Schrijf een functiebeschrijving waar vrijwilligers dol op zullen zijn

Waarom vrijwilligersfunctiebeschrijvingen zo belangrijk zijn

Geen enkel bedrijf of non-profitorganisatie zou mensen in dienst nemen voordat ze doorhadden wat ze moesten doen. Ze schrijven functiebeschrijvingen tot in detail omdat ze de blauwdrukken vormen voor het werven, aansturen en behouden van medewerkers.

Hetzelfde principe geldt voor vrijwilligers.

Een ongelooflijk handig hulpmiddel: de functiebeschrijving voor vrijwilligers helpt je inspanningen voor vrijwilligerswerving, het management van die vrijwilliger en het behouden van hem of haar. Het scheppen van verwachtingen met een functiebeschrijving zou voor elke vrijwilligersmanager de eerste taak moeten zijn.

Het kan zijn dat u deze eis niet inwilligt, omdat u denkt dat u wellicht veel functiebeschrijvingen moet schrijven. In werkelijkheid heb je geen functiebeschrijvingen nodig voor sommige van je vrijwilligers, vooral niet voor degenen die een eenmalige taak van beperkte complexiteit uitvoeren. Bijvoorbeeld vrijwilligers die u inschakelt om deelnemers bij u aan te melden

jaarlijkse liefdadigheidsloop waarschijnlijk niets anders nodig dan mondelinge instructies op de dag van het evenement. Ook hebben vrijwilligers niet veel meer nodig voor uw jaarlijkse opruimdag om afval te verzamelen of onkruid te wieden.

Uw liefdadigheidsinstelling heeft echter waarschijnlijk ook verschillende complexe vrijwilligersbanen voor de lange termijn waarvoor gespecialiseerde training nodig kan zijn. In die gevallen is het zinvol om deze functies te behandelen zoals u dat met een betaalde functie zou doen. Daar hoort een gedetailleerde functiebeschrijving bij die u kunt gebruiken bij het werven van die vrijwilligers. De functiebeschrijving kan ook nuttig zijn bij het beoordelen van vrijwilligers, zodat u beiden kunt onthouden waar de functie over gaat.

Elke functiebeschrijving moet de opdracht toelichten, plus de vaardigheden, capaciteiten en interesses die nodig zijn om de vrijwilligerstaak met succes uit te voeren.

Duidelijkheid is wat iedere vrijwilliger verkiest. Voordat u zelfs maar begint met het werven van vrijwilligers, moet u een lijst maken van de taken die u door hen wilt laten uitvoeren, en deze functies vervolgens zo duidelijk mogelijk omschrijven.

Een vrijwilligersfunctiebeschrijving verschilt niet veel van de functiebeschrijving die u opstelt voor een betaalde werknemer. Duidelijke verwachtingen kunnen helpen een tal van problemen, waaronder juridische.

Wat moet er in een vrijwilligersfunctiebeschrijving staan?

Er zijn veel manieren om de functiebeschrijving te schrijven, maar hier zijn enkele gebieden die deze moet bestrijken:

1. Functietitel
   Een beschrijvende titel geeft de vrijwilliger een gevoel van identiteit en helpt loontrekkend personeel en andere vrijwilligers deze specifieke rol te begrijpen. Blijf weg van beschrijvingen die te maken hebben met beloning. Waarom zou u de receptioniste bijvoorbeeld een 'vrijwillige' receptioniste noemen? Je zegt niet 'betaalde' receptioniste voor een medewerker.
2. Werk locatie
   Waar gaat de persoon werken? Kan het werk thuis of op een bepaalde locatie worden uitgevoerd? Is er openbaar vervoer in de buurt van uw werkplek(ken), zodat u mensen kunt werven die mogelijk niet over persoonlijk vervoer beschikken?
3. Doel van de functie
   Welke invloed heeft het vrijwilligerswerk op een project? resultaat, klanten, of missie? Vermeld de verwachte impact voor zowel directe dienstverlening als administratieve opdrachten, zodat vrijwilligers begrijpen hoe belangrijk ze zijn voor de organisatie.
4. Verantwoordelijkheden en Plichten
   Leg de specifieke taken en verplichtingen van de vrijwilligersfunctie uit. Zeg duidelijk wat er verwacht wordt.
5. Kwalificaties
   Het loont de moeite om heel duidelijk en concreet te zijn bij het opsommen van kwalificaties voor welke vrijwilligersfunctie dan ook. Vermeld opleiding, persoonlijke kenmerken, vaardigheden, capaciteiten en vereiste ervaring.
6. Toewijding verwacht
   Hoeveel tijd verwacht u van de vrijwilliger? Vermeld de dienstduur, uren per week en uren per dag. Vermeld eventuele speciale vereisten, zoals weekendwerk.
7. Opleiding
   Lijst wat training die de vrijwilliger krijgt. Voeg algemene training toe die voor alle functies vereist is, plus eventuele functiespecifieke training voor deze opdracht.

