Chociaż istnieje wiele czynników, które mogą przyczynić się do sukcesu lub porażki firmy, efektywna komunikacja jest konieczne, jeśli biznes ma odnieść sukces. Dobra komunikacja obejmuje wyraźną komunikację werbalną, doskonałe umiejętności słuchania i skuteczność pisanie biznesowe. Bez tych elementów bardzo prawdopodobne jest załamanie komunikacji.
Częste konflikty spowodowane nieporozumieniami mogą mieć negatywny wpływ na wszystkie firmy, duże i małe. Właściciele małych firm mają jednak przewagę, ponieważ są lepiej przygotowani do dostrzegania potencjalnych problemów z komunikacją i rozwiązywania ich, zanim firma wyrządzi szkody. Poniższe wskazówki pomogą Ci usprawnić proces komunikacji z pracownikami, dzięki czemu unikniesz problemów wynikających z nieporozumień.
Upewnij się, że każde spotkanie ma agendę
Przeciążenie spotkaniami jest złe dla każdej firmy, ale przeciążenie spotkaniami bez dostrzegalnego celu jest jeszcze gorsze. Może to być również przyczyną nieporozumień w komunikacji. Zamiast planować spotkania i mieć nadzieję, że w tym czasie wszystko zostanie zakończone, od samego początku podchodź do spotkań celowo.
Twórz ustalone programy dla każdego zaplanowanego spotkania i udostępniaj je swoim pracownikom na długo przed spotkaniem, aby przygotować scenę do dyskusji. Dobrym pomysłem jest również poproszenie pracowników o dodanie punktów porządku obrad, które chcą omówić przed spotkaniem.
Udostępnij wszystkie prezentacje/dokumenty
Nie każdy dobrze robi notatki podczas spotkań i nie wszystko, co zostało omówione, zostanie zachowane po zakończeniu spotkania. Dlatego tak ważne jest, aby wszyscy uczestnicy otrzymali kopie plików prezentacji lub jakichkolwiek dokumentów omawianych podczas spotkania. Jeszcze lepiej, jeśli możesz udostępnić te pliki przed spotkaniem, aby Twoi pracownicy mogli robić notatki i przeglądać informacje w czasie rzeczywistym.
Usprawnij swoje wiadomości e-mail
Czy kiedykolwiek otrzymałeś tzw e-mail biznesowy który był tak długi i poruszał tak wiele różnych tematów, że byłeś całkowicie zdezorientowany, kiedy skończyłeś go czytać? E-mail to jeden z tych trybów konwersacji, który doskonale wpływa na produktywność, ale może też prowadzić do zamieszania i nieporozumień. Proste nawyki, takie jak utrzymywanie jednego tematu w wiadomości e-mail, dzielenie wiadomości na podtytuły i/lub wypunktowanie punkty, a bycie bardzo opisowym podczas redagowania tematu może być różnicą między przejrzystością a dezorientacja.
Słuchaj uważnie i uważaj na sygnały niewerbalne
Nie cała komunikacja — i nieporozumienia — odbywa się werbalnie. Powyżej omówiliśmy najlepsze praktyki w zakresie komunikacji e-mailowej, które obejmują również inne rodzaje komunikacji pisemnej. Ale co z mową ciała? Ważne jest, abyś był w zgodzie ze swoimi pracownikami i potrafił odbierać sygnały niewerbalne. Może to pomóc w aktywnym rozwiązywaniu problemów, których pracownik może nie czuć się w 100% komfortowo, rozmawiając z tobą bezpośrednio. Pamiętaj, że oprócz komunikacji niewerbalnej ważne jest, aby jako menedżer nie tylko skutecznie komunikować się ze swoimi pracownikami, ale także skutecznie ich słuchać.
Bądź dostępny
Polityka otwartych drzwi może być korzystna dla wszelkiego rodzaju przedsiębiorstw. Bycie dostępnym dla pracowników oznacza, że troszczysz się o ich obawy i chcesz usłyszeć ich opinie. Otwarte drzwi pozwalają pracownikom rozmawiać z tobą o sprawach, które dzieją się w firmie, a które mogą nie być dla ciebie widoczne. Ten rodzaj ułatwień dostępu może zmniejszyć prawdopodobieństwo nieporozumień w Twojej małej firmie.
W środowisku biznesowym bardzo łatwo dochodzi do nieporozumień, ale proaktywne podejście do sposobu komunikowania się ze swoimi pracowników — i umożliwienie im otwartej komunikacji z Tobą — może pomóc Ci uniknąć problemów, z których często wynikają Niezrozumienie. W połączeniu z tymi wskazówkami dotyczącymi komunikacji biznesowej tworzysz fundament dla firmy, która ma potencjał, aby się rozwijać i nie być powstrzymywana przez słabą komunikację.
