Het inhuren van een externe evenementenplanner hoeft geen lastige klus te zijn. U moet de beste evenementenplanners voor uw behoeften vinden en deze zorgvuldig screenen voordat u zich ertoe verbindt. Maar eerst moet je precies weten wat je van de evenementenplanner vraagt.
Bepaal uw doel
Voordat u met uw zoektocht begint, moet u de doelstelling van het evenement, het budget waarmee u werkt en de reden waarom u extern personeel inhuurt, bepalen.
U wilt in staat zijn om de grote lijnen van het evenement en de belangrijkste doelstellingen ervan over te brengen.
Zodra u uw doelstellingen heeft gedefinieerd, zullen er een aantal duidelijke ideeën naar voren komen over het thema en de boodschap die u wilt overbrengen.
Nu wil je bepalen hoeveel budget je hebt voor een planner en wat er van hem verwacht wordt. Een evenementenplanner kan de locatie selecteren, eten en drinken aanbevelen, sprekers en entertainment zoeken, ter plaatse zijn voor de productiedag en de uitnodigingen maken.
Als u al het bovenstaande niet alleen kunt afhandelen, moet u op zoek gaan naar een evenementenplanner.
Vind uw evenementenplanner
Ongeacht of het een sociaal evenement of een zakelijke bijeenkomst betreft, de regels voor het inhuren van een evenement planner of cateraar blijven hetzelfde: U wilt iemand inhuren die expertise heeft in het creëren van uw type van evenement.
Mond-tot-mondreclame is een manier om een evenementenplanner te vinden, of het nu gaat om een jubileumfeest, een zakelijke ontbijtbijeenkomst, een weekendje weg of een ander soort evenement. Maar het is niet altijd de meest effectieve aanpak.
Als u op zoek bent naar de beste evenementenplanner voor uw zaak, zoek dan naar een bedrijf met ervaring en een sterke reputatie binnen de gemeenschap van evenementenplanners. Peer-reputatie kan een sterkere indicator zijn dan referenties van vrienden.
Neem contact op met de nationale of lokale afdeling van Ontmoet professionals internationaal, de Internationale Vereniging voor Speciale Evenementen, of de Nationale Vereniging van Cateringbestuurders.
Als u wilt weten wie bij u in de buurt een goede reputatie heeft, neem dan contact op met het plaatselijke congres- en bezoekersbureau of de Kamer van Koophandel. U kunt ook contact opnemen met de congresverkoopafdeling van een hotel.
Sollicitanten interviewen
De meeste evenementenplanners willen graag meer over uw evenement horen. Geef ze eerst korte details en concentreer u tijdens de eerste ronde van interviews op hun expertise.
Reduceer uw kandidatenlijst tot de drie sterkste kandidaten.
Vervolgens moet u elke finalist of firma vragen naar hun bedrijf, hun ervaringen met gebeurtenissen uit het verleden en hoe zij omgaan met onvoorziene gebeurtenissen. Een goede planner leidt u door een discussie over de algemene doelstellingen, tijdlijn, budget, gastenaantal en persoonlijke voorkeuren van uw evenement, en stelt ook vragen over uw organisatie. Degene die nieuwsgierig is naar uw doelstellingen en uw evenement, zal zich onderscheiden van de rest.
Hoewel het niet altijd mogelijk is om een sollicitant persoonlijk te ontmoeten tijdens de eerste ronde interviews, vooral als je programma buiten de stad plaatsvindt, kan dit een cruciale stap zijn bij het kiezen van de juiste planner. U wilt een kandidaat die een echte band met u heeft.
De laatste stap is om ook de referenties van uw kandidaten te controleren. Neem contact op met voormalige klanten en zorg ervoor dat er geen ernstig mislukte gebeurtenissen in zijn of haar verleden zijn geweest.
Maak uw keuze
Nu is het tijd om uw selectie te beperken tot één.
Zodra u de huur heeft gedaan, zou de evenementenplanner een gedetailleerd plan voor het evenement met u moeten kunnen delen. Het is de tijd om met creatieve ideeën rond te gooien en de ideeën die niet werken weg te gooien.
Haal de begroting eruit
Veel mensen die voor het eerst een evenement organiseren, willen een champagne-evenement met een bierbudget. Uw evenementenplanner kan het maximale uit uw budget halen, maar moet uw visie wellicht wat nuchterder brengen.
Je moet samenwerken om tot een realistisch budget te komen. En vergeet niet te weten te komen welke vergoedingen de evenementenplanner in rekening brengt, en hoe deze in het budget worden verwerkt. De kosten voor evenementenplanners en de wijze waarop deze in rekening worden gebracht, lopen sterk uiteen.
U wordt gevraagd om aanbetalingen, papierwerk en contracten te verstrekken aan de evenementenplanner, evenals aan de evenementenlocaties en de diensten die zij aanbieden. Zoals altijd moet u alle contracten door een advocaat laten beoordelen voordat u ze ondertekent.
Opvolgen
De meeste slechte dingen die gebeuren met betrekking tot de planning van evenementen zijn het gevolg van een gebrek aan opvolging. Evenementplanning vereist een effectieve coördinatie van de logistiek. Met andere woorden: blijf op de hoogte van het project en dwing de evenementenplanner niet om belangrijke beslissingen te nemen zonder uw inbreng.
Als alles volgens plan verloopt, verloopt het planningsproces voor evenementen vlekkeloos en hebt u een uitstekende evenementenplanner aan uw netwerk toegevoegd voor toekomstige behoeften.
Als het proces vóór de grote dag op een probleem stuit, grijp dan in en probeer dit te corrigeren. Misverstanden kunnen worden opgelost. Onverwachte problemen kunnen worden opgelost.
Maar wees voorbereid als al het andere faalt, om uw evenementenplanner te ontslaan en een back-up te maken.
