Jedną z charakterystycznych cech projektu jest jego czas trwania. Może to trwać od kilku tygodni do kilku lat, aw niektórych przypadkach, w przypadku dużych projektów budowlanych lub robót publicznych, dziesięcioleci.
Aby śledzić postępy na drodze i upewnić się, że kluczowe produkty są osiągane zgodnie z harmonogramem, kierownicy projektów wykorzystują kamienie milowe.
Kamień milowy projektu to zadanie o zerowym czasie trwania, które oznacza osiągnięcie w projekcie. Są używane jako sposób na pokazanie ruchu do przodu i postępów oraz pokazanie ludziom, co się dzieje, nawet jeśli nie mają szczegółowej wiedzy na temat zadań, które trzeba wykonać, aby się tam dostać. Pod tym względem są bardzo przydatne w komunikacji z interesariuszami i ustalaniu oczekiwań.
Kiedy używać kamieni milowych projektu
Kamienie milowe w zarządzaniu projektami służą do oznaczania:
- Rozpoczęcie znaczących faz prac
- Koniec znaczących faz prac
- Terminy
- Kiedy zapada ważna decyzja
- Inne ustalone punkty w czasie, które wymagają szczególnego przywołania
Jak często umieszczać kamienie milowe w swoim planie
Kurs szkoleniowy może zalecać umieszczanie kamieni milowych w planie mniej więcej raz w miesiącu. To dobra i praktyczna zasada, ale musisz kierować się profesjonalnym osądem. Niektóre miesiące mogą charakteryzować się dużą aktywnością, a ważne spotkania są oznaczane jako kamienie milowe, podejmowane są decyzje i zamknięcie jednej fazy i rozpoczęcie drugiej.
W innych miesiącach możesz być skoncentrowany na realizacji, mając bardzo niewiele, jeśli w ogóle, na czym możesz zawiesić kamień milowy.
Do celów raportowania warto przynajmniej raz w każdym cyklu raportowania stworzyć powód, dla którego należy mieć kamień milowy.
Jak kamienie milowe są reprezentowane na wykresie Gantta
Kamienie milowe są jednym z nich elementy wykresu Gantta i są pokazane na wykresie jako diament. Nie są one wyświetlane jako zwykłe zadania, ponieważ ich czas trwania wynosi zero: innymi słowy, nie zajmują czasu. Na potrzeby planowania na wykresie Gantta po prostu się zdarzają.
Jeśli nie używasz wykresów Gantta, nadal możesz korzystać z kamieni milowych. Tu są 5 alternatyw dla wykresów Gantta: możesz nadal uwzględniać kamienie milowe w swoim planie, korzystając z nich.
Jeśli chcesz zachować osobistą organizację, a oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w pełni zintegrowane z Twoim kalendarzem, możesz skopiować najważniejsze daty i wkleić je do swojego dziennika. W zależności od tego, jak lubisz pracować, może to przypominać o tym, co powinno nadejść.
Jak nazwać kamienie milowe
Kamienie milowe powinny mieć jasny opis w harmonogramie projektu, ale nie taki, który sugeruje, że są zadaniami. Dlatego nie należy ich nazywać „Uzyskaj zgodę na przejście do fazy 2”, ale „Rozpoczyna się faza 2”. Jeśli chcesz odzwierciedlić wysiłek związany z uzyskaniem zgody na przejście do fazy 2, dodaj zadanie tuż przed kamieniem milowym, aby je pokryć.
Kamienie milowe powinny opisywać punkt w czasie, który reprezentują, w następujący sposób:
- Faza testowania zakończona
- Zatwierdzony przez PID
- Umowa podpisana
Wielu kierowników projektów decyduje się również na numerowanie kamieni milowych dla ułatwienia odniesienia. Jeśli używasz struktury podziału pracy, możesz użyć numeracji z niej. W przeciwnym razie dobrze jest użyć M1, M2 i tak dalej, aby było jasne, do czego się odnosisz. Przejrzysta struktura nazewnictwa staje się ważniejsza wraz ze wzrostem liczby kamieni milowych, więc zastanów się, jak zamierzasz to zrobić, jeśli Twój projekt trwa kilka miesięcy.
