Kiedy ktoś decyduje się otworzyć restaurację, zwłaszcza po raz pierwszy, zwykle kieruje się pasją do jedzenia połączoną z oddaniem gościnności. Jednak bycie dobrym szefem kuchni i posiadanie zwycięskiej osobowości to dwa kluczowe składniki, ale nie jedyne. Jeśli mała firma upada, dzieje się tak często w pierwszym roku działalności i zwykle z powodu złych decyzji i praktyk biznesowych. Gdy otwierasz restaurację, skonfigurowanie dobrego systemu księgowego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia Twojej firmie jak najlepszych szans na przetrwanie.
Tworzenie systemu księgowego restauracji jest podobne do tworzenia systemu księgowego dla każdej małej firmy, ale należy wziąć pod uwagę ważne różnice. Restauracje mają niewielkie marże zysku, dlatego kluczowe znaczenie ma utrzymywanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Jak działa system księgowy restauracji
Twój system księgowy będzie śledził wszystkie transakcje finansowe restauracji, przygotowywał na ich podstawie raporty transakcji, gromadzić odpowiednie informacje dotyczące podatków i podsumowywać informacje w dostępnym formacie zrozumieć.
Korzystając z tych informacji, możesz podejmować decyzje finansowe dla swojej restauracji, które pozwolą zminimalizować wydatki, zmaksymalizować zyski i zadowolić klientów. Bez systemu księgowości restauracji wszystko to byłoby bałaganem, a Ty nie dysponowałbyś informacjami, które pomogłyby Ci podejmować najlepsze decyzje.
Wykonaj poniższe czynności, aby skonfigurować podstawowy system księgowy restauracji.
Kroki w celu wdrożenia systemu rachunkowości restauracji
Zatrudnię księgową lub księgową
Jeśli nie jesteś księgowym lub księgowym, a także szefem kuchni lub właścicielem restauracji, będziesz potrzebować pomocy w skonfigurowaniu systemu księgowego restauracji. Nawet najmniejsze kawiarnie muszą prowadzić dokumentację finansową, aby móc rozliczać podatki i podejmować dobre decyzje, aby utrzymać biznes na rynku.
Powinieneś rozważyć zatrudnienie wewnętrznego księgowego i outsourcing usług księgowych.
Istnieje różnica między księgowością a rachunkowością. Księgowość to proces rejestrowania transakcji finansowych oraz organizowania paragonów i innej dokumentacji. Tymczasem rachunkowość to praktyka analizowania informacji dostarczonych przez księgowego i opracowywania raportów, aby liczby były zrozumiałe dla osoby niezwiązanej z biznesem. Inną opcją jest samodzielne prowadzenie księgowości i zatrudnianie tylko księgowego. Plusem jest zatrudnienie księgowej i księgowej znającej branżę hotelarską.
Wybierz oprogramowanie księgowe
Istnieje kilka wytrzymałych pakiety oprogramowania księgowego dla restauracji. Chcesz wybrać taki, który jest łatwy do nauczenia się i użytkowania, ale który oferuje zaawansowane funkcje raportowania i analizy finansowej. Musisz wziąć pod uwagę oprogramowanie, które generuje zestawienia zysków i strat (dochodów) oraz inne sprawozdania finansowe. Oprogramowanie musi również mieć funkcje zarządzania zapasami i powinno być zintegrowane z oprogramowaniem do obsługi płac, jeśli prowadzisz listę płac we własnym zakresie.
Inne ważne funkcje to fakturowanie, zarządzanie należnościami i zobowiązaniami, planowanie pracowników i planowanie menu, by wymienić tylko kilka.
Złożoność Twojej restauracji i jej oferty powinny pomóc w podjęciu decyzji o zakupie oprogramowania. Twój księgowy lub księgowy może doradzić Ci, jaki pakiet oprogramowania powinieneś wybrać.
