Als u ooit producten of benodigdheden voor uw winkel heeft besteld, is u mogelijk gevraagd of u een inkoopordernummer heeft. Een inkooporder (PO) is een schriftelijk verkoopcontract tussen de koper en de verkoper, waarin de exacte goederen of diensten worden beschreven die door één enkele leverancier moeten worden geleverd. Het specificeert de betalingsvoorwaarden, leveringsdata, artikelidentificatie, hoeveelheden, verzendvoorwaarden en alle andere verplichtingen en voorwaarden.
Inkooporders zijn over het algemeen voorgedrukte, genummerde documenten die worden gegenereerd door het financiële beheersysteem van de detailhandelaar. Met andere woorden, als u een boekhoudsoftware gebruikt zoals Snelle BoekenWanneer u producten bestelt bij een leverancier, wordt er een inkooporder voor u aangemaakt in het systeem. Het doel van de PO is om een traceerbaar document te creëren binnen uw boekhoud- of kassasysteem dat u op allerlei nuttige manieren kunt gebruiken om uw bedrijf te runnen.
Hoe inkooporders werken met een voorraadsysteem
- Een inkooporder vertelt uw voorraadsysteem wat u in bestelling heeft. Als u een open-to-buy-systeem, hij weet geen product meer te bestellen omdat er al een aantal besteld zijn.
- Het kan aankoopspecificaties vastleggen met de leverancier. Het bevat bijvoorbeeld uiteraard de hoeveelheden van elk product dat u bestelt, maar het vermeldt ook de betalingswijze en de voorwaarden waaronder u voor de producten betaalt (inclusief daten), en de methode waarop u de producten naar uw winkel wilt laten verzenden.
- Veel leveranciers hebben een vast of standaardsysteem dat ze gebruiken voor facturering en vracht. Dus zonder enige instructies zullen ze bijvoorbeeld bij verzending naar u standaard overstappen op UPS-grondgebied. Maar het kan zijn dat je het sneller nodig hebt, en de PO kan dat communiceren.
- Een PO is een verantwoordingsdocument voor alle partijen. Er kunnen heel gemakkelijk fouten worden gemaakt bij het bestellen. Maar als alles op schrift staat, is het moeilijk om ruzie te maken. Ik kan me nog vele keren herinneren dat ik een factuur kreeg en verkeerd gefactureerd werd door een leverancier, maar dat ik een inkooporder had om er een back-up van te maken en deze teruggedraaid of gerepareerd kreeg.
- Een voorbeeld hiervan: ik kreeg een factuur voor 300 dozen schoencrème toen ik er 300 bestelde stukken. Er zitten 100 stuks in een doos, dus je kunt je voorstellen hoeveel hoger de factuur was dan de bedoeling was.
- Wanneer de goederen bij de verkoper arriveren, kunt u deze inchecken bij de inkooporder en controleren of de verzending correct is.
- Ten slotte zorgt het ervoor dat al uw medewerkers erbij betrokken zijn. De ene medewerker kan bijvoorbeeld bestellen en de andere ontvangt.
Een van de andere voordelen van inkooporders is uw kredietwaardigheid. Banken zullen vaak naar uw inkooporders kijken om te bepalen of u solvabel bent. Een solide inkooporderproces kan u helpen goedkeuring te krijgen. Een arme zal ertoe leiden dat u geen lening krijgt. Het kan ook worden gebruikt voor krediet bij de leverancier. Sommige leveranciers vereisen bijvoorbeeld dat u contant betaalt wanneer u bestelt. Nadat u een periode zaken met u heeft gedaan, kunt u mogelijk een inkooporder indienen in plaats van een creditcard. Dit is enorm in het beheren van uw geldstroom.
PO's zijn een gangbare praktijk in de detailhandel. En elke kassa- of boekhoudsoftware die u in uw winkel installeert, heeft een PO-component voor u.
