Het verwelkomen van een nieuwe huurder in uw woning kan een hectische ervaring zijn, maar het opstellen van een checklist met zaken waaraan u moet voldoen voordat uw huurder kan intrekken, kan de ervaring minder stressvol maken.
Elke verhuurder heeft verschillende behoeften en verschillende regels voor haar huurwoningen, en verhuurders moeten vaak aan verschillende eisen voldoen op grond van hun respectieve staat verhuurder/huurder wetgeving. Het kan nuttig zijn om uw lijst aan te passen aan uw staat, maar doe eerst uw huiswerk, zodat u zeker weet dat u de wetten van uw staat begrijpt.
Wat is een checklist voor nieuwe huurders?
Een checklist voor een nieuwe huurder is eigenlijk niets meer dan een reeks opsommingen waarin taken en problemen worden opgesomd die moeten worden voltooid en aangepakt voordat een huurder bezit kan nemen van het onroerend goed. De lijst kan in verschillende situaties worden gebruikt.
Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe huurwoning koopt, moet u voor alle beschikbare huurwoningen nieuwe huurders vinden. Als het huurcontract van een huurder bijna afloopt en hij of zij te horen krijgt dat hij de huurovereenkomst gaat opzeggen, zul je een nieuwe huurder moeten zoeken om die vacature op te vullen. Je zult op zoek moeten gaan naar een nieuwe huurder als je iemand moet uitzetten omdat hij de voorwaarden van zijn huurovereenkomst heeft overtreden... en je moet juridische stappen ondernemen om die uitzetting te bewerkstelligen.
Wat op te nemen
De exacte inhoud van uw nieuwe huurderchecklist is afhankelijk van uw specifieke procedures het screenen van huurders, hoe uitgebreid uw huurovereenkomst is en welke stappen nodig zijn om ze te laten betrekken. U kunt en moet een lijst maken die uniek is voor uw huurwoning.
Uw staat kan bijvoorbeeld eisen dat u een huurder schriftelijk op de hoogte stelt dat u de borgsom heeft ontvangen en gestort. Dit moet in uw checklist worden opgenomen als uw staat een dergelijke vereiste heeft. U bent niet verplicht om informatie over loodverf aan uw nieuwe huurder te verstrekken als uw woning na 1978 is gebouwd, dus u kunt dit item van uw lijst laten staan als uw gebouw in aanmerking komt.
Een algemene checklist kan worden onderverdeeld in vijf basiscategorieën:
- Stappen 1-8:Screening van huurders
- Stappen 9-16: Leaseprocedures
- Stappen 17-19: Financiële overwegingen
- Stappen 20-24: Het voorbereiden van het pand
- Indien toepasselijk:Eventuele extra vereisten in uw huurovereenkomst of voor een specifieke huurder
Voorbeeld van een checklist voor een nieuwe huurder
Naam huurder(s):________________________________________.
Adres van de accommodatie:_____________________________________.
Eenheidsnummer:_________________________________________.
Verhuisdatum:________________________________________.
1._____ Ontvangen huuraanvraag.
2._____ Er is een nieuwe fysieke map voor de tenant gestart.
3._____ Een nieuwe digitale map voor huurder gestart.
4._____ Antecedentenonderzoek voltooid.
5._____ Kredietcontrole voltooid.
6._____ Ontvangen Formulier voor arbeidsverificatie
7._____ Vorig verificatieformulier verhuurder ontvangen.
8._____ Kopieën gemaakt van de voor- en achterkant van de identiteitskaart(en) van de huurder(s)
9._____ Alle regels en procedures aan huurder uitgelegd.
10.____ Noodprocedures uitgelegd aan huurder.
11.____ Huurder ondertekend Huurcontract
12.____ Huurder ondertekende bijlagen bij de huurovereenkomst.
__________________________Welke?
13.____ Datum ondertekening huurovereenkomst.
14.____ Datum begin lease.
15.____ Datum einde huurcontract.
16._____ Heeft de huurder uw contactgegevens verstrekt.
17.____ Volledige borgsom ontvangen via gecertificeerde methode.
__________Datum Borg ontvangen
18.____ De volledige huur van de eerste maand ontvangen via gecertificeerde methode.
__________Datum ontvangen eerste maandhuur.
19. ____Huurder heeft een huurdersverzekering afgesloten.
20.____ Eventuele schade aan eigendommen gerepareerd.
21.____ Opgeruimde eigendommen.
22.____ Huurder heeft getekend Controlelijst voor de staat van de huureenheid
23.____ Deursloten vervangen (indien van toepassing)
24.____ Alle nutsvoorzieningen overgedragen op naam van huurder (indien van toepassing)
Nutsbedrijf: ________ Datum van overdracht: ____________.
Nutsbedrijf: ________ Datum van overdracht: ____________.
Nutsbedrijf: ________ Datum van overdracht: ____________.
Indien toepasselijk
1.________ Eigendom geïnspecteerd voor certificaat van bewoonbaarheid.
________Datum van inspectie.
2._______ Ontvangen aanbetaling voor overeenkomst en benodigde gelden.
3. _______ Huisdieraddendum ondertekend.
4.________ Ontvangen borgsom voor huisdier.
5.________ Lead Disclosure Warning ondertekend (voor onroerend goed gebouwd vóór 1978)
6.________ Gaf de huurder het pamflet ‘Bescherm uw gezin tegen loodverf’.
7.________ Sectie 8 Papierwerk ontvangen.
_________Sprak met sectie 8-zaakmedewerker.
____J/N__ Sectie 8 Inspectie heeft plaatsgevonden ________Datum van inspectie.
__________Waarborgsom ontvangen van Sectie 8-huurder.
Datum waarop alle items zijn voltooid:___________________________.
Handtekening verhuurder/beheerder:_______________________.
Verwelkom uw nieuwe huurders
Je bent nog niet klaar. Nu is het tijd om die allerbelangrijkste laatste stap te zetten en uw huurders officieel te verwelkomen. Het is natuurlijk niet verplicht, maar het is wel een ontzettend leuke bijkomstigheid.
Overweeg dit in een brief te doen, waarin u alle relevante informatie vermeldt die u waarschijnlijk al hebt behandeld, maar die een nieuwe huurder graag binnen handbereik zou willen hebben. Wat is een goed moment voor hem om in te trekken? Als u dat nog niet heeft gedaan, hoe kan hij dan de nutsvoorzieningen op zijn eigen naam zetten? Contactgegevens van alle dienstverleners worden ook zeer op prijs gesteld.
Vertel hem hoe en waar hij de huur moet betalen en hoe hij u kan bereiken bij onderhoudsproblemen of calamiteiten. Een gebarsten pijp kan niet wachten tot de ochtend. Wanneer is de afvalophaaldag? Waar is het dichtstbijzijnde tankstation of supermarkt?
Met andere woorden, vat uw eigen checklist samen in een samenvattende vorm met de belangrijkste punten die uw huurder nodig heeft als hij zich thuis voelt. En maak voor uw eigen bestwil een eindfoto van het pand voordat u het aan uw huurder overdraagt, zodat u een bewijs heeft van de staat waarin u het heeft opgeleverd.
