Przykład układu listu biznesowego

Układ listu biznesowego jest ważny. Skonstruuj swój list we właściwy sposób, a będzie łatwy do odczytania i profesjonalny. Pomoże Ci to przekazać wiadomość i zrobić dobre wrażenie na współpracownikach.

Nauczyć się jak sformatuj swój list biznesowy na stronie, w tym, co zawrzeć w liście, jak sformatować każdy akapit oraz jaką czcionkę, zwrot grzecznościowy i zakończenie wybrać. Zapoznaj się także z krótkimi wskazówkami dotyczącymi pisowni, gramatyki i tonu, aby udoskonalić swój list.

Czcionka i odstępy między literami

• Odpowiednio rozplanuj układ listów biznesowych, które piszesz, z odstępem między nagłówkiem, pozdrowieniem, każdym akapitem, zakończeniem i podpisem.
• Umieść jedną spację w swojej literze i zostaw odstęp między każdym akapitem. Wysyłając listy maszynopisem, pozostaw dwie spacje przed i po podpisie.
• Wyrównaj list do lewej, tak aby informacje kontaktowe, data, list i podpis były wyrównane do lewej strony.
• Użyj zwykłej czcionki jak Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri lub Verdana. Upewnij się, że rozmiar używanej czcionki jest wystarczająco duży, aby czytelnik nie musiał sięgać po okulary — standardowy rozmiar czcionki dla tych czcionek to 10 lub 12 punktów.

Etykieta i ton listu biznesowego

Jeśli jesteś przyzwyczajony do pisania bardziej nieformalnej korespondencji, warto odświeżyć sobie pamięć wymagane sekcje (np. zwrot grzecznościowy) i ton (profesjonalny) listu biznesowego przed napisaniem własny.

Pozdrowienie

Nadal standardem jest używanie tytułu odbiorcy (Pan, Pani, Pani, Dr, Profesor, Sędzia) przed ich nazwiskami w pozdrowienie oficjalnej korespondencji biznesowej (przykład: „Szanowny Panie Kowal”). Słowo „Drogi” powinno zawsze poprzedzać imię odbiorcy; nie używaj ich samych imion, jak w zwykłej korespondencji.

Z tego samego powodu unikaj rozpoczynania korespondencji biznesowej od słów typu „Cześć”, „Cześć” lub „Dzień dobry”. Listy biznesowe zawsze powinny się zaczynać z „Szanowny [tytuł i imię odbiorcy]”. Wyjątek stanowi zwrot grzecznościowy „Do kogo to może dotyczyć”, gdy nie znasz nazwiska odbiorca.

Zamknięcie

Twój zamknięcie musi przejść na stronę konserwatystów. Dopuszczalne zakończenia to: „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam”, „Dziękuję”, „Dziękuję za waszą uwagę”, „Z szacunkiem” i „Z wielkim szacunkiem” (w biznesie wojskowym jest to często skracane do „V/R” korespondencja).

Nie używaj przypadkowych zamknięć, takich jak: „Później”, „Na zdrowie”, „Serdecznie”, „Dzięki!”, „TTYL” lub „Serdecznie”.

Dobór słów i gramatyka

Chociaż wybór słów w listach biznesowych nie powinien być zbyt sztywny, kwiecisty ani ozdobny, należy również unikać używania slangu, skrótów/akronimów, emotikonów lub mowy tekstowej. Nie używaj fragmentów zdań, które są powszechnie używane podczas wysyłania SMS-ów. Zamiast tego używaj pełnych zdań i uważaj na sploty przecinków (gdzie dwa pełne zdania są połączone przecinkiem). Sprawdź dokładnie pod kątem błędów ortograficznych i błędów gramatycznych.

Wysyłanie listu w wersji papierowej

Jeśli zamiast e-maila sporządzasz wersję papierową oficjalnego listu biznesowego, papier, którego użyjesz, powinien być standardowym białym papierem dokumentowym o przyzwoitej gramaturze.

Nie używaj kolorowych lub ekstrawaganckich papeterii, które mogą być używane w marketingu „śmieci”. Dobrze jest umieścić proste logo firmy na górze kartki.

Przykład układu listu biznesowego

Oto przykład każdego elementu listu biznesowego i sposobu ich formatowania.

Przejrzyj przykładowy list biznesowy

To jest przykład listu biznesowego. Pobierz wzór listu biznesowego (kompatybilny z Dokumentami Google i Word Online) lub zobacz poniżej więcej przykładów.