Genetici kunnen naar uw DNA kijken en u vertellen waaruit u bestaat, waar u vandaan komt en zelfs voor welke ziekten u mogelijk vatbaar bent. Op dezelfde manier kunnen supply chain-professionals de itemmasters van uw producten analyseren en erachter komen:
- Wie uw leveranciers zijn
- Welke grondstoffen en componenten je gebruikt
- Hoeveel voorraad u moet meenemen
- Wat uw winstmarges zouden moeten zijn
Zorgvuldig artikelbeheer is essentieel om inzicht te krijgen in de algehele gezondheid van uw bedrijf.
De itemmaster
Elk van de producten die uw bedrijf maakt en verkoopt, moet een artikelmodel hebben. Het artikelmodel is een bestand of record dat zich doorgaans in uw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) bevindt.
Het artikelmodel moet worden ingesteld wanneer een product in uw bedrijf wordt geïntroduceerd. Het itemmaster moet zorgvuldig worden samengesteld (vaak hebben bedrijven een persoon wiens enige taak het onderhoud van de itemmaster is) en zal minimaal de volgende informatie bevatten:
- Itemnaam
- product beschrijving
- Stuklijst (BOM)
- Kosten van goederen (COGS)
- Productierouters
- Productie- en leveringstijden
- Veiligheidsvoorraadniveaus (indien van toepassing)
- Minimale bestelhoeveelheden (MOQ)
- Bestel veelvouden
Maar beperk jezelf niet tot die inputs. Uw ERP heeft standaardvelden die u kunt invullen voor uw artikelmodel, maar er zijn ook aangepaste velden die u kunt gebruiken om het artikelmodel af te stemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf.
Vanuit de artikelmaster gebruikt uw ERP informatie om gegevens te genereren voor:
- Voorraadwaarde
- Inkoopwachtrijen
- Productietaak of werkorders
- Productieverschillen
- Aankoopprijsafwijkingen (PPV)
- Financiële analyses
De informatie die in een itemmaster wordt bewaard, is vergelijkbaar met de genstrengen in een DNA-molecuul. Je DNA zal je vertellen waar je van gemaakt bent. Uw itemmaster vertelt u waaruit uw bedrijf bestaat.
Een artikelmaster gebruiken
Ook al is het een ongelooflijk waardevolle opslagplaats van informatie, het kan zijn dat u nooit een itemmaster opent. Tenzij het uw taak is om de itemmaster van uw bedrijf te onderhouden (slim genoeg zijn de taken vaak genaamd Item Masters), kan het zijn dat u niet naar binnen kunt gaan en wijzigingen aan een item kunt aanbrengen meester.
Als uw taak echter binnen de supply chain-functie van uw bedrijf valt (planning, inkoop, voorraadbeheer, vraag management, enz.), financiën of op een ander managementgebied: u gebruikt informatie die thuishoort binnen uw bedrijf artikelmeester.
De goederenkosten van uw producten zijn ondergebracht in het artikelmodel. Dus als u de waarde van uw voorraad wilt weten, neemt u het aantal artikelen dat u bij de hand heeft en vermenigvuldigt u dat aantal met de kosten in het artikelmodel.
En trouwens, als uw product een assemblage is die bestaat uit meerdere niveaus van sub-assemblages en componenten, zullen al deze sub-assemblages en componenten ook een itemmaster hebben.
Aankoopprijsverschillen en productieverschillen
Betaalt u het juiste bedrag voor de artikelen die u koopt? Gebruik de itemmaster om erachter te komen. Neem uw werkelijke inkoopprijzen en vergelijk deze met de kosten (vaak de standaardkosten genoemd) in uw artikelmodel.
Het mooie van je itemmaster is dat het een levend bestand is. Als uw artikelmaster zegt dat u Product X voor € 10,- koopt en u ontdekt dat u het afgelopen jaar Product X heeft gekocht voor $ 9, dan kan iemand bij uw bedrijf (misschien niet u) uw artikelmodel herzien, zodat de standaardkosten gelijk zijn aan de aankoop prijs.
Hetzelfde geldt voor de productietijden. Als uw artikelmodel is ingesteld met 45 minuten als productietijd voor Product Y en, na het uitvoeren van een productieafwijking rapporteert, ontdekt u dat het u daadwerkelijk 55 minuten kost om Product Y te maken, kunt u (of iemand anders binnen uw bedrijf) het item herzien meester.
Aankoopwachtrij
Naast het betalen van uw werknemers is het kopen van uw inventaris een van de activiteiten met de hoogste kosten die u en uw bedrijf regelmatig uitvoeren. U zou erop moeten vertrouwen dat uw ERP u vertelt wat u moet kopen en wanneer u het moet kopen – en raden waar uw ERP naartoe gaat voordat het u uw aankoopsignalen stuurt?
Je raadt het al: je itemmaster.
Uw artikelmaster bevat deze cruciale aankoopgegevenspunten:
- Doorlooptijd
- MOQ
- Bestel veelvouden
- Minimale voorraadniveaus
- Maximale voorraadniveaus
- Aankoopkosten
Uw ERP gebruikt die informatie en stemt deze af op de huidige voorraadniveaus en de klant- of productievraag om de inkoopvereisten te stimuleren.
Als uw artikelmaster onjuist is, koopt u mogelijk te laat (dat wil zeggen: de doorlooptijd van uw leverancier is in werkelijkheid zes weken, maar uw artikelmaster zegt dat dit slechts drie weken is). Het kan ook zijn dat u te veel bestelt (als uw MOQ zegt dat het minimumaantal eenheden dat u van Product X kunt kopen 100 eenheden is, maar uw leverancier u er feitelijk 50 zal verkopen). Of u kunt door uw maximale voorraad niet de hoeveelheid kopen die u nodig heeft om aan de vraag van uw klanten te voldoen.
En nogmaals, inkoopprijsafwijkingen (PPV) zijn een statistiek die veel bedrijven bijhouden. Uw PPV-statistiek kan onjuist worden gerapporteerd als de aankoopkosten (d.w.z. de standaardkosten) in uw artikelmodel onjuist zijn.
Wie zijn de itemmasters?
Ja, soms wordt iemands taak de Item Master genoemd. Deze banen zijn bedoeld voor mensen die itemmasters beheren, maar ze worden (grotendeels) geen Item Master Managers genoemd. Item Master ziet er veel cooler uit in een e-mailhandtekening.
Item Masters rapporteren doorgaans aan een Supply Chain Manager, Materials Manager, Inventory Control Manager of zelfs een Finance Manager.
Als u een Item Master bent, moet u nauwgezette aandacht voor detail hebben. U moet obsessief dwangmatig zijn als het gaat om uw eigendom van de itemmaster van uw bedrijf. En u moet ervoor kunnen zorgen dat elk detail in de itemmaster van uw bedrijf accuraat is.
Omdat het enige tijdmanagement dat zich om het DNA (de itemmaster) bekommert, is wanneer er iets mis mee is. En dat ogenschijnlijk verkeerde detail leidde tot een aankoop-, voorraad- of planningsfout, waardoor geld werd uitgegeven terwijl dat niet nodig was.