Lista płac w restauracji jest skomplikowana ze względu na różne wynagrodzenia, napiwki i różne harmonogramy pracy. Często jest to dobry pomysł zlecić obsługę kadrowo-płacową księgowemu lub do usługi płacowej. Jeśli prowadzisz listę płac wewnętrznie, musisz wybrać oprogramowanie płacowe. To samo dotyczy planowania i przygotowywania podatków.
Wybierz swoją metodę księgowania
Musisz podjąć pewne decyzje, które idą w parze z wyborem oprogramowania księgowego. Po pierwsze, musisz zdecydować, czy używasz księgowości pojedynczej, czy podwójnej, aby uporządkować swoje księgi. Ponieważ branża restauracyjna wiąże się z utrzymywaniem zapasów, zwykle zaleca się podwójne księgowanie.
Musisz także zdecydować, czy stosować rachunkowość kasową, czy memoriałową. Rachunkowość memoriałowa daje dokładniejszy obraz finansowy, ponieważ rejestruje przychody i wydatki natychmiast po wystąpieniu transakcji.
Wybierz system POS do zarządzania gotówką
Punkt sprzedaży (POS) to miejsce, w którym klient płaci za posiłek i wszelkie inne produkty lub usługi zakupione w restauracji. Restauracje potrzebują określonych funkcji w swoich oprogramowanie POS, jak śledzenie sprzedaży. Niektóre pakiety POS mogą pomóc pracownikom w przygotowywaniu menu i rozliczaniu czasu pracy. Restauracje potrzebują również oprogramowania POS, które ma zaawansowane funkcje zarządzania zapasami zarówno na froncie, jak i na zapleczu. Oprogramowanie może nawet pomóc w przygotowaniu listy płac.
System POS restauracji powinien mieć klawiaturę przy kasie ze względu na ilość transakcji kartami kredytowymi. Klienci mogą następnie używać swoich kart kredytowych do dokonywania transakcji zbliżeniowych.
Sporządź plan kont restauracji
Plan kont to lista wszystkich pięciu kategorii kont składających się na rachunek zysków i strat oraz bilans. Rachunki te obejmują aktywa, pasywa, kapitał własny, dochody i wydatki. Pieniądze wpływają i wypływają z tych kont podczas normalnego toku działalności. Kiedy wydajesz pieniądze lub zarabiasz pieniądze, odpowiednio obciążasz i uznajesz te konta zgodnie z zasadami rachunkowości.
Każde z tych kont będzie miało subkonta, które są specyficzne dla branży. Na przykład plan kont dla restauracji będzie inny niż plan kont dla innych typów firm. Zobacz przykład poniżej:
Jeśli zainwestujesz w program księgowy dla restauracji, pomoże Ci on założyć odpowiedni plan kont dla Twojej restauracji.
Jak śledzić przepływ środków w restauracji
W planie kont są określone konta, które są szczególnie ważne dla restauracji. Uważnie obserwuj następujące kwestie:
Lista płac
Być może najbardziej problematycznym kontem w restauracjach jest lista płac. Pracownicy restauracji mogą być zatrudnieni zarówno w pełnym, jak iw niepełnym wymiarze czasu pracy przy różnych stawkach wynagrodzenia. Wskazane jest, aby zlecić usługi płacowe lub przynajmniej użyć specjalnego oprogramowania płacowego do tego zadania.
Spis
W restauracji twój ekwipunek będzie składał się z dwóch szerokich klas: żywności i zapasów. Śledź swoje zapasy, aby nie było ich za dużo, co skończyłoby się marnotrawstwem, lub za mało, co zaszkodzi sprzedaży. Chcesz utrzymywać średnie dzienne zapasy na jak najniższym poziomie bez powodowania niedoborów. Twoje oprogramowanie POS jest nieocenionym pomocnikiem w śledzeniu zapasów.
