Dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla właściwego podejmowania decyzji
W świecie zasobów ludzkich i zatrudnienia dokumentacja pracy pracownika może stworzyć lub złamać twoją zdolność do dyscyplina, zakończyćlub uczciwie promować, nagradzać i rozpoznać pracowników.
Dokumentacja jest niezbędna dla menedżerów i personelu HR, ponieważ trzeba podjąć poważny wysiłek, aby wszystko zarejestrować wydarzeń w historii zatrudnienia Twoich pracowników – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych wydajność.
Tutaj znajdziesz wszystko, czego potrzebują menedżerowie i pracownicy HR, aby dokładnie dokumentować wydajność pracowników.
Dlaczego należy dokumentować wyniki pracowników
- Dokumentacja dostarcza na to dowodów omówiono kwestie wydajnościowe z pracownikiem w sposób terminowy i zwięzły.
- Dokumentacja oferuje historię poprawa pracownika lub brak poprawy wydajności nadgodziny. Jest to chronologiczny i precyzyjny opis działań pracownika, działań kierownika i zdarzeń w momencie ich wystąpienia.
- Dokumentacja dostarcza dowodów wspierających decyzje kierownictwa do podjęcia niekorzystne działanie, takie jak dyscyplina lub rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem.
- Dokumentacja stanowi dowód, że pracownik zasługuje na dostępny awans lub szansę w porównaniu z innymi pracownikami, którzy również są uprawnieni.
- Dokumentacja zawiera dowody uzasadniające podwyżki, obniżki wynagrodzeń lub powody, dla których pracownik nie otrzymał podwyżki.
- W przypadku pozwu kompletna i rzetelna dokumentacja chroni interesy pracodawcy. Dokumentacja może wspierać działania kierownictwa w zwolnienie nieudanego pracownika. Może również udowodnić, że pracownik został rozwiązany z przyczyn zgodnych z prawem, a nie z innych takie jak nielegalna dyskryminacja.
Co dokumentować
Menedżerowie muszą dokumentować wydajność pracowników, zarówno pozytywny wkład, jak i niepowodzenia w działaniu. Muszą dokładnie udokumentować, co pracownik zrobił i powiedział oraz co zrobił i powiedział kierownik w odpowiedzi podczas spotkania lub rozmowy.
Należy udokumentować wszelkie uzgodnienia zawarte w trakcie rozmowy, wyznaczone cele, wymagane i oczekiwane ulepszenia oraz harmonogram ulepszeń. Dokumentacja powinna również zawierać zobowiązania, które kierownik podejmuje, aby pomóc pracownikowi.
Jak dokumentować
Dokumentację należy spisać w trakcie lub bezpośrednio po spotkaniu lub rozmowie z pracownikiem. Nigdy nie powinieneś przegapić zapisania rozmowy z pracownikiem w dniu, w którym faktycznie miała miejsce. Oczekiwanie na później lub na następny dzień wpływa na jakość dokumentacji, ponieważ opiera się ona na tym, co pamiętasz.
Jednym z najgorszych błędów popełnianych przez menedżerów jest przekonanie, że w razie potrzeby mogą zrekonstruować historię doradztwa pracownika. Żadna osoba z działu HR, która ma jakiekolwiek doświadczenie z rzetelną, terminową dokumentacją, nigdy nie da się zwieść zrekonstruowanej dokumentacji. Menedżerowie, którzy odtwarzają z pamięci, narażają swoją firmę na niepotrzebne i niedopuszczalne ryzyko, ponieważ zmyślona historia nie wytrzyma potencjalnego procesu sądowego.
Twoja dokumentacja musi wyglądać profesjonalnie, schludnie i zorganizowanie. Pisz dokumentację tak, jakbyś opowiadał o historii wydarzeń osobie trzeciej. Nigdy nie wiadomo, kto może kiedyś przeczytać Twoją dokumentację, więc upewnij się, że odzwierciedla ona Twój profesjonalizm. (Rewers serwetki koktajlowej, koperty lub karteczki samoprzylepnej nie kwalifikuje się jako profesjonalna dokumentacja).
Twoja dokumentacja powinna trafić do nowego przełożonego pracownika, jeśli pracownik otrzyma nową pracę — lub ty — w Twojej organizacji. Aby zachować pamięć i poinformować nowego przełożonego pracownika, musisz umieścić na każdym dokumencie imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko, swoje imię i nazwisko oraz stanowisko, a także pełną datę.
Pisz dokumentację, która jest rzeczowa, rzetelna, prawna, obiektywna, kompletna i spójna. Unikaj opinii (Mike jest niechlujny. Alicja jest leniwa. Tom mnie okłamywał), wyzwiska, artykuły redakcyjne (John to palant. Marek ma problem z nastawieniem) i etykietowaniem (Maryja jest nieodpowiedzialna. George nie jest graczem zespołowym.).
Unikaj również prób interpretacji zachowania pracownika. (Marsha nie może lubić tego zadania. Paula wydaje się przesadzać.) Zminimalizuj używanie opisowych słów, takich jak przymiotniki i przysłówki (powoli, niechlujnie, nieszczęśliwy, humorzasty, niegrzeczny). Podaj konkretne zachowanie i działania pracownika, a nie swoją opinię lub interpretację.
Jakie dokumenty muszą zawierać
W późniejszym przeglądzie dokumentacji potrzebny jest dokładny zapis rozmowy. Trzymaj się faktów i zapisuj tylko to, co powiedziałeś i co powiedział pracownik. Upewnij się, że twoja dokumentacja jest jednoznaczna i przedstawia fakty. (W każdej potencjalnej sytuacji prawnej błędy w którymkolwiek z udokumentowanych zdarzeń powodują, że cała reszta dokumentacji jest podejrzana).
Na koniec udokumentuj wszelkie umowy, zobowiązania, ramy czasowe, potrzebne ulepszenia, punkty odprawy i inne szczegóły, które mogą wymknąć się z pamięci. Upewnij się, że ustawiłeś datę i godzinę terminów i terminów, aby nie doszło do nieporozumień.
Zapoznaj się z polityką dokumentacyjną swojego działu HR, która powie Ci, jaką dokumentację należy umieścić w akta osobowe pracownika Wszelka dokumentacja działań dyscyplinarnych z pewnością powinna zostać dołączona.
Gdzie dokumentować i przechowywać dokumentację
Ponieważ dokumentacja dotycząca pracowników jest poufna i prywatna dla pracownika, należy zachować ostrożność że wszelka dokumentacja pozostaje poufna dla kierownika, działu HR i potencjalnie następnego pracownika menedżer. Dlatego nie zaleca się umieszczania dokumentacji na współdzielonym dysku komputera. Dokumentację odręczną i wydrukowaną dokumentację kierownika najlepiej przechowywać w zamkniętym magazynie.
Dolna linia
Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, udając się do HR z prośbą o pomoc w ukaraniu, zwolnieniu lub przeniesieniu pracownika na stanowisko z lepsze dopasowanie potencjału, HR pomoże Ci rozwiązać problem lub poprawić sytuację. Kiedy HR każe ci dokumentować, dokumentować, dokumentować albo nie może ci pomóc; będziesz musiał mieć zakryte wszystkie swoje bazy.
Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie iprawa pracy a przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawnąlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
