brief van uw arts vragen.
Wat heeft uw werkplek nodig voor afwezigheidsnotities?
Misschien is dat nodig breng uw leidinggevende vooraf op de hoogte van geplande afspraken om verontschuldigd te worden.
Als u dit niet doet, kan uw afwezigheid disciplinaire gevolgen hebben. Voor spoedafspraken kunt u mogelijk achteraf een excuusbrief indienen.
Het briefje moet eenvoudigweg bevestigen dat de werknemer door de zorgverlener is gezien en mag geen diagnose of informatie over de medische toestand van de werknemer vereisen.
Op sommige werkplekken is mogelijk een schriftelijke, ondertekende notitie vereist, terwijl op andere een e-mail, fax of sms-bericht kan worden geaccepteerd. Verstuur of lever het briefje in zodra je weer aan het werk gaat, omdat sommige werkgevers een tijdslimiet hebben voor het ontvangen ervan.
Voorbeelden van excuusbrieven op het werk
De hier gegeven voorbeelden zijn alleen bedoeld als algemene richtlijn, dus pas ze aan zodat ze bij uw persoonlijke situatie passen en voldoen aan de vereisten van uw werkplek.
Voorbeeld van een medische excuusbrief
Uw werkgever heeft mogelijk ook een beleid dat documentatie van de afspraak vereist, zoals een briefje van de dokterspraktijk. Als dit het geval is, kunt u tijdens de afspraak met uw arts om een dergelijke nota vragen, of het kantoor een nota laten ondertekenen die lijkt op het gegeven voorbeeld.
Voorbeeld van een doktersbezoekbrief
Datum
Naam
Functietitel
Adres
Stad, staat, postcode
Geachte heer/mevrouw. Achternaam:
Gelieve deze brief te aanvaarden als een schriftelijke mededeling dat ik op maandag 14 juni 2021 verhinderd ben op het werk vanwege een eerder geplande doktersafspraak.
Laat het me weten als ik verdere informatie of documentatie kan verstrekken.
Eerlijk,
Uw handtekening (hardcopy brief)
Uw getypte naam
Een e-mailbericht verzenden
Als u uw melding liever per e-mail wilt versturen, zorg ervoor dat het op een professionele manier is geschreven en opgemaakt. Vermeld uw e-mailadres en een telefoonnummer waarop u bereikbaar bent, mocht uw werkgever vragen hebben.
Kies een onderwerpregel die duidelijk en to the point is, bijvoorbeeld 'Doktersbriefje - John Smith's afwezigheid op [datum]'.
Voorbeeld van een doktersbriefje
Als uw werkgever schriftelijke documentatie van een doktersbezoek vereist, kan uw medische praktijk een standaardmelding op briefpapier hebben die zij op verzoek kunnen afdrukken.
Als dit niet het geval is, moet u een excuus opstellen zoals in het volgende voorbeeld en dit aan het einde van uw afspraak door uw arts laten ondertekenen.
Voorbeeld van een doktersbriefje
12 juli 2021
Naam van de arts
Adres
Stad, staat, postcode
Voor wie het aangaat:
Accepteer alstublieft deze brief als documentatie dat ik [naam werknemer invul] heb behandeld tijdens een afspraak op mijn kantoor op maandag 12 juli 2021 om 14.00 uur.
Mocht u aanvullende bevestiging nodig hebben, neem dan gerust contact op met mijn kantoorpersoneel op (555) 123-1234.
Eerlijk,
Handtekening van de arts (hardcopy brief)
Getypte naam van de arts, M.D.
Mogelijk zijn aanvullende stappen vereist
Mogelijk moet u uw afwezigheid opvolgen en documenteren in het tijdregistratiesysteem, en het verlof met terugwerkende kracht aanvragen. Op werkplekken met een strenger personeelsbeleid (HR) kunt u de status 'afwezig zonder verlof' (AWOL) hebben totdat uw verlofaanvraag is ingediend en goedgekeurd. Dit kan door sommige werkgevers resulteren in disciplinaire maatregelen als u niet al hun procedures volgt.
Het is ook een goed idee om een paar dagen na het indienen van uw notitie te controleren of HR uw notitie heeft geregistreerd documentatie, vooral als uw werkgever een officiële status toekent aan werknemers die afwezig zijn zonder vertrekken.
