Podczas gdy niektórzy twierdzą, że czyste, uporządkowane biurko jest lepsze dla produktywności, bezpieczeństwa i konwencjonalności, wielu twierdzi, że zabałaganione, niezorganizowane biurko jest silniejszym narzędziem kreatywności.
Jeśli próbujesz zdecydować, czy wdrożyć politykę czystego biurka w swojej firmie, odpowiedź zależy od Twojej firmy i Twoich pracowników. Oto kilka pytań, które pomogą Ci poprowadzić Cię we właściwym kierunku.
Jak wygląda polityka czystego biurka?
Politykę czystego biurka można realizować na wiele sposobów. Możesz ustanowić politykę, która mówi, że wszyscy pracownicy muszą mieć czyste biurka bez żadnych papierów, kiedy wracają do domu w nocy. Możesz też wprowadzić regułę, która zabrania przedmiotów osobistych i mówi, że pracownicy muszą odkładać wszystko, nad czym nie pracują aktywnie. Przyczyny tego mogą być różne, ale ważnym argumentem przemawiającym za polityką czystego biurka jest taka, która ma na celu ochronę informacji wrażliwych lub niejawnych.
Możesz wybrać to, co uważasz za odpowiednie dla potrzeb Twojej firmy, ale pamiętaj: czym się zajmujesz jako organizacji, w jaki sposób dostarczasz swój produkt lub usługę i kto dla ciebie pracuje, wszystko to ma duży wpływ na grę proces podejmowania decyzji.
Czy zajmujesz się informacjami poufnymi?
Oczywiście każda firma ma pewne poufne informacje. Nie chcesz, aby Twoje finanse pozostały bez nadzoru, ani nie chcesz, aby dane logowania były widoczne. Należy również zawsze zachować plany poprawy wydajności pod kluczem.
Niektóre firmy mają do czynienia z bardziej poufnymi informacjami niż inne, a te informacje muszą pozostać ukryte — nawet przed oczami innych pracowników lub ekipy sprzątającej nocą. Twoja polityka czystego biurka obejmowałaby te dokumenty i wszystko inne, czego nie chcesz, aby ludzie widzieli.
Czy spotykasz się z klientami w swoim biurze?
Nie musisz mieć tej samej polityki czystego biurka dla każdego obszaru w firmie. Na przykład, jeśli masz klientów, którzy regularnie odwiedzają recepcję, możesz potrzebować surowszej polityki czystego biurka dla tego obszaru. Nie tylko chcesz zabezpieczyć poufne materiały, ale możesz także chcieć, aby biurka wyglądały na uporządkowane, gdy przybywają goście.
Miejsca pracy zagracone przedmiotami osobistymi mogą wyglądać nieprofesjonalnie. Może się więc okazać, że łatwiej jest wprowadzić zasadę, która mówi, że na biurkach nie wolno umieszczać żadnych przedmiotów osobistych, niż pilnować miejsca pracy przez cały dzień.
Dla pracowników back-office, wygląd jest znacznie mniej krytyczny. Jeśli jedynymi osobami, które kiedykolwiek zapuszczają się do działu finansowego, są obecni pracownicy, możesz zezwolić im na przechowywanie biurek w dowolny sposób.
Czy kreatywność jest ważna?
Badanie przeprowadzone w 2013 roku przez psychologa Kathleen Vohs wykazało, że bałagan na biurku zwiększa kreatywność i pobudza wyobraźnię. Uczestnicy wpadli na bardziej kreatywne pomysły po pracy w bałaganie niż ci, którzy pracowali w czystym i uporządkowanym środowisku. Inni uczestnicy byli bardziej chętni do wypróbowania nowych produktów, gdy badacze wprowadzali je w bałaganie środowisko, podczas gdy uporządkowane otoczenie skłaniało do konwencji, zdrowych wyborów żywieniowych i ogólnie do zabawy bezpieczna.
Przy wyborze statusu biura zdarzają się wzloty i upadki w psychice pracowników. Chociaż zdrowe przekąski są dobre dla wszystkich, nie chcesz tracić kreatywności pracowników. Na przykład nakazanie działowi artystycznemu utrzymywania porządku na biurkach może skutkować niższą jakością pracy.
Jaka jest wydajność pracowników?
Pracownik najwyższego szczebla, który nie zajmuje się poufnymi informacjami (lub który ma zamykane drzwi), może nie przyjąć życzliwie twojego żądania, by co wieczór odkładała każdy skrawek papieru. Pozwalając każdemu pracownikowi pracować w środowisku, które mu odpowiada, będziesz zachęcanie do ich sukcesu.
Jeśli masz walczącego pracownika z bałaganem na biurku, wdrożenie polityki czystego biurka może pomóc w jego wydajności.
Pamiętać, czysty nie znaczy zorganizowany a bałagan nie oznacza bałaganu.
Pracownik, który pod koniec dnia zamiata wszystko do szuflady, niekoniecznie będzie bardziej produktywny niż pracownik z bałaganem, ale zadbanym biurkiem.
Dolna linia
Podejmij decyzję dotyczącą polityki czystego biurka w oparciu o rzeczywiste potrzeby Twojej firmy i pracowników, a nie wyidealizowany pogląd na to, jak powinno wyglądać biuro. Szczęśliwi, produktywni pracownicy są tym, czego potrzebujesz — czasami polityka czystego biurka pomaga ci to osiągnąć, a czasami nie.