Konta płatne
Zobowiązania to kwota, którą jesteś winien swoim dostawcom i jest ona wymieniona w Twoim bilansie. Po otrzymaniu faktury wprowadź ją do oprogramowania księgowego. W ten sposób nie spóźnisz się z zapłatą rachunków. Dobre relacje z dostawcami i sprzedawcami pomogą Twojej firmie płynnie działać.
Przepływ gotówki
Śledź, ile gotówki wpływa i wypływa z Twojej firmy. Warto znać przepływy pieniężne w ujęciu dziennym, tygodniowym, miesięcznym i kwartalnym. Opracowanie zarówno budżetu gotówkowego, jak i zestawienia przepływów pieniężnych pomoże Ci śledzić przepływy pieniężne.
Obroty
Ważne jest, aby właściciel restauracji wiedział, ile ze sprzedaży pochodzi z jedzenia, a ile z napojów. Możesz dalej podzielić to na posiłki do spożycia, posiłki na wynos, a nawet na różne pozycje menu za pomocą oprogramowania księgowego.
Koszt sprzedanych towarów
Koszt sprzedanych towarów (COGS) w restauracji składa się z całej żywności i materiałów użytych do przygotowania pozycji w twoim menu. KWS należy odróżnić od innych kosztów prowadzenia działalności, takich jak czynsz i media czy koszty najmu. Plan kont dla restauracji wymienia wszystkie koszty użytkowania jako wydatki, podczas gdy żywność i zapasy są wymienione w KWS.
Jakie raporty są ważne dla księgowości restauracji
Istnieją raporty specyficzne dla księgowości restauracji i inne raporty, które wszystkie małe firmy powinny prowadzić zarówno w zakresie podatków, jak i celów odpowiedzialności. Raporty dotyczące restauracji określają Twoje kluczowe wskaźniki wydajności. Raporty te mogą być zwykle generowane przez oprogramowanie księgowe restauracji i oprogramowanie POS:
- Codzienny raport sprzedaży: ten raport umożliwia porównanie sprzedaży z tygodnia na tydzień lub z miesiąca na miesiąc, aby zobaczyć, jak radzi sobie Twoja restauracja przed odliczeniem wydatków.
- Koszty żywności: Musisz zobaczyć, ile kosztuje jedzenie w porównaniu z całkowitymi przychodami ze sprzedaży artykułów spożywczych. Twój system POS podaje te liczby.
- Koszty najmu: Te koszty, takie jak czynsz i media, są Twoimi kosztami ogólnymi i niewiele się zmieniają.
- Główne koszty: ten raport porównuje Twoje koszty pracy plus KWS z Twoimi przychodami. Zwykle koszty pracy, które obejmują wynagrodzenia wraz ze świadczeniami pracowniczymi, stanowią około 30% przychodów. Koszt główny w restauracji stanowi większość Twoich wydatków. Uważnie obserwuj koszt główny, ponieważ to tam możesz zaoszczędzić najwięcej pieniędzy.
- Koszty operacyjne: Te wydatki to wszystko, co nie jest objęte kosztami podstawowymi i kosztami najmu, jak na przykład wydatki na marketing i reklamę.
Oto raporty, które każda mała firma powinna prowadzić:
- Oświadczenie o dochodach: Rachunek zysków i strat to rachunek zysków i strat. Pokaże Twoje wydatki w okresie, takim jak miesiąc lub kwartał. Rachunek zysków i strat zawiera zestawienie dochodów w porównaniu z wydatkami.
- Bilans: Bilans pokazuje, co firma posiada (aktywa) i co jest winna (pasywa), a także kapitał własny właściciela. Jeśli jesteś winien więcej niż posiadasz, powinieneś podjąć kroki w celu zwiększenia dochodów i zmniejszenia zadłużenia.
- Sprawozdanie z przepływów pieniężnych: Sprawozdanie z przepływów pieniężnych pokazuje wpływy i odpływy środków pieniężnych w Twojej firmie. Jest to nieocenione narzędzie do śledzenia potrzeb gotówkowych.
