Doświadczeni kierownicy projektów i ci, którzy pracują w dużych firmach, będą mieli do dyspozycji oprogramowanie i księgowych, którzy pomogą im w tworzeniu budżetów projektów. Ale co jeśli nie? Jeśli wpatrujesz się w pusty arkusz kalkulacyjny lub e-mail od sponsora projektu z prośbą o zebranie środków finansowych na projekt, ten artykuł jest dla Ciebie.
Przyjrzymy się pięciu rzeczom, które musisz zrobić, aby stworzyć podstawowy budżet projektu.
Użyj swojej listy zadań
Najpierw weź listę zadań projektu. Możesz również mieć strukturę podziału pracy, a jeśli ją masz, najlepiej z niej skorzystać. Ale lista zadań wystarczy, o ile kompleksowo obejmuje wszystko, co musisz zrobić w projekcie.
Jeśli nie masz listy zadań, nadszedł czas, aby ją utworzyć. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, i rzeczy, które musisz zbudować, wykonać lub ukończyć, zanim projekt będzie mógł zostać ukończony. Nie musi być w określonej kolejności, ale musi zawierać wszystko.
Na koniec w tym kroku przeprowadź burzę mózgów z zespołem projektowym, ponieważ na pewno jest coś, o czym zapomniałeś. Wiele głów jest lepszych niż jedna!
Oszacuj każdy składnik
Teraz przejrzyj swoją listę i oblicz cenę każdej pozycji. Na przykład zadanie, które mówi „zorganizowanie spotkań w celu omówienia wymagań”, może obejmować pozyskiwanie i zatrudnianie, rezerwację sal konferencyjnych lub zakup potrzebnych zasobów, takich jak projektor lub flipcharty. Wiąże się to z kosztami, więc uzyskaj wycenę wynajmu pokoju i innego wyposażenia i zanotuj to.
Zrób to dla wszystkiego na liście zadań, aby otrzymać cenę za każdą pozycję. Niektóre zadania projektowe mogą nie mieć dołączonej ceny i to jest w porządku.
Dodaj oszacowania razem
Następnie dodaj wszystkie swoje szacunki. Najłatwiej to zrobić, jeśli sporządzisz listę pozycji w arkuszu kalkulacyjnym, dodasz koszty w następnej kolumnie, a następnie zsumujesz kolumnę na dole. Niech arkusz kalkulacyjny zrobi to za Ciebie! Staje się Twoim arkuszem kalkulacyjnym budżetu.
Dobrym pomysłem jest również pogrupowanie kosztów w kategorie, abyś mógł łatwo zobaczyć, gdzie idzie większość pieniędzy. Użyj kategorii, takich jak „Rozpoczęcie projektu”, „Infrastruktura” lub „Szkolenie” – wybierz grupy, które coś znaczą w kontekście projektu.
Dodaj nieprzewidziane wydatki i podatki
Byłoby wspaniale, gdybyś miał kryształową kulę i mógł przewidzieć te koszty ze 100% dokładnością, ale prawdopodobnie nie czujesz się pewnie, czy potrafisz to zrobić! W tym momencie pojawia się awaryjność. Jest to fundusz pieniężny oparty na tym, jak bardzo jesteś przekonany, że dokonałeś właściwych szacunków. Nie dotyczy żadnego konkretnego zadania. Jest to ogólny „pula awaryjna” na wypadek, gdybyś coś zrobił źle lub coś pominąłeś przez pomyłkę.
Jeśli nie wiesz, ile dodać na wypadek nieprzewidzianych okoliczności, wybierz 10% sumy utworzonej w kroku trzecim. Jest to nienaukowe oszacowanie, z którego korzysta wielu kierowników projektów, i zapewnia trochę amortyzacji w budżecie na wypadek, gdybyś tego potrzebował.
Dodaj wiersz w arkuszu kalkulacyjnym budżetu na dole, który mówi „Nieprzewidziane wydatki” i określa wykorzystaną wartość procentową.
Nie zapomnij dodać podatku od sprzedaży lub innych podatków, które nie zostały wyraźnie uwzględnione w szacunkach poszczególnych pozycji.
Dodaj to wszystko, a otrzymasz ostateczną kwotę budżetu.
Dostać zezwolenie
Ostatnią rzeczą do zrobienia jest poproszenie kierownika lub sponsora projektu o zatwierdzenie budżetu. Porozmawiaj z nimi o tym, jak to wszystko łączysz i jakie elementy składają się na ogólny budżet.
Otóż to! Budżetowanie projektu to podstawowa umiejętność zarządzania projektami, a ten przewodnik pomoże Ci rozpocząć tworzenie budżetu projektu.
