E -post er følelsesmessig.
Hvor mange e -poster sitter du på akkurat nå? Venter de tålmodig og søtt i innboksen din på din neste planlagte innsjekking? Eller ringer de navnet ditt og minner deg om det du ennå ikke har gjort i dag?
E -postene mine har en tendens til å "ringe navnet mitt og minne meg om mine opplevde utilstrekkeligheter", men online kommunikasjon er også en vesentlig del av arbeidsflyten min. Dessuten er det hvordan jeg holder kontakten med noen av de mest levende menneskene jeg noen gang har hatt gleden av å jobbe med. Så jeg har måttet lære å håndtere innboksen min på samme måte som jeg administrerer følelsesmessige selvet mitt på jobben: forsiktig og med fokus på grenser.
Det er mange bøker og artikler om effektiv håndtering av arbeidstid, spesielt rundt e -post. Noen hevder at vi sletter så mange e -poster som mulig, om ikke alle. Jeg er uenig i tanken på at e -post er meningsløst, grunt arbeid, skjønt; noen virksomheter er bygget på samarbeid og er avhengige av e -postkommunikasjon for å komme videre. Mange arbeidere har dette "grunne arbeidet" som lar ting flyte jevnt og fungerer som en usynlig, men viktig ryggrad.
I disse dager befinner jeg meg på et nytt stup: hvordan kan jeg kommunisere effektivt uten å tømme meg dyrebar tid og energi? Og hvordan kan jeg fjerne noen av følelsene og stresset rundt innboksen min? (Eller er det bare jeg som føler at e -poster har følelsesmessig tyngde?)
Slik administrerer jeg fysisk og følelsesmessig e-posten min, av hensyn til arbeidet mitt-og av hensyn til meg selv etter arbeidet.
Operation Inbox Zero
Min gå-til-strategi er innboks null, men de siste ukene har jeg ikke klart å bryte terskelen til de siste 100 e-postene. (“I dag er dagen!” Sier jeg hver dag; men) Og i lyset av de siste 100 e -postene ser jeg hvor mye e -post som krever mye mer enn bare tiden min på jobben; det tar mye på energien min.
Jeg har skrevet før om hvordan jeg har det reduserte mine utropstegn i kommunikasjonen min, som bidro til å kaste overflødige lag av formodning og følelser. Jeg fant det til og med oversette til den virkelige verden gjennom mer direkte kommunikasjon - jeg følte meg mindre redd for avvisning og mer trygg på å be om det jeg trengte.
Her er tre strategier som har hjulpet meg med å tømme innboks -mustangene mine:
Sett grenser som en mester.
E -post er ikke et chatterom. Hvis du er i kontakt med meg, vet du kanskje dette allerede: Jeg er ikke en rask responder med mindre noe haster (hallo, Eisenhower -matrise). Jeg prøver også å gå foran med et godt eksempel og lage korte, men grundige e -poster. Hvis det er en forventning (ekte eller forestilt) om umiddelbar respons på arbeidsplassen din, kan du utfordre den ved å svare bare når du er klar.
Jeg beklager heller ikke lenger et forsinket svar etter oppdagelsen noen nådige alternativer. Jeg har kuttet mer enn noen gang på flere "finesser" fordi det er arbeid som må gjøres, og ingen trenger å lese lo.
Åh, og med mindre du opererer i en presserende syklus, anbefaler jeg på det sterkeste å fjerne push-varsler som viser deg hver nye e-post i sanntid. Det vil forandre livet ditt.
Etablere nye oppgavehåndteringsmetoder.
Hvem andre er skyldige i å bruke innboksen sin som huskeliste? 🙋 Selv om det er visse prosjekter jeg fremdeles kan kjøre ut av innboksen min, går jeg mot mer effektiv (og mindre stressfremkallende) oppgavebehandling.
For eksempel, hver mandag, trekker jeg mine ukentlige prioriteringer til en lapp på skrivebordet. Hver morgen går jeg gjennom prosjektlisten og skriver i planleggeren mine viktigste oppgaver for dagen. Jeg noterer også oppgaver fra innboksen min-så sender jeg e-posten og lar mitt listeglade jeg klare det derfra. (Dette hjelper meg også med å holde oversikt over prosjektene mine for mine arbeidsdagbok.)
