Functieomschrijving bestandsbediende: salaris, vaardigheden en meer

Dossiers gebruiken een systeem, meestal numeriek of alfabetisch, om papieren of elektronische documenten bij te houden, waaronder: correspondentie, ontvangstbewijzen, contracten en facturen, om ervoor te zorgen dat informatie gemakkelijk te vinden is wanneer deze zich bevindt nodig zijn. Ze organiseren en archiveren documenten, halen gegevens op en uploaden elektronische bestanden.

Volgens de update van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics 2018 ongeveer 110.020 dossierbedienden waren werkzaam in de VS. Ze werken in de gezondheidszorg, de sociale dienstverlening, de academische wereld en verschillende soorten professionele kantoren, zoals advocatenkantoren. Elke organisatie die een grote hoeveelheid papierwerk of elektronische documenten genereert, huurt dossierbeheerders in.

Taken en verantwoordelijkheden van de dossierbeheerder

Bedrijven, groot en klein, hebben speciale servers, kasten, laden, kamers en magazijnen waar dossiers, documenten en andere soorten informatie worden opgeslagen. Dossiers zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van deze ruimtes. Deze baan vereist over het algemeen de mogelijkheid om de volgende werkzaamheden uit te voeren:

• Ontwikkel georganiseerde archiefsystemen.
• Dossiers aanmaken, verwerken en onderhouden.
• Documenten archiveren en ophalen voor ander personeel.
• Documenten voorbereiden voor externe opslag.
• Onderhoud bestandsruimtelogboeken om de locatie van bestanden bij te houden.
• Voer bestanden af ​​volgens vastgestelde schema's voor het bewaren van documenten.

Naast het beheren van de administratie van een organisatie, kunnen archiefmedewerkers worden ingeschakeld om te helpen op een aantal andere gebieden, waaronder het begroeten van bezoekers; het beantwoorden van telefoons en het doorverbinden van gesprekken; het typen van memo's, e-mails en andere soorten documenten; opnames transcriberen; formulieren ontwerpen; bedienen van kantoorapparatuur; en omgaan met vertrouwelijk materiaal.

Salaris dossierbeheerder

Het salaris van een archiefmedewerker varieert op basis van ervaring, locatie en het vermogen om te multitasken in andere rollen:

• Gemiddeld jaarsalaris: $31.700 ($15,24/uur)
• Top 10% jaarsalaris:Meer dan $ 50.230 ($ 24,15/uur)
• Laagste 10% jaarsalaris: Minder dan $21.390 ($10,28/uur)

Bron: Amerikaans Bureau voor Arbeidsstatistieken, 2018.

Onderwijs, training en certificering

Onderwijsnormen zijn essentieel voor dit beroep en de meeste opleiding vindt plaats op de werkplek.

• Onderwijs: Een middelbare schooldiploma of een gelijkwaardig diploma is doorgaans noodzakelijk, hoewel sommige mensen die als dossieradministrateur werken een bachelor- of gevorderd diploma hebben. Over 11% beschikt over postsecundaire certificaten.
• Opleiding: Enige werkervaring op een soortgelijk gebied is nuttig. On-the-job training houdt vaak in dat u een paar weken tot een paar maanden onder een meer ervaren klerk werkt.

Vaardigheden en competenties van dossierbeheerders

Werken als dossierbeheerder vereist sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, evenals nauwgezette aandacht voor detail. Het kan ook nodig zijn dat archiefmedewerkers zo nu en dan zwaar tillen van archiefdozen en dergelijke. Andere essentiële vaardigheden en capaciteiten zijn onder meer:

• Computer- en softwarevaardigheden: U moet zich op uw gemak voelen bij het gebruik van internet en tekstverwerkings-, spreadsheet- en e-mailapps. Mogelijk moet u ook bekend zijn met documentbeheersoftware, zoals eFileCabinet, of bestandsopslag in de cloud.
• Begrijpend lezen: Een belangrijk deel van deze functie houdt in dat je de aard van een document moet afleiden uit de inhoud ervan en dat je het op een logische locatie moet plaatsen waar anderen het verwachten te vinden.
• Luistervaardigheid:Luisteren is belangrijk om de behoeften van collega's te begrijpen en hun verzoeken en suggesties uit te voeren.
• Kritisch denkvermogen: Logica en besluitvormingsvaardigheden zijn van cruciaal belang om verschillende documenten snel te sorteren en te bepalen wat ermee te doen.

Werkvooruitzicht

De verwachting is dat de werkgelegenheid voor dossierbeheerders met ongeveer zal afnemen 10% tussen 2016 en 2026 naarmate organisaties administratieve functies combineren, zoals ontvangst en archivering, en de mogelijkheden en het gebruiksgemak van technologische gegevensopslag blijven groeien.

Werkomgeving

Dossiermedewerkers werken in een kantooromgeving, waar ze een groot deel van hun tijd besteden aan het ophalen en bezorgen van bestanden aan andere werknemers of aan het zitten achter een computer. Dossiers die in een groter kantoor werken, hebben de mogelijkheid om op vele niveaus bedrijfspersoneel te ontmoeten en ermee te communiceren.

Werkrooster

Dossiers werken in de regel tijdens de normale kantooruren. Wanneer een kantoor open is voor cliënten en er andere medewerkers aan het werk zijn, wordt er ook een dossierbeheerder verwacht. Omdat de hoeveelheid geproduceerde documenten aanzienlijk kan zijn, afhankelijk van de omvang en de aard van de organisatie, kan het zijn dat een archiefmedewerker fulltime moet werken om de stroom bij te houden. Maar dit betekent niet dat er geen mogelijkheden voor het delen van banen of deeltijdbanen beschikbaar zijn. Overwerk is doorgaans niet nodig.

Vergelijkbare banen vergelijken

Mensen die geïnteresseerd zijn in het werken in een kantoorscenario overwegen ook andere soorten kantoorbanen. Voor sommige van deze banen is mogelijk aanvullende opleiding en training nodig. Hier is een lijst met vergelijkbare banen, samen met hun gemiddelde jaarsalarissen:

• Administratief Medewerker: $38,880
• Boekhouder: $40,240
• Medisch transcriptionist: $34,770

Bron: Handboek voor beroepsmatige vooruitzichten van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics, 2018.