Vermeld de datum van de beschrijving of de datum waarop deze is bijgewerkt. Vermeld de naam van de vrijwillige supervisor en zijn/haar contactgegevens. Voeg informatie toe over hoe u meer informatie kunt krijgen en wie u kunt bellen als u interesse heeft.

Voorbeeld van een vrijwilligersfunctiebeschrijving

Functie: Dagvoorzitter

Doel: De Day Chair fungeert als receptioniste voor het Charles County Agency on Aging en ondersteunt de missie van het Agency om de oudere bevolking van Charles County te ondersteunen. De Dagvoorzitter vertegenwoordigt het bureau voor het publiek dat de kantoren bezoekt op maandag, woensdag en vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur.

Plaats: De Dagvoorzitter werkt in de openbare ontvangstruimte van het hoofdkantoor van het bureau op 567 N. Oak Street in Tulsa, oké.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• De dagvoorzitter neemt de telefoon op en leidt gesprekken door.
• Ontvangt gasten en verwijst hen door naar andere kantoren of locaties.
• Beantwoordt vragen over het bureau en verstrekt indien nodig formulieren.
• Drukt een lijst af met activiteiten die die dag plaatsvinden op de kantoren en satellietlocaties van het bureau.
• Voert herinneringstelefoontjes naar andere vrijwilligers die een project voor de volgende dag hebben toegewezen gekregen.
• Opent de e-mail en distribueert deze.
• Voert donaties die per post zijn ontvangen in de database in.
• Proefleest brochurekopie wanneer de tijd het toelaat.
• Hulp bij het voorbereiden van bulkmailings.
• Correspondentie voorbereiden indien nodig.
• Andere taken zoals toegewezen.

Rapporteert aan adjunct-directeur van het Charles County Agency on Aging.

De duur van de afspraak: De dagvoorzitter is drie maanden lang één dag per week werkzaam. Na drie maanden kan de dagvoorzitter, ter beoordeling van de toezichthouder, voor nog eens drie maanden worden herbenoemd. Na zes maanden kan de persoon die dagvoorzitter is, rouleren naar een andere functie binnen het bureau.

Tijdsbesteding: Eén dag per week (M, W of V) gedurende zes uur (9-12 uur en 13-16 uur), gedurende minimaal drie maanden.

Kwalificaties: Basiskennis van computers en gegevensinvoer. Prettige manier van doen, geduld, probleemoplossend vermogen, betrouwbaarheid.

Steun: Voor deze functie wordt een opleiding verzorgd. Ook zal de adjunct-directeur beschikbaar zijn voor vragen en assistentie.

Leeftijdseis: Geen.

Kledingvoorschrift: Zakelijk informeel.

Andere categorieën die je mogelijk wilt opnemen in een vrijwilligersfunctiebeschrijving zijn:

• Certificeringen/licenties vereist, zoals CPR-certificering of een commercieel rijbewijs.
• Ontwikkelingsmogelijkheden, zoals opleiding en promotie naar andere functies.
• Veiligheidscontroles vereist, zoals controle van het strafrechtelijk verleden of controle van vingerafdrukken.
• Voordelen, zoals een certificaat van dienstbetoon, gratis parkeren of kwijtschelding van collegegeld.

Functiebeschrijvingen voor vrijwilligers zijn niet alleen in het belang van de vrijwilliger, maar ook om ervoor te zorgen dat er geen juridische problemen ontstaan. Vrijwilligers houden van duidelijke verwachtingen, training en consistentie van hun vrijwilligersmanagers.

Het schrijven van goede functieomschrijvingen is slechts een onderdeel van het voorbereiden van uw non-profitorganisatie om vrijwilligers te ontvangen en ermee samen te werken.