Rajeev Behera, CEO van het prestatiemanagementplatform Reflecterend, zei ooit: ‘Lof is per definitie het uiten van de goedkeuring of bewondering van iets of iemand. Feedback daarentegen is informatie over iemands uitvoering van een taak die als basis voor verbetering wordt gebruikt. Met andere woorden: zowel feedback als complimenten kunnen positief zijn, maar feedback is altijd bedoeld om de prestaties te verbeteren."
Feedback moet afgestemd zijn op de doelstellingen en vaardigheden van uw medewerkers, en ontworpen zijn om hen te helpen bij hun professionele groei. Er is veel goeds aan het prijzen van degenen die het werk doen.
Houd er bij het prijzen van uw medewerkers rekening mee dat dit niets heeft bijgedragen aan hun ontwikkeling of groei. Het laat hen alleen weten dat u hun werk ziet en waardeert.
Ontwikkel medewerkersdoelstellingen
Terwijl u uw personeel beheert, zou u in korte tijd het gedrag en de werkprestaties van uw werknemers moeten opmerken. Als u deze opmerkt, moet u beginnen met het opschrijven van wat u ziet, zodat u voor elk ervan een groeiplan kunt gaan ontwikkelen.
Na een tijdje weet u wat de prestatiedoelen van uw medewerkers zijn, welke verkoopdoelen ze moeten bereiken bereik, hoeveel bestanden ze elke dag moeten verwerken, of waar uw medewerkers ook mee bezig zijn richting.
Terwijl u observeert, moet u hen vragen wat hun persoonlijke carrièredoelen zijn, zodat u daar ook tijdens een feedbacksessie op kunt ingaan.
Met deze stappen kunt u uw feedback doelgerichter maken. Behera raadt aan deze doelen te verdelen in haalbare taken en vaardigheden, zodat ze niet vaag blijven. Als het doel van uw werknemer bijvoorbeeld is om “betere presentaties te geven”, wilt u in kaart brengen welke vaardigheden nodig zijn.
De vaardigheden die nodig zijn voor presentaties kunnen zijn:
- Zelfverzekerd en duidelijk spreken
- Kennis van het onderwerp
- Dia's maken die gegevens beter overbrengen dan woorden kunnen
- Het beantwoorden van vragen van de deelnemers aan de bijeenkomst
- De bijeenkomst gefocust houden door mensen terug te leiden naar het hoofdonderwerp
Vervolgens geef je feedback aan de medewerker op zijn of haar presentatie. Verwijs terug naar deze vaardigheden. “Je had vertrouwen in die gegevens. Je wist precies waar je het over had en iedereen op de bijeenkomst kon zien dat je voorbereid was.”
Houd er rekening mee dat u specifiek bent en u concentreert op de gebieden waarop uw werknemer zich moet verbeteren.
Regelmatige één-op-één bijeenkomsten
Als u positieve feedback wilt geven aan uw medewerkers, moet u daar de tijd voor nemen. Feedback ter plaatse is effectief en noodzakelijk, maar een rustige sessie waarin jullie allebei kunnen praten is het beste.
Een realistisch doel voor regelmatige feedbacksessies is één keer per maand. In sommige sectoren is dit misschien niet haalbaar, dus probeer ze zo vaak mogelijk te maken. Ongeacht het schema dat u kiest, moet u proberen uw werknemers vaak genoeg te ontmoeten, zodat zij kunnen profiteren van de interactie.
Als u alle informatie tot de eindejaarsevaluatie bewaart, betekent dit niet veel voor de werknemer en zal het de werknemer niet helpen om gedurende de periode iets te verbeteren. De eindejaarsevaluatie moet worden gebruikt om alle voorgaande feedbacksessies samen te vatten, zodat de medewerker de voortgang kan zien die hij heeft gemaakt.
Vroege en frequente feedback laat de medewerker weten dat hij op de goede weg is en dat hij dezelfde strategieën op andere gebieden kan toepassen. Waarschijnlijk vergeet u (en de medewerker) de meeste acties die een pluim verdienen als u slechts één of twee keer per jaar feedback geeft.
Vermijd de feedbacksandwich
Iedereen die in management of HR werkt, heeft gehoord dat je ‘slechte feedback’ tussen twee lagen van ‘goede feedback’ moet plaatsen. Je zegt bijvoorbeeld: 'Jane, je hebt geweldig werk geleverd tijdens die presentatie. Vorige week was je echter drie van de vijf dagen te laat, en ik vind je e-mailhandtekening erg leuk.
Dit heeft geen positieve effecten. Dit gebeurt alleen omdat de manager zich genoodzaakt voelde feedback te geven. Dit zie je meestal als er verplichte feedbacksessies zijn, managers niets hebben voorbereid en hen is geleerd de sandwichmethode te gebruiken.
Geef ontwikkelingsfeedback
Iets anders om in gedachten te houden is dat er niet zoiets bestaat als negatieve of slechte feedback. Een feedbacksessie moet problemen identificeren, maar als resultaat positieve ideeën of doelen opleveren. Als Jane vorige week drie van de vijf dagen te laat was, geef haar dan feedback. 'Jane, ik zag dat je vorige week drie dagen te laat was. Is alles in orde, of kan ik iets doen om je te helpen op tijd hier te komen?"
‘Het was een autopech, maar is het nu opgelost? Klinkt goed, ik ben blij dat je het hebt opgelost."
Er was niets negatiefs aan, en Jane had een echt probleem.
Als Jane die drie dagen laat wakker was geworden, zou een feedbacksessie met een aantal doelen en stappen er misschien voor kunnen zorgen dat ze op tijd is. 'Jane, wat denk je ervan om elke avond je wekker te controleren om er zeker van te zijn dat deze is ingesteld, terwijl je je kleren neerlegt? de avond ervoor, en zorg ervoor dat u vertrekt op een tijdstip waarop u door het verkeer heen kunt komen werk?"
Nogmaals, dit is geen "slechte feedback", het is gewoon feedback.
Goede feedback is belangrijk
Managen gaat niet alleen over het behalen van de cijfers en het tevreden houden van leidinggevenden. Het gaat niet om de lof en dankbaarheid die je werknemers biedt als ze goed werk leveren.
Management gaat ook over het ontwikkelen, motiveren en coachen van medewerkers. Als feedback op de juiste manier wordt gebruikt, wordt uw afdeling een geweldige werkplek en krijgen uw medewerkers de kans om te groeien. Terwijl u uw medewerkers koestert, zult u verbeteringen in uw productiviteit zien. Iedereen kan profiteren van specifieke en positieve feedback.
