Feedback die effectief wordt gegeven, is een van de krachtigste manieren om medewerkers te ontwikkelen en de prestaties te verbeteren. Het kost niets anders dan tijd. Het ondersteunt voortdurende coaching- en ontwikkelingsinspanningen. En het beste van alles is dat de meeste medewerkers zeggen dat ze meer feedback willen dan ze krijgen. Veel managers zijn daar echter huiverig voor feedback geven. Hier zijn enkele ideeën om het proces eenvoudiger te maken.
Waarom managers aarzelen om feedback te geven
Hoewel de meeste mensen dat wel zullen doen inspraak ze willen feedback, maar de meesten van ons reageren daar niet zo goed op. Het is gewoon de menselijke natuur. Wat we Echt willen is positieve feedback. We horen graag positieve dingen over onze prestaties, terwijl we weten dat ook andere vormen van feedback belangrijk zijn (constructief) is waardevol voor onze ontwikkeling, we stellen het niet op prijs om te horen hoe het voor ons klinkt kritiek.
Wanneer we horen over iets dat ons zelfbeeld van wie we zijn uitdaagt, treedt er een fundamenteel psychologisch ‘vecht- of vlucht’-overlevingsmechanisme in werking. In veel gevallen kunnen werknemers, zodra ze de kans krijgen om het te verwerken, er op de lange termijn profijt van hebben. De onmiddellijke reactie is echter vaak dat je gaat irriteren aan de input.
Managers begrijpen dat werknemers zich ongemakkelijk voelen bij het ontvangen van kritiek en dit voedt hun eigen aarzeling om die kritiek te uiten. In veel gevallen is een manager bang dat hij het risico loopt de relatie met een medewerker te beschadigen als hij kritiek levert, en dat hij deze uitstelt of vermijdt.
Een andere reden waarom werknemers het gevoel hebben dat ze niet genoeg feedback krijgen, is dat de meeste managers niet zijn getraind in het geven van feedback en daar niet zo goed in zijn. Om er goed in te worden, is training nodig, gevolgd door consistente oefening. Feedback geven hoeft niet beangstigend, ongemakkelijk of moeilijk te zijn. Met oefening en geduld kunnen managers hun comfort en zelfvertrouwen vergroten door dit te geven, en werknemers zullen de verbeterde ontwikkelingsondersteuning waarderen.
Tips voor het geven van effectieve feedback
- Begin met het onderzoeken van uw bedoelingen. Wat is het doel van de feedback? Is het om de werknemer te straffen, om u een beter gevoel te geven, of om de werknemer echt te helpen verbeteren omdat u om hem of haar geeft? Feedback is persoonlijk en uw intentie heeft invloed op de manier waarop uw boodschap wordt afgeleverd en ontvangen.
- Maak het geven van positieve en kritische feedback een frequente gebeurtenis. In plaats van feedback te bewaren voor een groot evenement, zoals de jaarlijkse prestatiebeoordeling, kunt u het geven van feedback een vast onderdeel maken van uw dagelijkse gesprekken en vergaderingen.
- Vraag om feedback. Als een manager om feedback vraagt, helpt dat bij het vaststellen een basis van wederzijds respect en partnerschap. Door op een niet-defensieve manier feedback te ontvangen, leren medewerkers hetzelfde te doen.
- Wees onmiddellijk en tijdig. Zorg ervoor dat de feedback zo nauw mogelijk aansluit bij het gedrag, anders verliest het zijn impact.
- Om toestemming vragen. Voordat je feedback geeft, vraag je: “Vind je het erg als ik wat feedback met je deel waarvan ik denk dat het je zal helpen effectiever te zijn?”
- Focus op een specifiek gedrag, niet op de persoon. Met andere woorden, geef de feedback over het ‘wat’ en niet over het ‘wie’.
- Leg de impact van het gedrag uit – op u of op anderen. 'Susan, toen je Jamie tijdens de vergadering afsloot, merkte ik dat ze er geïrriteerd uitzag en de rest van de vergadering in elkaar klemde. Als je iemand niet aanhoort en onderbreekt, zal hij of zij zich waarschijnlijk niet gerespecteerd voelen en niet langer een bijdrage willen leveren. Als het hele team zich niet veilig voelt om een bijdrage te leveren, zullen onze prestaties eronder lijden.”
- Laat de feedback tot je doordringen. Laat de persoon de feedback verwerken. Luister empathisch.
- Als de persoon geen effectiever gedrag kent, vraag dan of hij of zij advies wil. Zodra het gedrag wordt opgemerkt en ze de impact begrijpen, is het vaak alleen maar een kwestie van stoppen met het gedrag. Of het is duidelijk wat ze anders moeten doen. Als ze echt hulp nodig hebben bij het bedenken van alternatief gedrag, geef ze dan specifieke voorbeelden. Bied aan om een rollenspel te spelen als dat zou helpen. Coachen, het gebruik van effectieve vragen is een nog betere manier dan het geven van advies.
- Maak geen feedbacksandwich. Sommigen zeggen dat de beste manier om kritische feedback te geven, is door deze te ‘sandwichen’ tussen twee stukjes positieve feedback. Persoonlijk denk ik dat de meeste mensen die techniek zullen doorzien en als manipulatief zullen beschouwen. Het kan ook zijn dat ze zich alleen maar het positieve herinneren en het kritische vergeten. Nogmaals, het is de menselijke natuur; we hebben allemaal de neiging om dat te doen.
Vergeet positieve feedback niet
Positieve feedback is net zo belangrijk als het constructieve type. Het doel van alle feedback is immers om óf het geweldige gedrag dat bijdraagt aan goede prestaties te versterken óf om gedrag dat afbreuk doet aan de prestaties te elimineren of te verbeteren.
Als je positieve feedback gaat geven, doe dat dan vooral, en doe het vaak. Gebruik dezelfde techniek: tijdige, oprechte, specifieke en positieve impact. Probeer vier tot vijf keer vaker positieve feedback te geven dan kritische feedback, maar doe dit niet als een manier om het negatieve te verhullen.
Het komt neer op
Vergeet niet dat feedback een krachtig hulpmiddel voor prestatieverbetering is. Als u deze tien richtlijnen volgt, voelt u zich meer op uw gemak bij het geven van feedback en zullen uw medewerkers ontvankelijker zijn voor het ontvangen ervan.
