U moet de verzendafspraken die u voor uw internationale klant maakt, zorgvuldig documenteren. Je wilt jouw exportverkoop een volledig succes te worden, en dit is een cruciale fase. De documentatie voor een transactie volgt hetzelfde patroon als die voor een binnenlandse verkoop. Wanneer u uw widgets verkoopt (of zoals in dit geval ‘haarborstels’) naar uw klant in de stad, u factureert ze, toch? Dat is waar u begint met uw buitenlandse klant. Soms heeft uw lokale klant speciale eisen aan de bestelling, zoals een paklijst of gespecificeerde buitenmarkeringen op elke verzonden doos. Voor uw exporttransactie gelden ook speciale documentatievereisten. Deze zullen variëren afhankelijk van het land van bestemming en het type goederen dat wordt verzonden.
Als u een expediteur of een logistiek bedrijf dat een geschiedenis heeft in het verzenden van uw type product, zij moeten op de hoogte zijn van de huidige documentatievereisten.
De oude Shipper’s Export Declaration (SED), nu Electronic Export Information (EEI) genoemd, verzamelt bijvoorbeeld Amerikaanse exportstatistieken en handhaaft de Amerikaanse exportwetten. De EEI moet worden ingediend bij zendingen vanuit de VS, Puerto Rico of de Amerikaanse Maagdeneilanden naar overzeese bestemmingen; tussen de VS en Puerto Rico; en van de VS of Puerto Rico naar de Amerikaanse Maagdeneilanden. Niet alle zendingen hebben EEI nodig. Daarom komt een expediteur goed van pas, omdat zij u hierover kunnen adviseren.
Als een zending goederen bijvoorbeeld een waarde heeft van meer dan 2.500 dollar en op dezelfde dag van dezelfde exporteur naar dezelfde ontvanger wordt verzonden, is de indiening van EEI vereist. Of als voor een zending, ongeacht de waarde, een vergunning of exportvergunning vereist is, moet u EEI indienen.
Wat kan er misgaan bij het maken van exportdocumentatie
Als je niet opmerkzaam bent, genoeg. Opmerkzaam betekent dat u mogelijk niet op de hoogte bent van de regels en voorschriften en niet voorzichtig genoeg bent (typfouten of invoer van informatie is bijvoorbeeld in de verkeerde vakjes geplaatst). Shipping Solutions heeft zes dingen bedacht die fout kunnen gaan bij het aanmaken van exportdocumenten. Hier is een blik op hun lijst, maar we raden u aan de site te bezoeken om dieper op elk punt in te gaan.
- Verkeerde contact-, verpakkings- en betalingsgegevens.
- Verkeerde classificatie van goederen.
- Verkeerde waarde.
- Verkeerde productbeschrijving.
- Als de verkeerde persoon gevaarlijke formulieren invult.
- Ten onrechte aannemen dat uw goederen in aanmerking komen voor preferentiële tarieven.
Wat er ook gebeurt, neem altijd het initiatief en stel veel vragen aan uw expediteur of logistiek bedrijf. Gebruik hun expertise in uw voordeel, zodat u geen van de hierboven genoemde kostbare fouten maakt.
Negen van de tien keer heeft u de volgende basisdocumenten nodig om een exportverkoop af te ronden:
- Commerciele factuur ("Hoe u een handelsfactuur opstelt").
- Paklijst.
- Certificaat van oorsprong (zoals afgebeeld en waar van toepassing – "Certificaat van land van herkomst").
- Drie (3) originele oceaan of lucht vrachtbrieven, en kopieën.
- Betaalinstrument ("Factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een exportbetaalmethode"). Uw leveringsvoorwaarden zijn van invloed op hoe en wanneer u wordt betaald. Incotermen begeleiden u wanneer het risico overgaat en hoe de kosten worden verdeeld tussen verkoper en koper.
- Andere belangrijke, relevante documenten die vereist zijn voor sommige bestemmingen en sommige goederen: kopie van proforma factuur, Inspectiecertificaat, consulaire factuur, importeren of exportvergunning, verzekeringscertificaat, dok- en magazijnbewijzen, certificaat van gezondheidsinspectie en IATA-verladerscertificaat van artikelen waarvoor geen beperkingen gelden of voor gevaarlijke goederen.
UPS biedt bijvoorbeeld een verscheidenheid aan vormen (bijvoorbeeld handelsfactuur, paklijst, NAFTA-certificaat van oorsprong, Amerikaans certificaat van oorsprong en elektronische exportinformatie) voor internationale zendingen.
We zullen elk document hier op deze site in de loop van de tijd grondig doornemen, zodat u zich met een gerust hart kunt voorbereiden. Er zijn softwareprogramma's beschikbaar die uw exportdocumenten elektronisch uitvoeren. Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u overwegen er een te installeren of zelfs een geavanceerde te gebruikenlogistiek bedrijf dat deze functie aanbiedt als onderdeel van hun wereldwijde servicemogelijkheden.
