Werkgevers ontvangen vaak een overweldigend aantal sollicitaties voor vacatures, waardoor HR-afdelingen gemakkelijk overspoeld kunnen worden. Applicant Tracking Systems (ATS) zijn een soort software die is ontworpen om het wervingsproces te helpen organiseren en stroomlijnen.
Het gebruik van een ATS komt steeds vaker voor. Jobscan meldt dat bijna 99% van de Fortune 500-bedrijven er een gebruikt.
Uit een digitaal rekruteringsonderzoek uitgevoerd door KellyOCG en Human Capital Media bleek dat 66% van de rekruteringsorganisaties een of andere vorm van ATS gebruikte voor rekruteringsmanagement en/of compliance.
Als u een ATS overweegt voor het wervingsproces van uw bedrijf, vindt u hier wat u moet weten over de technologie voordat u aan de slag gaat.
Wat zijn aanvragervolgsystemen?
Systemen voor het volgen van sollicitanten zijn software die door HR-afdelingen en bedrijfseigenaren wordt gebruikt om het arbeidsproces te helpen beheren. De database slaat sollicitaties op, archiveert en sorteert deze.
Met tientallen verschillende beschikbare ATS-opties kan het lastig zijn om het juiste platform voor uw bedrijf te kiezen. Afhankelijk van de software kan ATS worden gebruikt om taken uit te voeren, zoals het plaatsen van vacatures op vacaturesites en het parseren CV's maken, topkandidaten identificeren, sollicitatiegesprekken plannen en prestatieanalyses voorspellen functies.
Waarom gebruiken werkgevers een ATS?
Veel vacaturesites beschikken over eenvoudige sollicitatieprocessen en bieden werkzoekenden de mogelijkheid om met slechts één klik een cv te uploaden en op vacatures te solliciteren. Als gevolg hiervan worden werkgevers vaak overspoeld met sollicitaties, waarvan er vele afkomstig zijn van ongekwalificeerde kandidaten.
Een ATS helpt wervingsmanagers bij het organiseren van de reacties. Door het gebruik van trefwoorden of andere doelinformatie kan het systeem topkandidaten markeren en niet-gekwalificeerde sollicitanten negeren, waardoor wervingsmanagers de taak worden bespaard om elke sollicitatie te doorzoeken.
Veel ATS kunnen ook interviews met potentiële kandidaten plannen, waardoor alle heen en weer e-mails worden vermeden. Naast de tijdbesparende overwegingen is een belangrijk voordeel van ATS dat het de time-to-hire versnelt door taken te automatiseren waar een HR-medewerker aanzienlijk langer over zou doen.
Uit een onderzoek van Capterra is gebleken dat 94% van de recruiters en talentmanagers die een of andere vorm van wervings- of sollicitantentrackingsoftware gebruikten, zei dat dit hun wervingsproces verbeterde. Slechts 5% meldde dat het een negatief effect had.
Hoe werken de volgsystemen voor aanvragers?
Een ATS past bij de huidige werkplek van een bedrijf en automatiseert veel taken van het wervingsproces. Het verzamelt, bewaart en sorteert sollicitaties en kan topkandidaten prioriteren, terwijl niet-gekwalificeerde kandidaten buiten beschouwing worden gelaten. Hier zijn enkele algemene functies die een ATS biedt: de tools variëren afhankelijk van de kosten, de grootte en systeemverschillen:
- Het plaatsen van vacatures op meerdere vacaturesites
- Social media-profielen doorzoeken op trefwoorden om potentiële kandidaten te vinden
- Het organiseren van aanvragen en het regelen van de status ervan
- Het analyseren en beoordelen van cv's
- CV's zoeken op trefwoorden of vooraf bepaalde filters zoals werkgeschiedenis, opleiding of ervaring
- Het versturen van interviewverzoeken en het afstemmen van tijden
- Video-interviews
- Achtergrond checks
- Automatisch aangepaste e-mails versturen
- Reacties volgen
- Hervat opslag
Hoeveel kost een ATS?
U kunt verwachten dat u jaarlijks tussen de $ 5.000 en $ 50.000 betaalt, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en het type systeem en functies waarnaar u op zoek bent in een ATS. Sommige providers bieden gratis diensten aan voor personen die minder dan 20 opdrachten per jaar verwerken. De meeste platforms vallen onder het bereik van $ 10.000 per jaar.
Om de ATS te vinden die het beste bij uw behoeften en budget past, de Society for Human Resource Management (SHRM) biedt een handig vergelijkingsschema waarin platforms worden vermeld op basis van voorbeeldclients, kosten en systeemfuncties.
De voor- en nadelen van het gebruik van een ATS
Pluspunten
Automatiseert processen om tijd te besparen
Versnelt de time-to-hire
Biedt een betere kandidaatervaring
Maakt het eenvoudiger om cv's bij te houden
Biedt prestaties en data-analyse
Nadelen
Het parseren van cv's laat ruimte voor technische problemen
Kandidaten kunnen door scheuren glippen
Opent de deur voor “keyword stuffing”
Grote investeringen en leercurve
Voordelen van het gebruik van een ATS uitgelegd
- Automatiseert processen om tijd te besparen: Een groot voordeel van het gebruik van een ATS is dat het HR-teams veel werk kan besparen door tijdrovende delen van het wervingsproces te automatiseren.
