Wanneer je solliciteert voor een administratief assistent baan, zal de interviewer willen weten hoe relevant uw kwalificaties zijn voor de functie en hoe u bij het bedrijf en de afdeling zou passen.
Omdat de baan zowel administratieve als interpersoonlijke vaardigheden vereist, zullen wervingsmanagers vaak vragen stellen over de specifieke eigenschappen die u heeft die u kwalificeren voor de functie, evenals uw minder kwantificeerbare sociale vaardigheden.
Voorbereiding op het sollicitatiegesprek
Een van de manieren om je voor te bereiden is het analyseren van de functieomschrijving om te proberen een idee te krijgen of er een bepaalde vaardigheden zijn waarop de functie zich richt.
Ligt er bijvoorbeeld de nadruk op reisplanning, projectcoördinatie, dagelijkse vergaderplanning, persoonlijke assistentie of iets anders?
Zorg ervoor dat u de nadruk legt op uw meest relevante ervaring bij het beantwoorden van functiespecifieke sollicitatievragen.
Maak een lijst van de vaardigheden die in de vacature worden genoemd en voeg er gerust nog enkele toe waarvan u denkt dat ze ook van toepassing zijn. Kijk dan eens naar uw eigen administratieve en kantoorvaardigheden en stem uw kwalificaties af op de functie.
Dit zal u helpen uw antwoorden op de meest relevante manier af te stemmen op de specifieke functie.
1:14
Kijk nu: hoe u vier veelgestelde vragen voor administratieve banen kunt beantwoorden
Tips voor het omgaan met het interview
Het is belangrijk dat u zich ervan bewust bent dat de discussie waarschijnlijk verder gaat dan interpersoonlijke zachte vaardigheden, zoals uw communicatieve vaardigheden, organisatorische vaardigheden of tijdigheid. Je moet ook bereid zijn om over harde vaardigheden te praten.
Wees bereid om softwareprogramma's te bespreken
Omdat voor veel functies als administratief assistent veelvuldig gebruik van specifieke software nodig is, kan het zijn dat u dit wel moet doen bespreek de verschillende programma’s waarmee u hebt gewerkt, hoe u deze programma’s hebt gebruikt en uw niveau expertise.
Ik hou ervan om technologie te gebruiken en nieuwe programma's te leren kennen. Ik heb ook een talent voor het lesgeven aan collega's die misschien niet zo handig zijn met het gebruik van systemen. In mijn laatste baan bij Kent Associates bood ik me vrijwillig aan om projectmanagementsystemen te beoordelen voor het team van professionals dat ik ondersteunde. Mijn baas keurde mijn aanbeveling goed en we hebben een webgebaseerd systeem geïntroduceerd, Asana, dat ons helpt projecten te volgen en informatie te delen op een webplatform.
Ik ben de aangewezen persoon op kantoor voor PowerPoint-dia's en help graag onze verkopers om klanten te verbazen met hun presentaties. Ik ben ook een gevorderde gebruiker van Excel en maak complexe macro's om budgetprognoses voor projectvoorstellen op te stellen.
Uw antwoorden zullen indrukwekkender zijn als u specifieke anekdotes geeft die uw beheersing van administratieve hulpmiddelen en processen illustreren.
Wees bereid om administratieve processen te bespreken
U moet bereid zijn om uw workflow en administratieve processen in eerdere functies te bespreken. Als administratieve professional mag er geen twijfel over bestaan dat u georganiseerd en gedetailleerd bent. Je interviewer zal het willen weten Hoe je manifesteert deze kwaliteiten in je dagelijkse workflow.
Organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail behoren tot mijn sterkste troeven. Ik floreer in situaties waarin ik orde kan brengen in complexe projecten. Zo ondersteunde ik voorheen acht professionals die promotionele evenementen voor klanten aan het plannen waren. Ik heb voor elk project een sjabloon ontwikkeld om de doelstellingen en voortgang bij te houden en deze op een gedeelde schijf geplaatst zodat alle betrokken personeelsleden hun voortgang met betrekking tot de projecten van het team konden volgen evenementen.
Toen ik voor de Alfred Group werkte, heb ik een procedurehandleiding gemaakt waarin de stappen voor de verwerking werden beschreven leningaanvragen en deze vervolgens online geüpload, zodat alle leningfunctionarissen hetzelfde konden volgen procedures.
Reageer altijd positief
Houd tijdens het sollicitatiegesprek rekening met uw houding. Glimlach, houd oogcontact met uw interviewer en spreek op een enthousiaste (maar toch kalme en zelfverzekerde) toon.
Omdat administratieve assistenten vaak heel nauw samenwerken met de personen voor wie ze werken, is het essentieel om te allen tijde positief, professioneel en beleefd te zijn.
Je wilt dat de interviewer er geen twijfel over heeft dat het een prettige ervaring is om met jou samen te werken.
