Ważne umiejętności na stanowiskach biurowych

Praca biurowa zapewnia sprawne i sprawne funkcjonowanie biura. Obejmuje codzienne zadania administracyjne biura, takie jak odbieranie telefonów, planowanie spotkań, wysyłanie faksów i archiwizacja dokumentów.

Umiejętności biurowe i administracyjne przydają się niemal każdemu, kto pracuje w biurze. Większość pracowników musi wykonywać przynajmniej część prac biurowych. Dlatego te umiejętności są ważne niezależnie od oficjalnego stanowiska. Urzędnicy i sekretarki muszą mieć szczególnie silne umiejętności biurowe. Pracownicy na tych stanowiskach wykonują większość codziennych zadań biura.

Rodzaje prac biurowych

Podczas gdy niektórzy ludzie używają tych tytułów zawodowych zamiennie, urzędnicy biurowi i sekretarki różnią się od asystentów administracyjnych. Asystenci administracyjni często potrzebują wyższego wykształcenia i mają więcej obowiązków, w tym kierowanie projektami, a czasem zarządzanie zespołami.

Natomiast urzędnicy i sekretarki zazwyczaj nie potrzebują rozległego wykształcenia poza dyplomem ukończenia szkoły średniej (chociaż istnieją programy szkolnictwa wyższego, które koncentrują się na pracy biurowej i sekretarskiej). Urzędnicy i sekretarki zarządzają codzienną działalnością biura, ale generalnie nie mają obowiązków kierowniczych.

Urzędnicy i sekretarki pracują w różnych branżach, w tym w finansach, biznesie, medycynie, administracji i prawie.Niektóre z tych stanowisk wymagają określonych umiejętności. Istnieją jednak podstawowe umiejętności, które są niezbędne na prawie każdym stanowisku asystenta biurowego i administracyjnego.

Najwyższe umiejętności urzędnicze

Poniższa lista opisuje umiejętności biurowe, których pracodawcy poszukują u kandydatów do pracy. Zawiera szczegółową listę pięciu najważniejszych umiejętności urzędniczych, a także dodatkowe listy powiązanych umiejętności administracyjnych.

Dbałość o szczegóły

Praca biurowa polega na zwracaniu uwagi na codzienne szczegóły biura — rzeczy innych ludzi które można przeoczyć — takie jak odpowiadanie na wiadomości e-mail i śledzenie ich, śledzenie spotkań i przeglądanie dokumenty. Jako urzędnik lub sekretarka ważne jest, aby skupić się na tych szczegółach i nie pozwolić, aby cokolwiek prześlizgnęło się przez szczeliny. Na przykład od urzędników oczekuje się, że przejrzą dokumenty pod kątem literówek lub błędów, zanim zwrócą się do interesariuszy.

• Aktywne słuchanie
• Analityczny
• Pracowitość
• Identyfikacja ryzyka
• Organizowanie podróży
• Obserwacja
• Organizacja
• Planowanie
• Ustalanie priorytetów
• Rozwiązywanie problemów
• Rozumowanie
• Ewidencjonowanie
• Planowanie spotkań
• Zarządzanie czasem
• Pisanie na maszynie

Komunikacja

Pracownicy biurowi muszą mieć silne umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej z przełożonymi, współpracownikami i klientami. Zwykle odbierają telefony, piszą notatki, wysyłają e-maile i witają klientów.Muszą być w stanie mówić i pisać jasno i skutecznie oraz w sposób łatwy do zrozumienia. Urzędnicy i sekretarki na co dzień komunikują się z wieloma różnymi osobowościami, więc wiedzą, jak to zrobić skutecznie komunikować się ze współpracownikami będzie oznaczać różnicę między karierą długoterminową a krótkoterminową jeden.

• Odbieranie telefonów
• Komunikacja
• Korespondencja
• Obsługa klienta
• Delegowanie
• E-mail
• Faksowanie
• Recepcja
• Umiejętności językowe
• Słuchający
• Komunikacja werbalna
• Korekta
• Praca w zespole
• Komunikacja pisemna

Znajomość obsługi komputera

W dzisiejszych czasach umiejętność obsługi komputera ma kluczowe znaczenie dla każdej pracy biurowej. Urzędnicy i sekretarki muszą być szybkimi i dokładnymi maszynistkami. Zwykle są również zobowiązani do wprowadzania danych, dlatego powinni znać program Microsoft Excel i inne oprogramowanie do wprowadzania danych. Powinni także znać inne programy pakietu Microsoft Office, takie jak Word i PowerPoint. Wszelkie dodatkowe umiejętności obsługi komputera, takie jak umiejętność projektowania lub edytowania stron internetowych, będą uważane za duży plus.