- Versnelt de time-to-hire: Een ander voordeel van een ATS is dat het de time-to-hire versnelt, waardoor geld wordt bespaard en topkandidaten worden behouden. GetApp ontdekte dat 86% van de ondervraagde ATS-gebruikers een toename rapporteerde in de snelheid waarmee ze kandidaten aanwerven.
- Biedt een betere kandidaatervaring: Het gebruik van een ATS zorgt vaak voor een betere kandidaatervaring, waarbij sollicitanten gedurende het hele proces worden betrokken en hen op de hoogte worden gehouden van hun voortgang. Velen bieden mobielvriendelijke platforms voor betere toegankelijkheid. Sommige platforms ondersteunen meerdere talen en dialecten.
- Maakt het eenvoudiger om cv's bij te houden: CV's worden opgeslagen in een database, zodat werkgevers contact kunnen opnemen met sollicitanten als ze geschikt zijn voor toekomstige functies.
- Biedt prestaties en data-analyse: Sommige ATS-platforms bieden voorspellende prestatieanalyses. Een ATS biedt wervingsteams gegevens om hun processen te analyseren en te identificeren wat werkt en waar veranderingen moeten worden aangebracht.
Nadelen van het gebruik van een ATS uitgelegd
- Het parseren van cv's laat ruimte voor technische problemen: CV's die een unieke opmaak hebben of tabellen of kolommen gebruiken, kunnen parseerfouten in een ATS veroorzaken. Op dezelfde manier kunnen unieke lettertypen, kop- en voetteksten of niet-standaard secties organisatorische problemen veroorzaken.
- Kandidaten kunnen door scheuren glippen: Gekwalificeerde kandidaten kunnen door de mazen van het net glippen. Een ATS is ontworpen om te zoeken naar specifieke trefwoorden of filters, zoals werkervaring of vaardigheden. Topaanvragers die niet aan de exacte criteria voldoen, kunnen buiten beschouwing worden gelaten.
- Opent de deur voor “keyword stuffing”: Kandidaten die bekend zijn met een ATS kunnen profiteren van het platform door hun sollicitatie vol te proppen met trefwoorden om zo de zoekresultaten te manipuleren. In dit geval zie je niet noodzakelijkerwijs de meest gekwalificeerde kandidaten, maar eerder degenen die weten hoe ze het systeem moeten bespelen.
- Grote investeringen en leercurve: Het opzetten van een ATS is een investering, en er zal een leercurve zijn om het hele team aan boord te krijgen en de huidige technologie van uw bedrijf bij te werken, zodat deze met de software werkt.
Speciale overwegingen
Het is belangrijk dat werkgevers aandacht besteden aan juridische overwegingen bij het gebruik van een ATS en ervoor zorgen dat ze zich hieraan houden Commissie voor gelijke kansen op werk (EEOC) en Bureau voor federale contractnalevingsprogramma's (OFCCP) regelgeving. Bedrijfseigenaren moeten ervoor zorgen dat hun ATS de nodige informatie rapporteert en verzamelt om aan de vereisten te blijven voldoen.
Het gebruik van een ATS betekent niet automatisch dat deze aan de regelgeving voldoet. Zorg ervoor dat u zich in elke fase van het proces aan alle wervingswetten houdt en dat u bekend bent met eventuele specifieke vereisten die van toepassing kunnen zijn op uw branche.
Degenen die toegang hebben tot een ATS moeten worden getraind om de criteria op de juiste manier in te voeren en de gegevens van de aanvrager veilig te houden. Zorg ervoor dat u de gegevensbeveiliging en de frequentie van beveiligings- en standaardupdates met uw ATS-platform verifieert.
Belangrijkste leerpunten
- Applicant Tracking Systems (ATS) zijn een populair hulpmiddel om een rekruteringsmanager te helpen bij het organiseren, rangschikken en opslaan van sollicitaties. Ze kunnen een effectieve tijdbesparing opleveren en de time-to-hire van een bedrijf verkorten, waardoor geld wordt bespaard en toptalent behouden blijft.
- Hoewel een ATS veel voordelen kan bieden, is het belangrijk om te onthouden dat het geen vervanging is voor de menselijke aanraking tijdens het wervingsproces. Geautomatiseerde parsering van cv's kan tot technische problemen leiden; problemen die geen standaardformat volgen, kunnen fouten veroorzaken of worden genegeerd.
- Ook sollicitaties die niet de juiste trefwoorden of werkervaring bevatten, kunnen over het hoofd worden gezien. Dit kan ertoe leiden dat topaanvragers tussen wal en schip vallen.
- Het gebruik van een ATS betekent niet automatisch dat de regelgeving wordt nageleefd. Zorg ervoor dat u zich te allen tijde aan de wervingswetgeving houdt en bekend bent met eventuele specifieke vereisten voor uw branche.
