Wanneer u een conferentie plant, is het een cruciale beslissing om te kiezen hoeveel u mensen gaat vragen om deel te nemen. Als de prijs te hoog is, loopt u het risico uw bezoekersaantallen te missen. Aan de andere kant, als je de nacalculatie niet voldoende duidelijk maakt, kan zelfs een kleine crisis de hele onderneming tot een verlies maken.
Uiteindelijk zijn de twee belangrijkste factoren voor het bepalen van uw prijsstrategie voor conferenties de verwachte kosten en schattingen van het aantal aanwezigen. Zonder deze prognoses zal het moeilijk zijn om een prijsmodel te kiezen dat het beste bij uw organisatie en bezoekers past. Geef uzelf voldoende tijd om deze twee cijfers te onderzoeken voordat u uw prijsmodel bepaalt.
Na al het harde werk dat u heeft gestoken in het samenstellen van uw evenement, van het vaststellen van uw doelgroep tot het aanpassen van uw conferentie aan uw verwachtingen aan hun behoeften, is het de moeite waard om de verschillende prijsstrategieën die hieronder worden beschreven te bestuderen en er een te kiezen die de beste oplossing voor uw markt biedt.
De retailaanpak
De eenvoudigste prijsstrategie die u kunt gebruiken, is door de kosten te berekenen, een winstmarge toe te voegen en de som vervolgens te delen door het laagste verwachte bezoekersaantal. Winkels formuleren al jaren dit soort projecties, maar het vereist wel nauwkeurigheid.
Om een cijfer te schetsen, zou je statische kosten nemen, zoals zaalhuur en audio/visuele vergoedingen die niet veranderen ongeacht hoeveel mensen er aanwezig zijn en weeg ze af met variabelen zoals eten en andere per persoon uitgaven. Dit is waar uw verwachte minima essentieel zijn, omdat ze uiteindelijk uw vaste kosten zullen dekken.
Marktprijzen
Wanneer u uw conferentiekosten op de markt baseert, speelt u in wezen met een visie op wat mensen zich kunnen veroorloven. Het is het tegenovergestelde van de retailbenadering, omdat deze begint met het vaststellen van de toegangsprijs en vervolgens terugwerkt bouw de conferentie binnen dat budget. Eén ding om in gedachten te houden bij marktprijzen is dat deze gebaseerd zijn op waargenomen waarde. Met andere woorden: bezoekers zullen hun geld niet overhandigen alleen maar omdat je een evenement organiseert. Je moet uitzonderlijke waarde bieden, anders zul je moeite hebben om kaartjes tegen elke prijs te verkopen.
Beperkte toegangsprijzen
Dit is een gelaagd prijsmodel dat meer functies en voordelen biedt aan degenen die meer betalen. Met een basisticket kan iemand bijvoorbeeld toegang krijgen tot de algemene hoofdsessie en breakouts. Het volgende niveau zou dit alles bieden, plus een plaats bij de keynote lunch. Het VIP-ticket omvat voorkeurszitplaatsen bij alle evenementen en toegang tot een exclusieve pauzeruimte en netwerkfunctie na het evenement. Ook hier geldt dat de sleutel tot succes het creëren van voldoende waarde op elk niveau is om voldoende vraag te genereren.
Stimulansen en straffen
U kunt hiervoor prikkels en straffen gebruiken aanmoedigen van inschrijving binnen een bepaalde tijdsperiode. Waarschijnlijk heb je op veel van de evenementen die je hebt bijgewoond “early bird”-registratieaanbiedingen gezien. Het doel van deze promoties is om al uw vaste kosten vroegtijdig te dekken, zodat u tegen het einde niet moeite hoeft te doen om geld in te zamelen.
Boetes of kosten voor te laat inschrijven zijn bijna essentieel als u eten serveert, omdat de meeste cateringcontracten toeslagen bevatten voor bestellingen die na de uiterste garantiedatum worden geplaatst. Zorg ervoor dat u dit aan late inschrijvers uitlegt, aangezien zij zich vaak gemanipuleerd voelen door boetes, terwijl de extra vergoeding in werkelijkheid alleen wordt opgelegd om uw kosten te dekken.
Toegang na het evenement
Het aanbieden van online toegang tot een opgenomen versie van uw conferentiesessies is een populair idee in het internettijdperk, maar houd er rekening mee dat deze strategie uw marketinginspanningen kan beïnvloeden. Er zullen een aantal potentiële bezoekers zijn die zich niet gemotiveerd voelen om het live-evenement bij te wonen als ze ontdekken dat de sessies zullen worden opgenomen. Om nog maar te zwijgen: uw organisatie zal ook kosten maken voor opnameapparatuur, websitebeheer en hostingkosten. Om deze redenen is het beter om de online toegang te beperken tot alleen deelnemers of om een aanzienlijke vergoeding in rekening te brengen voor toegang van niet-deelnemers.
