Stanowiska asystentów biurowych można znaleźć we wszystkich branżach i mają one duży zestaw umiejętności. Asystenci biurowi są czasami nazywani sekretarkami lub asystentami administracyjnymi, ale pomagają w funkcjonowaniu biura.
Niezależnie od tego, czy biuro należy do kancelarii prawnej, praktyki lekarskiej, instytucji edukacyjnej czy korporacji, potrzeby są podobne: ktoś musi prowadzić rejestry, utrzymywać harmonogramy i dbać o rutynową komunikację w imieniu osób, które z nich korzystają biuro.
Niektórzy asystenci biurowi pracują zdalnie. Wirtualni asystenci zwykle pracują w domu, wykonując zadania, które normalnie wykonywałby asystent administracyjny lub sekretarka.
Zakres obowiązków Asystenta Biura
Chociaż stanowiska asystentów biurowych są na ogół do siebie podobne, praca jest nadal zmienna — po prostu zmienia się z dnia na dzień, a nie z biura do biura. Dziś możesz zachowywać się jak recepcjonista, jutro może wymagać naprawy drukarki, a pojutrze będziesz musiał przenieść całą szafę na dokumenty do chmury. Aby odnieść sukces, potrzebujesz bardzo szerokiego zestawu umiejętności.
Asystenci biurowi należą do wielkich, niedocenionych bohaterów świata biznesu, ponieważ kiedy dobrze wykonujesz swoją pracę, nikt tego nie zauważa — wydaje się, że biuro działa samo. Ale niektórzy ludzie lubią szybką, ale elastyczną pracę, poczucie bycia w centrum wszystkiego. Dobra sekretarka może znaleźć pracę niemal wszędzie, w każdej organizacji.
Najlepsze umiejętności asystenta biurowego
Oto niektóre z najważniejszych umiejętności, których pracodawcy szukają przy zatrudnianiu pracowników biurowych.
Umiejętności komunikacji werbalnej
Komunikacja to kluczowa umiejętność miękka dla asystenta biurowego. Będziesz musiał wchodzić w interakcje ze swoim przełożonym, innymi pracownikami biurowymi, profesjonalistami, którym pomagasz, i być może klientami lub osobami w innych biurach tej samej organizacji. Wszyscy pracujecie jako zespół i jesteście jego głównym węzłem komunikacyjnym.
Musisz być wesoły, pomocny, dobrze poinformowany, elokwentny i dobry słuchacz każdego dnia.
- Odbieraj telefony
- Relacje z klientami
- Komunikacja
- Przekazywanie połączeń telefonicznych
- Przyjmowanie wiadomości
- Kierowanie połączeń telefonicznych
- Tablica rozdzielcza
- Telefon
- Komunikacja werbalna
Umiejętności komunikacji pisemnej
Większość asystentów biurowych dużo pisze. Mogą pisać notatki, wypełniać formularze lub szkicować listy lub e-maile. Niektórzy tworzą treści na stronę firmową lub edytują tekst dla innych. Jasna, profesjonalna pisemna komunikacja jest koniecznością.
- Korespondencja
- Poczta
- Korespondencja
- Pisanie na maszynie
- Przetwarzanie tekstu
- Komunikacja pisemna
Życzliwość
Asystent biurowy może być pierwszą osobą, którą klient widzi po wejściu do biura. Jeśli główny mieszkaniec biura jest w danym momencie poza domem, asystent biurowy może być jedyną osobą, z którą odwiedzający wchodzi w interakcje. Musisz być gotowy powitać każdego gościa uśmiechem i dobrym słowem oraz pomóc mu we wszystkim, czego potrzebuje, na ile jest to możliwe. Tak więc dobre umiejętności interpersonalne są koniecznością.
- Obsługa klienta
- Kierowanie gośćmi
- Elastyczny
- Przyjazny
- Powitaj Gości
- interpersonalne
- Pozytywne nastawienie
- Niezawodność
- Witamy gości
Umiejętności technologiczne
W dawnych czasach sekretarki dużo pisały na maszynie. Czasy się zmieniły, podobnie jak technologia, ale asystenci biurowi nadal mogą spodziewać się spędzenia mnóstwa czasu przed klawiaturą. Zamiast maszyny do pisania będziesz musiał znać się na różnych aplikacjach. Wiedza o tym, jak wykonać lekką pomoc techniczną i jak naprawić oporną drukarkę, też nie boli.
- Komputer
- Dokumenty Google
- dysk Google
- Formularze Google
- Arkusze Google
- Prezentacje Google
- Gmail
- Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- Szybkie książki
- Luźny
- Technologia
- Wideokonferencje
- Powiększenie
Organizacja
Asystenci biurowi muszą być niezwykle zorganizowani, aby skutecznie żonglować wieloma zadaniami. Będziesz także musiał pomagać innym osobom w organizacji, od prowadzenia kalendarzy po utrzymywanie porządku w biurze.
- Wsparcie administracyjne
- Spotkania
- Dane do faktury
- Kalendarze
- Urzędniczy
- Wprowadzanie danych
- Dostarczanie poczty
- Zgłoszenie elektroniczne
- Raporty wydatków
- Piłowanie
- Operacje recepcji
- Obchodzenie się z pieniędzmi
- Obowiązki biurowe
- Wyposażenie biura
- Inwentaryzacja materiałów biurowych
- Artykuły biurowe
- Wsparcie biura
- Organizacja
- Papierkowa robota
- Wysyłka
Umiejętność rozwiązywania problemów
Rozwiązywanie problemów lub umiejętność krytycznego myślenia są ważne dla każdego asystenta biurowego, ponieważ często będziesz osobą, do której inni zwracają się z pytaniami lub problemami.
- Koordynacja działań biura
- Spotkania
- Umiejętność rozwiązywania problemów
- Odpowiadaj na zapytania
- Planowanie
- Monitorowanie i kierowanie połączeń
- Arkusze kalkulacyjne
- Praca w zespole
- Zarządzanie czasem
- Organizacja podróży
Przykłady CV i listu motywacyjnego
Przejrzyj przykłady życiorysów i listów motywacyjnych oraz pobierz szablony do pobrania dla różnych stanowisk biurowych:
- CV asystenta administracyjnego
- List motywacyjny asystenta administracyjnego
- CV asystenta osobistego
- CV recepcjonistki
- List motywacyjny recepcjonistki
- Przykłady życiorysów biznesowych
Jak zaprezentować swoje umiejętności
- Nazwy tych umiejętności działają jak słowa kluczowe, więc używaj ich jak najwięcej podczas pisania CV.
- Możesz użyć tych samych słów kluczowych w swoim liście motywacyjnym. Skoncentruj się szczególnie na tych, na których Twojemu potencjalnemu pracodawcy zależy najbardziej.
- Upewnij się, że masz co najmniej jeden przykład czasu, w którym wykazałeś się umiejętnościami z każdej kategorii, gotowy do podzielenia się z ankieterami.