Ik werkte bij de receptie van ons bureau en het was van cruciaal belang dat ik een positieve eerste indruk maakte bij zowel huidige als potentiële klanten. Ik ben een natuurlijke 'can do'-persoon en in mijn recensies wordt regelmatig mijn klantenservice-gerichtheid geprezen.
Het bedrijf onderzoekt klanten na interacties, en mijn naam komt consequent naar voren als een medewerker die behulpzaam, vriendelijk en professioneel is. Mijn baas heeft opgemerkt hoe vaak klanten naar mij vragen als ze het kantoor bellen voor hulp.
Sollicitatievragen en antwoorden voor administratief assistent
Tijdens de voorbereiding kan het nuttig zijn om de vragen die u mogelijk gesteld worden, door te nemen. Denk eens na over hoe u een antwoord kunt formuleren, waarbij u specifieke ervaringen en successen uit eerdere banen benadrukt.
- Welke computervaardigheden heb je en welke programma's gebruik je graag? - Beste antwoorden
- Bent u vertrouwd met het gebruik van een telefoon met meerdere lijnen en kunt u een groot aantal telefoongesprekken afhandelen? - Beste antwoorden
- Bij dit bedrijf beschouwen we onszelf graag als een team dat samenwerkt aan dezelfde doelen. Hoe ervaart u het werken in teamverband? - Beste antwoorden
- Hoe zou u het vinden om leiding te geven aan twee of drie andere medewerkers? - Beste antwoorden
- Wat is uw grootste kracht en hoe zou dit uw prestaties in deze functie ten goede komen? - Beste antwoorden
- Wat is je grootste zwakte? - Beste antwoorden
- Hoe ga je om met stress en druk? - Beste antwoorden
- Hoe was het om voor je leidinggevende te werken? - Beste antwoorden
- Wat verwacht je van een toezichthouder? - Beste antwoorden
- Werk jij het liefst zelfstandig of in teamverband? - Beste antwoorden
- Kun jij goed met mensen werken? - Beste antwoorden
- Geef enkele persoonlijke voorbeelden van teamwerk. - Beste antwoorden
- Interviewvragen receptioniste: - Lijst met vragen
Vragen die u aan de interviewer kunt stellen
U moet ook wat onderzoek doen naar het bedrijf en bereid zijn relevante vragen te stellen wanneer de gelegenheid zich voordoet.
Het kan nuttig zijn om van tevoren een paar vragen te bedenken die u kunt stellen of die u verder kunt bespreken als u daar eerder tijdens het sollicitatiegesprek niet de kans voor heeft gehad.
Vaak zal dit tegen het einde van het interview zijn, dus het is belangrijk om de interviewer(s) een goede indruk achter te laten. Een goede manier om dat te doen, is door uw interesse en voorbereiding op het sollicitatiegesprek te tonen door de vragen die u zijn gesteld te koppelen aan enkele eigen vragen.
- Wat zijn de verantwoordelijkheden van deze functie?
- Kunt u een typische dag (week) op deze afdeling beschrijven?
- Wat zijn de sterke punten op deze afdeling? Wat zijn de zwakke punten?
- Wat zouden uw voormalige assistenten zeggen dat het beste was aan het werken voor u? Wat zouden ze zeggen dat het ergste was?
- In welke richting ziet u het bedrijf de komende vijf jaar gaan? Heeft u het gevoel dat er bedreigingen zijn voor het succes ervan?
- Waarom verliet uw laatste assistent de functie? Wat waren zijn/haar sterke punten? Wat waren zijn/haar zwakke punten? Wat doet hij/zij nu?
- Welke eigenschappen had uw beste assistent? Hoe zit het met je slechtste assistent?
- Hoe vaak worden prestatiebeoordelingen uitgevoerd? Wie dirigeert ze?
- Welke vaardigheden zijn voor jou het belangrijkst als administratief medewerker?
- Hoe beloont en stimuleert u de mensen die op uw afdeling werken?
- Zijn er aanhoudende productieproblemen op deze afdeling?
- Hoe bent u in het verleden omgegaan met personeelsproblemen?
- Wat zijn enkele van de grootste uitdagingen voor iemand in deze functie?
- Wat is naar uw mening het meest bevredigende aspect van deze functie?
- Ondersteunt u (ondersteunt het bedrijf/de afdeling) lidmaatschappen van beroepsverenigingen en voortdurende professionele ontwikkeling?
- Wat zou u omschrijven als de rol van het administratief personeel in dit kantoor?
- Worden er overuren of weekenduren verwacht?
- Wat vind je het leukst aan het werken voor dit bedrijf? Zijn er wijzigingen die u zou aanbrengen?
- Wat vind je het minst leuk aan het werken hier?
- Stimuleer je de afdeling om als team te werken, of concentreer je je meer op individuele bijdragen?
Wees voorbereid op meer sollicitatievragen
Naast functiespecifieke sollicitatievragen worden u ook meer algemene vragen gesteld over uw arbeidsverleden, opleiding, sterke en zwakke punten, prestaties, doelen en plannen.
Hier vindt u een lijst met de meest voorkomende interviewvragen en voorbeeldantwoorden.
