Tijdens het opzetten van een klant of project kunnen freelancers een 'geheimhoudingsovereenkomst' tegenkomen, vaak een NDA genoemd. Dit vraagt doorgaans van de schrijver dat hij bepaalde informatie niet openbaar maakt. Websites kunnen u bijvoorbeeld vragen niet publiekelijk over hun websites te praten beloningsstructuur, of auteurs kunnen vragen dat u niet over hun boek of plot praat. Dit verzoek is bedoeld om de belangen van uw cliënt te beschermen; ze willen er zeker van zijn dat hun ideeën en bedrijfsgeheimen niet door concurrenten worden gebruikt.
Het eerste dat u zeker wilt weten in uw geheimhoudingsovereenkomsten is de definitie van wat voor soort informatie u niet openbaar mag maken. Klanten kunnen vragen dat hun tarieven niet worden gedeeld, of dat u bepaalde gevoelige informatie over hun bedrijf bewaakt. Wat het ook is, zorg ervoor dat het duidelijk is. Controleer ook de tijdslimieten. Is het voor altijd, of kunt u het werk of project bespreken nadat het tot stand is gekomen? Je wilt bijvoorbeeld waarschijnlijk graag praten over de plot van een boek dat je hebt geredigeerd nadat het al is gepubliceerd, toch?
Dit sjabloon voor geheimhoudingsovereenkomsten en andere contractsjablonen in deze serie zijn uitsluitend bedoeld voor persoonlijk gebruik en inzage als leermiddelen. Deze monsters zijn verkregen op basis van ervaring, onderzoek en de hulp van een vertegenwoordiger van een professionele organisatie. U kunt overwegen een advocaat in te schakelen voor de belangrijkste documenten die verband houden met uw freelance schrijfcarrière. Bovendien kan uw beroepsvereniging (zoals de National Writers Union) mogelijk een contract krijgen of een sjabloon aanbieden. Dit is in dit geval vooral belangrijk, omdat geheimhoudingsovereenkomsten soms zware geldboetes met zich meebrengen als ze worden overtreden.
Een typische geheimhoudingsovereenkomst
Deze Overeenkomst wordt hierbij aangegaan tussen Bedrijf en Freelancer, specifiek om te voorkomen dat ongeoorloofde openbaarmaking van bedrijfsgeheimen, vertrouwelijke informatie en intellectueel eigendom van het bedrijf hieronder gedefinieerd. Zowel Bedrijf als Freelancer gaan vrijwillig deze vertrouwelijke relatie aan, zoals blijkt uit onderstaande handtekeningen.
- I. Definitie van beschermde informatie: Partijen komen overeen dat vertrouwelijke informatie die door het Bedrijf wordt verstrekt, informatie kan omvatten die is opgesteld door het Bedrijf, zijn werknemers, contractanten of andere functies. Verder kan genoemde informatie op elk medium worden gepresenteerd, hetzij schriftelijk, via gesproken communicatie of via elektronische bezorging. Het materiaal omvat alle vertrouwelijke, bedrijfseigen of handelsgeheime informatie met betrekking tot de Project, inclusief details van het nog te onthullen project (d.w.z. de plot van de roman, de beloningsstructuur, publicaties, enz.). Het Bedrijf zal er alles aan doen om dergelijke informatie duidelijk aan de Freelancer te identificeren. Het materiaal bevat geen informatie die algemeen bekend is of openbare informatie die direct beschikbaar is.
- II. Definitie van partijen: Andere rollen die onder deze overeenkomst vallen, naast de ondertekenaar van de freelancer, kunnen omvatten: geassocieerde aannemers, onderaannemers, mentoren, werknemers of adviseurs zoals consultants, belastingvoorbereiders en advocaten.
- III. Materiële beperkingen: Deze overeenkomst bepaalt dat de openbaar gemaakte informatie en materiaal uitsluitend zullen worden gebruikt voor het voltooien van de Projecttitel. Al het openbaar gemaakte materiaal zal vertrouwelijk worden behandeld en zal niet worden gedeeld of anderszins gebruikt door belangen buiten de contracten, met uitzondering van het materiaal en de informatie die nodig zijn tijdens de voltooiing van het Project Naam. Alle partijen gaan ermee akkoord dergelijke informatie buiten het publieke oog te houden en gaan akkoord met de voorwaarden van deze geheimhoudingsverklaring.
- IV. Schending: Ongeautoriseerde openbaarmaking wordt beschouwd als een schending van deze overeenkomst. Freelancer gaat ermee akkoord verantwoordelijk te zijn voor inbreuk en stemt ermee in alle redelijke maatregelen te nemen om inbreuk te voorkomen. Dit omvat het retourneren van materiaal, het vernietigen van materiaal of een andere eerlijke behandeling op kosten van Freelancer.
- V. Vereisten voor de rechtbank: In het geval dat openbaarmaking wordt gevraagd als onderdeel van een geldige dagvaarden of enig bevel uitgevaardigd door een rechtbank, stemt Freelancer ermee in om het Bedrijf onmiddellijk op de hoogte te stellen van het verzoek en contact op te nemen met het Bedrijf voor relevant advies en actie, en alles in het werk stellen om de belangen van het Bedrijf te blijven beschermen, in overeenstemming met de wet. Bovendien aanvaardt de Freelancer in een dergelijk geval geen enkele aansprakelijkheid van de Vennootschap.
- VI. Freelancer erkent dat deze overeenkomst ten behoeve van het Bedrijf is en gaat er daarom mee akkoord dat deze zal worden beheerst in overeenstemming met de wetten van de staat van het Bedrijf.
- VII. Partijen komen overeen dat de looptijd van deze overeenkomst loopt van Datum tot Datum, of tot het moment waarop wederzijdse overeenstemming en ontbinding is bereikt.
Voordat u uw NDA ondertekent
Hier zijn enkele dingen waar u op moet letten voordat u uw NDA ondertekent:
- De geheimhouding kan deel uitmaken van een totaalcontract of kan plaatsvinden voordat de freelancer zelfs maar een contract wordt aangeboden. Vaak wil de opdrachtgever vrijuit spreken over het potentiële project en zal daarom de freelancer vragen om te tekenen voordat het project überhaupt van de grond komt.
- Vergeet niet dat de meeste aspecten van contracten onderhandelbaar zijn. Als u zich niet op uw gemak voelt met wat uw klant wil dat u tekent, neem dan contact met hem op.
- Deze specifieke contract is er doorgaans één met de meeste gevolgen voor de freelancer. Lees het daarom aandachtig en volg het naar de letter. Neem contact op met een advocaat, vakbondsvertegenwoordiger of professionele organisatie als u zich helemaal niet op uw gemak voelt met wat uw cliënt van u vraagt.
- Contractbeheersoftware zou een echte overweging moeten zijn als u met veel klanten werkt die geheimhoudingsverklaringen of andere contracten vereisen.
Als freelancer zullen geheimhoudingsovereenkomsten waarschijnlijk een normaal onderdeel van uw professionele leven zijn. Als u bekend raakt met wat u kunt verwachten, zorgt u ervoor dat u goed voorbereid bent op de samenwerking met uw klanten.