• Zobowiązania/należności
• Wprowadzanie danych
• Zarządzanie danymi
• Wizualizacja danych
• Płynność bazy danych
• Publikowanie na komputerze
• Kalendarze cyfrowe (Google, Outlook itp.)
• Komunikacja e-mailowa
• Microsoft Office
• Maszyny biurowe
• Arkusze kalkulacyjne
• Pisanie na maszynie
• Przetwarzanie tekstu

liczenie

Praca biurowa obejmuje liczenie, które wymaga podstawowych umiejętności matematycznych do zrozumienia informacji liczbowych. Niektórzy urzędnicy są do pewnego stopnia odpowiedzialni za księgowość i / lub księgowość firmy, między innymi za obowiązki numeryczne. Urzędnicy, którzy są w stanie pełnić te funkcje szybko i skutecznie, będą się dobrze rozwijać na tych stanowiskach. Jeśli nie jesteś świetnym matematykiem, nie martw się. Tylko upewnij się, że masz podstawowe umiejętności matematyczne i analityczne myślenie.

• Rachunkowość
• Dokładność
• Arytmetyka
• Obliczenie
• Dane do faktury
• Księgowość
• Asygnowanie
• Analityka danych
• Oszacowanie
• Koszt
• Logiczne myślenie
• Organizowanie informacji
• Arkusze kalkulacyjne
• Technologia
• Zrozumienie trendów
• Zważ różne opcje

Organizacja

Urzędnicy i sekretarki muszą być zorganizowani, ponieważ odpowiadają za sprawne funkcjonowanie biura. Do ich zadań będzie należało śledzenie harmonogramu pracodawcy, odpowiadanie na e-maile i telefony oraz prowadzenie akt.

Posiadanie silnych zdolności organizacyjnych pozwoli Ci skutecznie wykonywać te zadania. Pomocne będzie podsumowanie obszarów, w których jesteś zorganizowany i nad czym powinieneś popracować. Na przykład zapisywanie zadań i rzeczy do zapamiętania na karteczkach samoprzylepnych to sposób na zapewnienie, że nic nie zostanie przeoczone.

• Ocena
• Współpraca
• Podejmowanie decyzji
• Delegacja
• Dostarczanie poczty
• Dokumentowanie
• Wydajny
• Piłowanie
• Kierownictwo
• Wielozadaniowość
• Zarządzanie biurem
• Przeoczenie
• Kserowanie i zestawianie
• Organizacja fizyczna
• Planowanie
• Ustalanie priorytetów
• Ewidencjonowanie
• Sortowanie
• Zarządzanie czasem

Rozwiązywanie problemów

Bycie silnym w rozwiązywaniu problemów jest kluczem do skutecznego wykonywania funkcji biurowych i rozwiązywania problemów w miarę ich pojawiania się. W zależności od zakresu Twojej roli będziesz musiał rozwiązywać problemy z klientami, współpracownikami lub usterki techniczne. Robienie tego w odpowiednim czasie, przy jednoczesnym zachowaniu spokoju pod presją, zapewni najlepszy wynik za każdym razem.

• Aktywne słuchanie
• Zdolność adaptacji
• Analizowanie
• Komunikacja
• Kreatywne myslenie
• Krytyczne myślenie
• Narzekania klientów
• Podejmowanie decyzji
• Delegowanie
• Umiejętności emocjonalne
• interpersonalne
• Zrównoważony umysł
• Odporność
• Zarządzanie ryzykiem
• Rozwiązywanie problemów technicznych

Zaradność

Jako urzędnik, umiejętność przystosowania się pomoże ci rozwijać się w szybko zmieniającym się środowisku. Oczekuje się, że wykonasz pracę w czasach zmian i będziesz niezawodnym źródłem informacji dla swoich współpracowników. Skuteczne robienie tego będzie wymagało szeregu umiejętności, od wielozadaniowości i krytycznego myślenia po otwartość umysłu. Może się zdarzyć, że Twój szef lub przełożony nie będzie w stanie pomóc Ci w rozwiązaniu problemu. Jeśli masz zdolność do samodzielnej pracy pod presją, będziesz wyróżniającym się pracownikiem.

• Przenikliwość administracyjna
• Kreatywne myslenie
• Elastyczność
• Obsługa zapytań
• Niezależność
• Monitorowanie inwentaryzacji biura
• Wielozadaniowość
• Otwartość
• Trwałość
• Kserowanie/skanowanie
• Proaktywne
• Rozwiązywanie problemów 
• Badania
• Samodyscyplina

Ważne umiejętności miękkie

Oprócz tych pięciu najważniejszych umiejętności biurowych, najlepsi pracownicy biurowi posiadają również umiejętności miękkie, które często są wrodzonymi cechami osobowości, a nie wyuczonymi kompetencjami.

Należą do nich silne umiejętności interpersonalne, praca zespołowa, elastyczność, niezawodność, zdolność adaptacji i kreatywność. Są to podstawowe cechy kierowników biur, recepcjonistów, asystentów osobistych, asystentów biurowych i asystentów wykonawczych.