Het kan zijn dat de indeling van een magazijn moet worden gewijzigd om deze te verbeteren voorraadketenbeheer en magazijnwerkzaamheden. Wanneer een nieuwe magazijnindeling wordt voorgesteld, moet een gedetailleerd planningsproces worden gevolgd om het succes van het project te garanderen. Dit planningsproces moet de volgende zes stappen omvatten:
- Definieer doelstellingen
- Informatie verzamelen
- Analyseer de noodzakelijke veranderingen
- Maak een plan
- Voer het plan uit
- Post-implementatie
Definieer doelstellingen voor de magazijnindeling
Bij het bepalen van de indeling van een magazijn moeten de doelstellingen duidelijk worden gedefinieerd. De doelstellingen moeten worden afgestemd op de algehele opslag strategie van het bedrijf. Doelstellingen kunnen op een hoog niveau worden gedefinieerd, zoals het verlagen van de magazijnkosten of het bieden van maximale klantenservice.
De doelstellingen kunnen ook specifieker zijn, zoals het maximaliseren van de magazijnruimte, het bieden van maximale flexibiliteit in het magazijn of het verhogen van de magazijnefficiëntie zonder de middelen te vergroten.
Informatie verzamelen
De specifieke informatie over het voorgestelde magazijn moet worden verzameld. Dit omvat de specificaties van het magazijn uit de bouwkundige tekeningen die van invloed kunnen zijn op de opslag en de materiaalbehandeling.
De details moeten een fysieke kaart van de magazijnruimte bevatten om kolommen, deuren, hoogtebeperkingen, dokken en opslagrekken te tonen. Er moet ook rekening worden gehouden met externe kenmerken die van invloed kunnen zijn op de ontvangst, opslag en verzending van materialen.
Analyseer de noodzakelijke veranderingen
Nadat de specifieke informatie over het magazijn is verzameld, kan de analyse starten met betrekking tot de doelstellingen die zijn gedefinieerd voor de magazijninrichting. De analyse moet bepalen of de algemene doelstellingen kunnen worden bereikt en, zo niet, hoe de doelstellingen kunnen worden gewijzigd.
Op dit punt in het planningsproces moeten er beslissingen worden genomen door het magazijnmanagement welke acties moeten worden ondernomen als de algemene doelstellingen niet kunnen worden gehaald of substantieel nodig zijn veranderingen. Als op basis van de analyse van de informatie aan de doelstellingen kan worden voldaan, kan het gedetailleerde implementatieplan worden opgesteld.
Maak een plan
Het gedetailleerde implementatieplan moet alle stappen weergeven die nodig zijn om het magazijn te creëren indeling. De doelstellingen en de analyse van de verzamelde informatie moeten worden gebruikt bij het opstellen van het plan. Het plan moet eerst op een hoog niveau zijn, waarbij de belangrijkste taken worden weergegeven, en vervolgens moet elk daarvan worden onderverdeeld in de afzonderlijke taken die nodig zijn.
Elke taak moet worden beoordeeld en de juiste middelen moeten worden toegewezen, inclusief de toewijzing van de geschatte tijd die nodig is om de taak te voltooien. Het plan moet aangeven wanneer een taak moet beginnen en eindigen op basis van de beschikbaarheid van middelen (intern of van externe contractanten) of dat deze afhankelijk is van een andere taak.
Het plan moet worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat alle afhankelijkheden correct zijn gekoppeld. Nadat het plan is gemaakt, moet worden gecontroleerd of de tijdlijn haalbaar is en of er voldoende middelen beschikbaar zijn.
Implementatie
Soms is de magazijnindeling die wordt geïmplementeerd niet de indeling die in het plan staat. Dit kan gebeuren als gevolg van onrealistische tijdlijnen in het plan, een gebrek aan middelen, de onbeschikbaarheid van externe contractanten of een slechte analyse van de verzamelde informatie.
Om ervoor te zorgen dat het plan voor de magazijnindeling wordt gerealiseerd, moet de implementatie zo worden getimed dat er weinig tot geen beweging van materialen in het magazijn plaatsvindt. Een ideaal moment hiervoor is tijdens de sluiting van de fabriek of in een weekend als de implementatie kleinschalig is.
In moderne magazijnen is dit echter niet altijd mogelijk, waardoor er vaak extra magazijnmiddelen nodig zijn om producten tijdens de implementatie te kunnen blijven verzenden. Mocht dit het geval zijn, dan zal dit meegenomen moeten worden in het plan.
De implementatie moet er ook voor zorgen dat alle wijzigingen die in het magazijn worden aangebracht, worden gerepliceerd in het magazijnbeheersysteem, zodat elk item kan worden gevonden. Na de implementatie moet een fysieke inventarisatie van de producten in het magazijn worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het systeem het magazijn nauwkeurig weergeeft.
Post-implementatie
Nadat de lay-out is geïmplementeerd, moet er een reeks controles plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de lay-out precies is zoals gedefinieerd in de goedgekeurde tekeningen. Elk item moet worden opgeslagen volgens het algemene plan en dit moet worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat de lay-out correct is. Als er fouten optreden, kan dit leiden tot pickfouten of materiaalverlies binnen het magazijn. De verzending kan ook worden verstoord als de magazijnsystemen niet nauwkeurig zijn bijgewerkt met de juiste lay-outinformatie of als artikelen op de verkeerde locaties zijn opgeslagen.
Gedurende een bepaalde periode, nadat de nieuwe lay-out is geïmplementeerd, moeten er regelmatig controles worden uitgevoerd om dit te garanderen dat de lay-out werkt en dat er geen operationele problemen zijn opgetreden als gevolg van de nieuwe indeling. Deze controles moeten cyclustellingen en regelmatige fysieke inventarisaties omvatten.