Jeg har også lært at hvis det er en e -post jeg må sende, er det mer produktivt å skrive den ut som en egen, spesifikk oppgave. Gjennomtenkt e-post kan være slitsomt for meg, så å gi hver e-post sin egen plass på min huskeliste er en praksis i selvrespekt.
Behandle utgående e -post omtenksomt.
Personlig er utgående e -poster mer skremmende enn en endeløs innboks. Potensialet for feil, potensialet for avvisning: er det jeg snakker om når jeg sier at e -post er følelsesmessig. Så her tar jeg et øyeblikk fra skrivebordet for å få litt sol og frisk luft, og deretter slår jeg meg ned med en kopp kaffe og blåser beroligende musikk i hodetelefonene.
Noen ganger beroliger jeg meg selv ved å gå gjennom utkast nøye og sørge for at hver e -post er et mesterverk før jeg sender den. Men andre ganger stoler jeg på meg selv nok til ikke å lese hvert utkast en million ganger før jeg sender det. Noen ganger trykker jeg på send før øglehjernen min sier, "men hva vil skje hvis det ikke er perfekt?" og se meldingen zoome ut i den digitale eteren.
Behandle e-postinduserte følelser
Av alle selvhjelpsartiklene jeg har lest, er det så få som har tilbudt hjelp for den helt spesifikke typen tretthet du pådrar deg når du må vandre gjennom hav av e-post daglig.
Ingen snakker om tyngden i tarmen etter å ha sendt en spesielt fet e -post, eller panikken når du tror du har stavet et feil navn. Eller, igjen, frykten for avvisning. (Mye av dette kommer fra de kalde e-postdagene mine, hvor jeg prøvde å sette ting som cloud computing til teknologiske bloggere-det er mange nei i det rommet.)
Så, bortsett fra min "omgi meg med kos" -metoden for å sende e-post, har jeg også utviklet noen få taktikker for å lette angsten min rundt e-posttunge dager.
Pust dypt før du åpner e -postappen din.
Jeg tuller ikke når jeg sier at e -postmeldinger hjelper meg, og derfor tar jeg et par dype åndedrag før jeg åpner innboksen min hver dag. På nonstop -dager gjør jeg dette også mellom sendingene. Det er en nyttig måte å føle meg mer til stede og få meg ut av hodet mitt på et minutt.
Kom deg ut.
Hvis du kan, sniker du deg ut en ti minutters spasertur. Dette gir meg vanligvis nok mental og fysisk plass til å komme tilbake og føle meg uthvilt og trygg på å komme meg gjennom resten av innboksen min.
Bruk en annen form for media.
Hvis du er i tvil, klikker du ut. Hvis jeg begynner å få for mye i hodet rundt e -post, kommer jeg inn i nyhetsbrevmappen min og leser noe av den siste informasjonen om selskaper med sosial påvirkning eller medienyheter. Jeg finner et rom som har liten forventning, men som fortsatt er relevant for arbeidet jeg gjør. Jeg fyller koppen min med ord fra bransjeledere og kanskje noe lystig innhold før jeg dykker tilbake i innboksen min.
Slett, arkiver, slett, gjenta.
Slett hensynsløst. Avslutt hensynsløst. Hvis det ikke gir verdi til innboksen din (eller "gnistglede" hvis det passer deg bedre), slipp den. Hvis du kan komme tilbake for det senere (du vil ikke), arkiverer du det i en mappe. Hvis innboks uendelig er mer din stil, gå for det - bare finn det som fungerer for deg. Målet er å ikke føle bølger av stress eller angst når du åpner e -posten din hver morgen.
En egenomsorgsfokusert innboks er en som ikke plager deg, ikke holder deg våken om natten eller forringer det viktigste arbeidet ditt. Det er en innboks som gir deg styrke, tjener deg og beveger deg fremover.
Skål, andre epostere. Vi har dette.