Jak uzyskać podpis kamieni milowych
Kamienie milowe stanowią część harmonogramu projektu, więc kiedy harmonogram jest określany jako punkt odniesienia, należy rozważyć podpisanie kamieni milowych.
Jeśli musisz zmienić daty swoich kamieni milowych, powinieneś użyć swojego standardu procedurę kontroli zmian za wprowadzenie poprawek do Twojego planu. Może to być tak proste, jak rozmowa ze sponsorem projektu i poinformowanie go, dlaczego daty muszą się zmienić, lub tak formalne, jak przygotowanie nowego zalecanego harmonogramu i przedstawienie go komitetowi planowania ratyfikowany.
Najlepiej jest ustalić, jaki będzie proces zatwierdzania kamienia milowego, jeśli w ogóle, zanim będzie trzeba go użyć, aby nie tracić czasu, gdy trzeba będzie dokonać zmiany.
Korzystanie z kamieni milowych w komunikacji
Kamienie milowe są przydatne w komunikacji i raportowaniu, ponieważ reprezentują minimalne punkty kontrolne w planie. Innymi słowy, gdybyś wyjął wszystkie inne zadania, nadal mógłbyś zobaczyć, co się dzieje i utrzymać projekt w ruchu, korzystając tylko z kamieni milowych.
Powinieneś być w stanie wyciągnąć kamienie milowe i umieścić je na pulpicie nawigacyjnym lub w raporcie projektu. Powinni opowiadać historię projektu na tyle szczegółowo, aby zadowolić osoby, którym podlegasz, zwykle sponsora projektu lub inną grupę wykonawczą, taką jak grupa sterująca (lub Plansza projektowa). Co miesiąc lub z częstotliwością raportowania, której używasz, możesz pokazać, które kamienie milowe zostały osiągnięte.
Raportowanie według kamieni milowych jest dość proste i często odbywa się w formie tabeli. Podajesz opis kamienia milowego, termin jego realizacji, a następnie nową przewidywaną datę. Kiedy kamień milowy zostanie osiągnięty i można go oznaczyć jako ukończony, należy również dodać tę datę. Miejmy nadzieję, że będzie to to samo, co przewidywana data, ale projekty nie zawsze tak działają.
Taka tabela pokazuje, co zostało ukończone, a co jest do zrobienia. Będziesz mógł zaplanować odpowiedź na pytanie „Dlaczego nie osiągnęliśmy tego kamienia milowego?” zanim pójdziesz na spotkanie ze sponsorem lub wyślesz raport.
Kiedy Twój plan projektu jest bardzo długi i masz wiele kamieni milowych, łatwiej będzie Ci odrzucić ukończone kamienie milowe w każdym cyklu raportowania. Zgłaszaj tylko kamienie milowe, które są zbliżające się lub zakończone w danym miesiącu: w następnym miesiącu usuń wszystko, co zostało ukończone jako ostatnie miesiąca, więc nie wydłużasz stale długości raportu, opowiadając ludziom o pracy, którą już znają skończone.
Kamienie milowe to naprawdę przydatne narzędzie do zarządzania projektami do planowania, tworzenia harmonogramów i raportowania, a ponadto są łatwe w użyciu. Umieść trochę w swoim następnym planie projektu, śledź je, a przekonasz się, jaka częstotliwość jest dla Ciebie najlepsza.
Podobnie jak w przypadku wszystkiego w zarządzaniu projektami, używaj ich elastycznie, aby osiągnąć pożądane rezultaty, korzystając z tych wskazówek i wskazówek, aby podejmować własne decyzje.
