Obecność jest krytyczna na wielu stanowiskach związanych z kontaktem z klientem. Słaba frekwencja osłabia morale pracowników, kosztuje pracodawców wydatki za nadgodziny i zmniejsza zaangażowanie pracowników. Słaba frekwencja zabiera czas i uwagę przełożonego i często skutkuje postępowanie dyscyplinarne.
Możesz zarządzać frekwencją pracowników, aby zmniejszyć problemy z frekwencją. Musisz traktować to jako ważny element każdego stanowiska kierowniczego lub nadzorczego. Oto jak zarządzać i zachęcać do uczestnictwa. Skorzystaj z tych pięciu kroków, aby zachęcić pracowników do obecności w pracy.
Kroki zachęcające pracowników do obecności
Po pierwsze, musisz mieć sposób na śledzenie czasu, w którym ludzie biorą wolne z pracy, aby zapewnić integralność Twojej polityki płatnego czasu wolnego (PTO), polityki zwolnienia chorobowego i/lub polityki płatnego urlopu. Zapewnia to również, że zasady dotyczące czasu wolnego są takie same dla każdego pracownika, co jest ważne dla poczucia uczciwości i sprawiedliwości w miejscu pracy.
Kiedy pracownicy są zarządzani w różnych działach, musisz upewnić się, że to, czego John doświadcza w magazynie, jest tą samą polityką, której doświadcza Mary w biurze. Pracownicy zauważają, kiedy pracownicy są traktowani inaczej i to odmienne traktowanie stwarza problemy z motywacją i zaangażowaniem.
Jest to szczególnie ważne w przypadku zarządzania nieplanowanymi nieobecności dla których wiele zakładów pracy ma problem z pokryciem kosztów pracy. Zachęcanie pracowników do obecności jest ważne dla każdego stanowiska pracy skierowanego do klienta. Obecność jest również krytyczna, gdy praca jednego pracownika jest zależna od pracy poprzedniego pracownika na stanowiskach takich jak produkcja lub montaż produktów.
Nauczyciele, specjaliści obsługi klienta, dostawcy pomocy technicznej, pracownicy służby zdrowia i inni pracownicy usług bezpośrednich to przykłady pracowników, którzy mają stanowiska pracy, na których pracownicy muszą codziennie pracować podstawa. W przeciwnym razie pracodawcy nie są w stanie zaplanować i znaleźć pracowników zastępczych do wykonywania swojej pracy.
Obecność ta obejmuje również punktualne przybycie na stanowisko pracy. Przykładowo, jeśli pielęgniarka spóźni się do pracy na oddziale intensywnej terapii, pielęgniarka z poprzedniej zmiany nie może wyjść do domu na zasłużony odpoczynek. Jeśli oczekuje się, że pracownik będzie obsługiwał stanowisko pośrednie na linii montażowej, musi pracować jeden pracownik dwie stacje, co jest niewygodne i może nawet zagrozić pracownikowi lub pracodawca musi znaleźć wymiana.
Musisz zobowiązać się do radzenia sobie z absencją
Po drugie i prawdopodobnie najważniejsze, musisz zarządzać absencją i zachęcać pracowników do obecności. Oznacza to, że pracownik musi zadzwonić bezpośrednio do przełożonego, który jest przeszkolony w zakresie zarządzania absencją. Rozpoczyna się to osobistym telefonem i przełożonym mówiącym pracownikowi, że będzie go brakowało i opisującym wpływ jego nieobecności na miejsce pracy.
Każda nieobecność kończy się osobistym powitaniem pracownika z powrotem do pracy przez kierownika lub przełożonego, dodając mu otuchy frekwencji w przyszłości i jeszcze raz podkreślenie wpływu nieobecności pracownika na miejsce pracy i jego otoczenie współpracownicy.
Nie prowadzisz tej rozmowy obwiniającym tonem głosu — w końcu wiele nieobecności pracowników jest uzasadnionych i konieczne — naprawdę witasz pracownika z powrotem w pracy i wzmacniasz wpływ nieplanowanych zajęć brak. Twoja rozmowa powinna raz jeszcze opisać wpływ, jaki nieobecność wywarła na pracowników i miejsce pracy.
Włącz elastyczność miejsca pracy, kiedy tylko jest to możliwe
Po trzecie, jeśli to możliwe, pozwól elastyczność z harmonogramami w Twoim miejscu pracy, aby pracownik, który ma wcześniejszą wizytę u lekarza lub chore dziecko, mógł pracować później lub przyjść wcześniej, aby nadrobić zaległości.
Kobiety, niestety, według danych Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych, mają więcej problemów z frekwencją związanych z chorobą, obrażeniami i innymi sprawami rodzinnymi.
Tak więc ta elastyczność miejsca pracy może również obejmować możliwość dzielenia się zadaniami, planowania elastycznych dni lub godzin oraz pracy z domu lub pracy zdalnej zgodnie z wytycznymi. Niektórzy uważają, że czas kompensacyjny lub wyrównawczy zachęca do obserwowania zegara. Może to nie być zgodne z nastawieniem na wykonanie całej pracy i celów, których szukasz u pracownika zwolnionego lub pracownika najemnego. Ale zwolnione prace to również prace, które najczęściej zapewniają elastyczność pracownikowi i pracodawcy.
Nagrody i wyróżnienia dla pracowników
Po czwarte, nagrody i uznanie za pozytywną obecność pracowników mogą mieć znaczenie. Chociaż nie chcesz, aby ludzie czuli się tak, jakby ich pracodawca musiał im dodatkowo płacić za wykonywanie ich pracy, chcesz, aby wiedzieli, że doceniasz i szanujesz ich pozytywną obecność.
W niektórych przypadkach, zwłaszcza w przypadku pracowników niezwolnionych, oraz w celu ograniczenia nieplanowanych nieobecności, możesz chcieć włączyć rzeczywiste nagrody pieniężne do swojej polityki obecności pracowników. Te zasady kładą nacisk na satysfakcjonującą obecność przez określoną liczbę dni. W ramach części dotyczącej uznania pracownika w swojej polityce obecności chcesz podkreślić dni obecności, a nie akt obniżania nieobecności.
Zbyt wiele zasad dotyczących frekwencji koncentruje się na karnej stronie równania. Większy nacisk na nagrody za pozytywną frekwencję może dać ci większy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki. Niemniej jednak skuteczna, motywująca polityka obecności musi koncentrować się na obu tych aspektach.
Zapewnij konsekwencje
Wreszcie, podobnie jak w przypadku każdej odpowiedzialności związanej z zatrudnieniem, pracownik musi ponieść konsekwencje, jeśli pracownik nie stawi się w pracy. Dla kogo konsekwencje są najważniejsze? Wszystkim pracownikom, którzy mają dobrą frekwencję, ciężko pracują i uważają, że ich osobiste morale i motywacja mają wpływ na ludzi, którzy mają słabą frekwencję. Postępowa dyscyplina ma kluczowe znaczenie, zaczynając od coachingu i informacji zwrotnych, a następnie wykonując kroki zarządzania frekwencją wymienione powyżej. Twoi obecni pracownicy będą Ci wdzięczni.
