Een van de meest voorkomende boekhouddocumenten is de factuur. In de meeste gevallen, vooral wanneer de koper aanspraak wil maken op een of andere vorm van aftrek, kunnen klanten op uw kosten rekenen e-commerce website zal een factuur vereisen. Dat, in combinatie met het feit dat belastingheffing altijd gebiedsspecifiek is, maakt het belangrijk dat de factuur voor uw e-commerceverkopen een bepaald minimumniveau aan informatie bevat. Wanneer u een factuur voor uw ontwerpt e-commerce bedrijf, hier zijn enkele stukjes informatie die u zou moeten overwegen, waaronder:
Het woord "factuur"
Om absoluut duidelijk te maken dat het document een officiële factuur is, is het belangrijk om bovenaan het woord factuur prominent te vermelden. In sommige gevallen kan het document als factuur en iets dergelijks dienen. Dit iets zou kunnen zijn:
- Afleveringsbon
- Debetnota
- Koeriergegevens
Uniek factuurserienummer
Aangezien dit een officieel belastingdocument is, moet u de logica volgen om aan elke factuur een serienummer toe te kennen. In de eenvoudigste vorm is het serienummer slechts één getal groter dan het vorige serienummer. In een wat complexer systeem kunt u het serienummer elk boekjaar initialiseren. In nog complexere systemen wilt u misschien een alfanumerieke serienummering hebben. In dit systeem kan de brief de specifieke klant- of productcategorie aangeven.
Uw officiële bedrijfsnaam en eventuele secundaire namen
Op uw factuur moet uw officiële bedrijfsnaam. Als er andere verwante namen zijn, moeten deze ook vermeld worden. Een voorbeeld zou 'Quality Merchants' kunnen zijn als bedrijfsnaam, en 'een franchise van XYZ Online Markets' als secundaire indicator.
Contactgegevens
Op het absolute minimum moeten uw stad en land worden vermeld. Zonder deze informatie zou de locatie van de belastingheffing niet duidelijk zijn. Het is een goed idee om uw volledige adres, telefoonnummer en e-mailadres op te nemen. Aanvullende contactgegevens kunnen in sommige gevallen ook zinvol zijn. Dergelijke aanvullende informatie kan zijn:
- Adres van het filiaal
- Aparte lijst met e-mailadressen voor een andere afdeling, zoals klantenservice, facturatie, verkoopondersteuning, enz.
Belastingen en andere bedrijfsregistratiecodes
Als u belasting toevoegt in de vorm van servicebelasting, btw, GST of een ander soort belasting, is het noodzakelijk dat u uw registratiecodes voor dat specifieke soort belasting opgeeft. Afhankelijk van uw locatie kan het ook nodig zijn om uw bedrijfsregistratie-ID op de factuur te vermelden.
Klantgegevens
Een factuur is geen instrument aan toonder. Het betekent dat een factuur geen eigendom is van degene die deze in zijn bezit heeft. In plaats daarvan moet de factuur aan een specifieke entiteit worden gericht. U moet dus de koper vermelden. Meestal is de officiële volledige naam voldoende. De meeste e-commercebedrijven geven er echter de voorkeur aan om ook het adres en het e-mailadres op te nemen.
product beschrijving
De naam, maat (indien van toepassing), type (indien van toepassing), hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalprijs moeten worden vermeld voor elk artikel dat de klant koopt.
Toevoegingen en aftrekposten op kosten
Toevoegingen kunnen zijn: portokosten, verzendafhandeling, belastingen en eerdere openstaande contributies. Aftrekkingen kunnen kortingen, tegoeden, kortingsbonnen en dergelijke omvatten.
Details en betalingswijzen
Er moet sprake zijn van de verschillende manieren waarop de klant kan betalen. Het kan details bevatten over de naam waarop de cheque moet worden getrokken, of het PayPal-ID waarnaar het bedrag moet worden overgemaakt, of bankgegevens. Bij de meeste B2C e-commerce wordt de factuur feitelijk gegenereerd nadat de betaling is ontvangen. In dat geval dienen de gegevens van de ontvangen betaling te worden vermeld.
Voorwaarden
De algemene voorwaarden met betrekking tot de verkoop moeten worden vermeld. Wanneer bedrijven voorgedrukte factuurformulieren gebruiken, zijn deze algemene voorwaarden meestal voorgedrukt op het briefpapier zelf. Algemene voorwaarden omvatten details over terugbetalingen, retourzendingen, reparaties, garanties en garanties. Omdat we het over e-commerce hebben, kan het ook zinvol zijn om uw privacybeleid hier op te nemen.
