Veel grote zakelijke bijeenkomsten en conferenties beginnen het evenementenprogramma met een openingssessie, ook wel een plenaire sessie of een algemene openingssessie genoemd. Deze sessies worden meestal geassocieerd met grotere conferenties, congressen of congressen, maar ze kunnen ook worden gebruikt voor kleinere bedrijfsevenementen.
Openingssessies worden altijd gepland voor een vaste periode aan het begin van het programma. Ze duren meestal één tot twee uur. De presentaties die tijdens deze tijden worden gepland, kunnen organisatoren en gastheren van evenementen een unieke kans bieden om hun bezoekers toe te spreken.
Wat is een openingssessie?
De algemene openingssessies worden gekenmerkt door een geplande presentatie of een reeks presentaties door verschillende sprekers. Ze zijn erop gericht het algemene publiek aan te spreken.
Sommige evenementenprogramma's bieden uiteindelijk gelijktijdige breakout-sessies aan waarin deelnemers in kleinere groepen uiteenvallen voor presentaties en workshops. Anderen verdelen het publiek vrijwel onmiddellijk voor sessies die zijn gewijd aan bepaalde rollen, vaardigheden of interesses. Maar de plenaire sessie biedt de gelegenheid om alle deelnemers aan het evenement samen toe te spreken.
De leider van de organisator kan ervoor kiezen om algemene agendapunten te behandelen en de doelstellingen van het algemene programma te schetsen. Openingssessies omvatten meestal ook een keynote speaker en andere presentatoren die helpen de toon voor de conventie te zetten.
Deze presentaties kunnen in verschillende formaten worden gehouden, maar de sessies zelf zijn per definitie open voor alle aanwezigen.
Waarom beginnen met een plenaire sessie?
De meest effectieve algemene openingssessies zijn de sessies die worden georganiseerd ten behoeve van het publiek en de bezoekers van het evenement. niet de organisatoren van evenementen. Organisatoren van evenementen kan van de gelegenheid gebruik maken om bedrijfs- of verenigingszaken, evenementenlogistiek en agendapunten te bespreken, maar een geweldige plenaire sessie moet ook het publiek vermaken en motiveren.
Effectieve programma’s vereisen betrokkenheid en interesse van het publiek. Organisatoren van evenementen moeten vechten om die rente terug te krijgen als ze deze vanaf het begin verliezen. Bij het openen van algemene sessies zou het programma krachtig moeten beginnen.
Doelstellingen en doeleinden
Geweldige openingssessies richten zich meestal op een combinatie van de volgende doelstellingen:
- Het publiek motiveren, opleiden en/of entertainen en betrekken.
- Zet de toon voor het programma.
- Creëer een onvergetelijke ervaring.
- Deel belangrijke informatie.
De beste algemene openingssessies realiseren al deze doelstellingen. De plenaire sessie voor een jaarlijkse conferentie kan een welkomstboodschap van de organisatie bevatten president, gevolgd door een toespraak van de presentator die gedurende de duur van de bijeenkomst als moderator zal fungeren evenement.
De plenaire sessie kan krachtig worden afgesloten met een gast-keynote-spreker die een presentatie geeft over het motiveren van de aanwezigen om bepaalde doelen te bereiken.
Wanneer het goed is gedaan
Een goede algemene openingssessie zal de sfeer voor het hele evenement bepalen. U blijft geïnteresseerd als u uw plenaire vergadering optimistisch kunt houden. Je wilt bezoekers motiveren. Geef wat informatie door die ze nog niet eerder kenden, als voorproefje van wat komen gaat. Maak een verbinding met hen.
En ja, het is prima om wat entertainment toe te voegen, maar je wilt niet dat het entertainment de hele show is.
