Zasady i procedury firmy zapewniają bezpieczne, zorganizowane, przyjazne, wzmacniające i wolne od dyskryminacji miejsce pracy. Polityki chronią pracowników przed otwartym środowiskiem faworyzowania i niesprawiedliwego traktowania. Uważaj jednak, aby nie tworzyć zasad na każdą ewentualność, ponieważ kierownictwo nie będzie miało swobody w zaspokajaniu indywidualnych potrzeb pracowników. Nadmiar zasad zwiększa prawdopodobieństwo, że menedżerowie będą je stosować nierówno i niesprawiedliwie.
Możesz osiągnąć zdrową równowagę. W większości przypadków, jeśli zwracasz się bezpośrednio do pracowników, którzy zachowują się w sposób nieodpowiedni w Twoim miejscu pracy, może nie być konieczne opracowywanie nowej polityki firmy.
Wytyczne dotyczące polityki
Rozważ utworzenie zasad w następujących sytuacjach:
- Zamieszanie co do najbardziej odpowiedniego sposobu zachowania (zasady dotyczące ubioru, e-mail, polityki internetowe, Lub korzystanie ze smartfona)
- Wskazówki dotyczące postępowania w typowych sytuacjach (normy postępowania, wydatki na podróże lub zakup towarów firmowych)
- Ochrona prawna firmy (usunięcie zarzutów o molestowanie lub zatrudnianie dyskryminacyjne I awans)
- Zgodność z przepisami i agencjami rządowymi (ustawa o urlopach rodzinnych i lekarskich, ustawa o niepełnosprawnych Amerykanach, Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia lub płaca minimalna)
- Ustal spójne standardy pracy, zasady i przepisy (postępowa dyscyplina, zasady bezpieczeństwa, przerwy lub zasady palenia)
- Zapewnij spójne i sprawiedliwe traktowanie pracowników (uprawnienia do świadczeń, płatny czas wolny, pomoc w nauce, czas żałobylub obowiązek ławy przysięgłych)
Mogą istnieć inne powody do opracowania polityki, ale nie pozwól, aby złe zachowanie jednego pracownika wymusiło wdrożenie polityki, która wpłynie na innych.
Wyraź cele polityki
Po ustaleniu, że zasady są konieczne, udokumentuj na piśmie swoje cele związane z tworzeniem zasad. Jeśli to możliwe, powiedz pracownikom, dlaczego wdrażasz tę politykę. Podaj wystarczająco dużo szczegółów, aby stanowisko firmy było jasne, ale nie próbuj opisywać każdej potencjalnej sytuacji.
Jeśli to możliwe, zasady powinny być krótkie i proste. Niektóre zasady dotyczące obszarów prawnych — takie jak podejście firmy do Ustawy o urlopach rodzinnych i lekarskich, dochodzenie w sprawie dyskryminacji lub skargi lub postępowy system dyscyplinarny — mogą być długotrwałe i wyczerpujący.
Zbierać informacje
Wymeldować się przykładowe zasady. Możesz nie znaleźć dokładnego dopasowania do okoliczności, języka i kultury Twojej firmy, ale możesz wykorzystać je jako punkt wyjścia. Nie musisz zaczynać od zera.
The Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) zapewnia próbki zasad dla swoich członków. Inne źródła to prawnicy zajmujący się prawem pracy. Kancelarie prawnicze zazwyczaj opracowują ogólne zasady, które ich klienci mogą dostosowywać, ilekroć uchwala się odpowiednie prawo lub Departament Pracy USA wydaje nowe zasady.
Opracuj, napisz i przejrzyj Politykę
Napisz zasady, używając prostych słów i pojęć. Porozmawiaj bezpośrednio z pracownikami, którzy będą czytać, egzekwować i przestrzegać zasad.
Po każdym akapicie zadaj sobie pytania typu „co by było, gdyby”, aby upewnić się, że polisa obejmuje podstawowe informacje oraz normalne wyjątki i pytania. Nie miej jednak na tym punkcie obsesji; żadna polisa nie obejmuje wszystkich możliwych ewentualności.
Wybierz pilotażową grupę pracowników, aby zapoznali się z polityką i zadaj pytania, aby ustalić, czy pracownicy będą w stanie ją zrozumieć i przestrzegać. Dostosuj na podstawie opinii.
Uzyskaj wsparcie kierownictwa i przegląd prawny
Przejrzyj zasady z menedżerami, którzy będą musieli ich przestrzegać, aby uzyskać ich poparcie i odpowiedzialność za politykę. Prawdopodobnie proces ten rozpoczął się, gdy zidentyfikowałeś potrzebę, ale wsparcie kierownictwa ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia. Dobrym pomysłem jest również pokazanie go swojemu prawnikowi, aby uniknąć problemów prawnych w przyszłości.
Wdrażaj Politykę
Rozpowszechnij i przejrzyj nową politykę wśród pracowników w małych grupach, indywidualnie lub na spotkaniu w całej firmie, w zależności od tego, czy polityka jest kontrowersyjna i czy jest łatwa do zrozumienia. Daj pracownikom szansę na zadawanie pytań.
Przekaż pracownikom kopię polityki i poproś ich o potwierdzenie, że ją otrzymali i rozumieją. Powinni zachować kopię do własnych akt.
Przykładowe oświadczenie o podpisaniu zasad
Potwierdzam otrzymanie i zrozumienie zasad [Twojej firmy]. Polityka obowiązuje [Data] do odwołania.
_______________________________________________________.
Podpis pracownika.
_______________________________________________________.
Imię i nazwisko pracownika (proszę wydrukować)
________________________________.
Data.
Zdecyduj, jak komunikować zasady w przyszłości
Dołącz polisę do swojego podręcznik pracownika. Możesz także chcieć, aby polityka stała się częścią orientacja na nowego pracownika. Niektóre firmy umieszczają zasady w swoim intranecie lub w folderze zasad na wspólnym dysku sieci komputerowej. Określ, czy chcesz rozpowszechniać zasady również za pomocą dodatkowych metod.
Datuj i archiwizuj wszystkie poprzednie polisy, które zastępuje ta. Możesz ich potrzebować do celów prawnych lub odniesienia.
Interpretuj i integruj Politykę
Twoje zastosowanie polityki i praktyki pracy określą prawdziwe znaczenie polityki. Pamiętaj, aby zachować spójność i uczciwość podczas interpretacji polityki w czasie. Jeśli stwierdzisz, że Twoje praktyki różnią się od pisemnych zasad, przejrzyj i przepisz zasady zgodnie z potrzebami.
