Geschiktheidsformulier I-9 is vereist door de Immigration Reform Act, waarmee de identiteit van een werknemer wordt geverifieerd en of hij of zij in aanmerking komt om legaal in de VS te werken. Als een werkgever stappen overslaat of vergeet de juiste documenten mee te sturen, riskeert hij een boete mogelijke en vrij ernstige juridische complicaties. Daarom is het zo belangrijk om elk aspect van een overeenkomst te verifiëren medewerkers I-9.
Lijst A: Documenten die zowel de identiteit als de geschiktheid voor een baan aantonen
Op de I-9 is er een verplichte lijst met documentatie om de identiteit te bewijzen. Deze documenten stellen de identiteit vast en komen in aanmerking om in de VS te werken en worden als aanvaardbaar bewijs van beide beschouwd.
- Amerikaans paspoort (niet verlopen of verlopen)
- Certificaat van Amerikaans staatsburgerschap (Formulieren N-560 of N-561)
- Certificaat van naturalisatie (Formulieren N-550 of N-570)
- Niet-verlopen buitenlands paspoort met een bijlage Formulier I-94 met vermelding van een nog niet verlopen arbeidsvergunning
- Permanente verblijfskaart of vreemdelingenregistratiebewijs met foto (Formulier I-551)
- Niet-verlopen tijdelijke bewonerskaart (Formulier I-688)
- Niet-verlopen arbeidsvergunningskaart (Formulier I-688A)
- Niet-verlopen terugkeervergunning (Formulier I-327)
- Niet-verlopen vluchtelingenreisdocument (Formulier 1-571)
- Niet-verlopen arbeidsvergunningsdocument uitgegeven door het Department of Homeland Security (DHS) dat een foto bevat (Formulier I-688B)
Lijst B – Documenten die identiteit vaststellen
Als een van de bovengenoemde documenten ontbreekt, moet een werknemer twee andere documenten overleggen: één als identiteitsbewijs en één als bewijs dat hij in aanmerking komt voor een dienstverband. Voor het vaststellen van de identiteit van een medewerker kunnen de volgende documenten worden gebruikt:
- Rijbewijs of identiteitskaart uitgegeven door een staat of afgelegen gebied van de Verenigde Staten, op voorwaarde dat dit is toegestaan bevat een foto of informatie zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
- ID-kaart uitgegeven door federale, staats- of lokale overheidsinstanties of -entiteiten, op voorwaarde dat deze een foto of informatie bevat zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
- Schoolkaart met foto
- Kiezersregistratiekaart
- Amerikaanse militaire kaart of conceptrecord
- ID-kaart van militair afhankelijke persoon
- Merchant Mariner-kaart van de Amerikaanse kustwacht
- Inheems Amerikaans stamdocument
- Rijbewijs afgegeven door een Canadese overheidsinstantie
Lijst C: Documenten die aantonen dat u in aanmerking komt voor een baan
Eén van deze documenten moeten worden aangeboden naast een document uit Lijst B als een werknemer geen document uit Lijst A kan overleggen.
- Amerikaanse socialezekerheidskaart uitgegeven door de socialezekerheidsadministratie, met uitzondering van een kaart waarop staat dat deze niet geldig is voor werk
- Certificering van geboorte in het buitenland afgegeven door het ministerie van Buitenlandse Zaken (Formulier FS-545 of Formulier DS-1350)
- Origineel of gewaarmerkt afschrift van een geboorteakte afgegeven door een staat, provincie, gemeentelijke autoriteit of afgelegen bezit van de Verenigde Staten, voorzien van een officieel zegel
- Inheems Amerikaans stamdocument.
- Amerikaanse identiteitskaart (Formulier I-197)
- ID-kaart voor gebruik door een ingezetene in de Verenigde Staten (Formulier I-179)
- Niet-verlopen arbeidsvergunningsdocument afgegeven door het DHS, anders dan vermeld onder Lijst A
Speciale lijst voor minderjarigen
Werknemers die jonger zijn dan 18 jaar en daarom geen van de bovengenoemde documenten kunnen overleggen, kunnen in plaats daarvan documenten verstrekken die bij hun leeftijd passen, waaronder:
- Schooldossier of rapportkaart
- Kliniek-, dokters- of ziekenhuisdossier
- Dagopvang of kleuterschoolrecord
Aanvullend formulier I-9 Verantwoordelijkheden van de werkgever
Zorg ervoor dat de I-9-formulieren correct zijn ingevuld en dat u en uw medewerker de aanwijzingen nauwkeurig volgen. U moet het I-9-formulier van elke werknemer ten minste drie jaar bewaren, of gedurende één jaar na het einde van het dienstverband, afhankelijk van welke periode het langst is.
Bewaar en maak kopieën van de originele documenten die uw medewerkers aanleveren. Dit is niet verplicht, maar wel aangeraden. Bewaar slechts het minimaal vereiste aantal documenten en bewaar de formulieren en fotokopieën van documenten gescheiden van uw documenten personeelsdossiers.
Als er wijzigingen worden aangebracht in het I-9-bestandsdocument, wijzigt u deze op het originele formulier en parafeert en dateert u de wijzigingen. Vul geen nieuw formulier in. Controleer verlopende werkvergunningen opnieuw en sta werknemers niet toe te werken als hun documentatie is verlopen.
Zorg ervoor dat u reageert volgens de timinginstructies en richtlijnen als u een sociale zekerheid ontvangt Administratieve no-match brief waaruit blijkt dat een bepaald aantal van uw medewerkers niet-verifieerbare Sociale gegevens heeft Beveiligingsnummers.
Verkrijgen huidige I-9-formulierinformatie bij de US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Er is aanvullende informatie beschikbaar van de Vereniging voor Human Resources Management.
Wettelijke vereisten
Het I-9-formulier moet voor elke nieuwe werknemer worden ingevuld, ongeacht haar nationale afkomst en of de werknemer een Amerikaans staatsburger is. Een werkgever heeft de federale immigratiewet overtreden als hij er niet in slaagt de identiteit en arbeidsvergunning van een nieuwe werknemer te verifiëren met een I-9-formulier. De straffen variëren aanzienlijk en zijn gebaseerd op een niveausysteem, maar kunnen oplopen tot bijna $20.000. De straffen stijgen vanaf $ 548 voor het willens en wetens in dienst nemen van personen die geen I-9-formulieren indienen met de juiste verificatie.
Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet kan worden gegarandeerd wat betreft nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en arbeidswetgeving en regelgeving varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek juridische hulp of hulp van staats-, federale of internationale overheidsbronnen om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie.
