Is het versturen van aanmaningsbrieven een uitdaging in uw kleine onderneming? Je bent niet alleen. Veel ondernemers weten niet hoe ze een effectief schrijven moeten schrijven aanmaning of zorg voor een voorbeeld dat ze als referentie kunnen gebruiken.
Aanmaningsbrieven moeten twee dingen doen: 1) de goede wil van klanten behouden, en 2) u helpen betaald te krijgen.
Een aanmaning werkt als deze leidt tot betaling of betalingsregelingen van uw opdrachtgevers. Als u aanmaningen verstuurt en er geen antwoord komt, is het tijd om uw aanmaningsbriefsjabloon aan te passen.
Om inzicht te krijgen in de beste praktijken bij het maken van brieven, vindt u hieronder een voorbeeld van een aanmaning.
Wanneer moet u een aanmaningsbrief gebruiken?
Het incasseren begint op het moment dat u de factuur verstuurt, waarop een betalingsdatum moet staan. Wanneer die datum verstrijkt, is het tijd om na te denken over het opstellen van een aanmaningsbrief. Wacht niet te lang. Het is beter om eerder dan later een herinnering te sturen. Vergeet niet dat dit geld is dat u verschuldigd bent. Hoe langer u het verzamelen ervan uitstelt, hoe meer druk dit op uw bedrijf kan leggen.
Als u niet zeker weet wat u moet schrijven, gebruikt u het onderstaande voorbeeldsjabloon.
Voorbeeld incassobrief
jan. 8, 2021.
Franks Loodgieterswerk
Hoofdstraat 123
Overal, NH 05000.
Rekeningnr. of Factuurnr.:123
Saldo of achterstallig saldo: $ 100,00.
Geachte Jim,
Dit is een herinnering dat uw accountsaldo van $ 100,00 per 1 november te laat was. 28, 2020.
Betaal dit bedrag vandaag nog, ik heb voor uw gemak een gefrankeerde betalingsenvelop bijgevoegd.
Bedankt voor uw betaling.
Eerlijk,
Frank Smit
Franks Loodgieterswerk.
Zoals u kunt zien in het voorbeeld van een aanmaning hierboven, zijn de meest effectieve aanmaningen kort, to the point en gemakkelijk te lezen. Probeer lange of verwarrende woorden en zinnen te vermijden. De directere brief leidt tot minder misverstanden.
Tips voor aanmaningsbrieven
Uw aanmaningsbrief moet:
- Vertel in de eerste zin de reden van uw brief
- Leg in je tweede zin meer uit over de eerste zin
- Stel een oplossing voor
- Bedank de ontvanger
Uw aanmaningsbrief is een weerspiegeling van uw bedrijf, dus houd het professioneel en zorg ervoor dat u elke brief persoonlijk ondertekent. Bedenk dat uw brief bedoeld is om iemand over te halen u geld te sturen. Uw formulering en toon zijn van cruciaal belang, vooral als dit een klant is waarmee u zaken wilt blijven doen. Ga er altijd van uit dat de klant betaalt.
Het is ook een goed idee om een envelop mee te sturen voor de betaling. Als u portokosten op de betalingsenvelop kunt zetten, is dat beter. Hoe gemakkelijker u het de klant maakt om de betaling uit te voeren, hoe groter de kans dat u betaald krijgt.
