Dokumentacja to pisemny i przechowywany zapis zdarzeń związanych z zatrudnieniem pracownika. Dokumenty te składają się z elementów rządowych i prawnie wymaganych, dokumentów wymaganych przez politykę firmy oraz praktyki, dokumenty sugerowane przez najlepsze praktyki w zakresie zasobów ludzkich oraz formalne i nieformalne prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia wydarzenia.
Dokumentacja dotycząca rekordu zatrudnienia
Ewidencja dokumentacji pracownika to pisemna relacja z jego działań, dyskusji, coaching wydajnościowy incydenty, obserwowane naruszenia zasad, działania dyscyplinarne, pozytywny wkład, nagroda i uznanie, dochodzenia, nieosiągnięcie wymagań i celów, ocena wydajności, i więcej.
Pomyśl o dokumentacji zatrudnienia jako o historii relacji pracownika z Twoją organizacją — na dobre i na złe.
Prowadzenie tych rejestrów pozwala pracodawcy i pracownikowi zachować pisemną historię wydarzeń i dyskusji, które miały miejsce wokół określonego wydarzenia. Dokumentacja stosunku pracy stanowi pisemny zapis, który może być niezbędny do poparcia takich czynności jak pracownik
Dokumentacja dotycząca pracowników, jeśli to konieczne, jest na ogół zarówno pozytywna, jak i negatywna. Jest oparta na faktach, a nie osądzająca. Opisuje zdarzenia w miarę ich pojawiania się, a nie w oparciu o opinie i przemyślenia obserwatora na temat zdarzenia. Dokumentacja opisuje również działania, które zostały podjęte w znaczących przypadkach, takich jak oficjalne uznanie pracowników lub podjęcie działań dyscyplinarnych.
Pamiętaj, że musisz stworzyć dokumentację jak najbliżej momentu wystąpienia incydentu, aby zapisy były aktualne, szczegółowe i dokładne.
W postępowaniu sądowym dokumentacja dotycząca wyników pracownika w przeszłości ma często kluczowe znaczenie dla wyniku zdarzenia, którego doświadcza pracodawca. Celem jest przedstawienie rzetelnego obrazu wyników pracownika bez skupiania się wyłącznie na negatywnych wydarzeniach.
Rodzaje dokumentacji
Polityki, procedury, tzw podręcznik pracownika, I plany rozwoju wydajności są również formami dokumentacji, które rejestrują oczekiwane zachowanie pracownika i wymagań w miejscu pracy, aby utrzymać uporządkowane, uczciwe miejsce pracy, w którym pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje.
Protokoły to także pisemne zeznania oskarżonego, oskarżyciela i świadków wrogich wydarzeń w miejscu pracy, które wiążą się z niewłaściwym zachowaniem pracownika, np. molestowanie lub inne poważne wykroczenie.
Dokumentacja ta obejmuje również trwałe zapisy, takie jak podpisany wniosek o zatrudnienie, w formie pisemnej referencje dotyczące zatrudnienia, materiały aplikacyjne, takie jak życiorysy i listy motywacyjne, oraz sprawdzenie przeszłości. Trzymany z dala od akta osobowe pracownika, inne dokumenty, np Formularz I-9 (która weryfikuje uprawnienia pracownika do pracy w USA), podobnie jak dokumentacja medyczna, dokumentacja FMLA i tak dalej.
Dokumentacja może być również nieformalna, na przykład w zapisie rozmów kierownika z pracownikiem w ciągu roku. To jest ważne, by menedżerowie przechowywać tę dokumentację dotyczącą wszystkich swoich członków personelu zgłaszającego. Żaden pracownik nie powinien być wyróżniany ze względu na wyniki do dokumentowania. Takie traktowanie jednego pracownika inaczej niż pozostałych mogłoby zostać później odebrane jako dyskryminacja.
Dokumentacja może mieć charakter formalny i być przechowywana u pracownika akt osobowych. Oczekuje się, że pracownicy podpiszą niniejszą dokumentację, aby potwierdzić, że otrzymali kopię i zapoznali się z jej treścią w całości. Podpis pracownika nie oznacza zgody na oświadczenia zawarte w dokumentacji.
Korzystanie z dokumentacji
Zaleca się również dokumentowanie krytycznych incydentów, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, aby menedżerowie mieli zapis wyników pracowników obejmujący pewien okres czasu.
Organizacje mogą wykorzystywać przechowywaną dokumentację w inny sposób. Mogą to być procedury, instrukcje pracy i instrukcje oprogramowania komputerowego, aby wymienić tylko kilka, ale dla celów działu kadr są to typowe zastosowania dokumentacji. Następna sekcja zawiera instrukcje dotyczące sposobu dokumentowania odpowiednio.
Próbki dokumentacji wydajności
Umożliwi Ci to dokumentowanie wyników pracy pracownika dyscyplina, zakończyć lub sprawiedliwie promować, nagradzać i rozpoznać pracownicy. Bez dokumentacji uzasadnienie któregokolwiek z tych działań jest trudne i potencjalnie ryzykowne dla pracodawcy.
Pracodawca musi unikać wszelkich potencjalnych oskarżeń o dyskryminacyjne traktowanie pracowników. Odkładając na bok wszelkie kwestie prawne, dobrzy pracodawcy chcą stworzyć środowisko pracy, które jest sprawiedliwe, spójne i wspierające cele i plany zawodowe pracowników.
Środowisko to wspierane jest profesjonalną dokumentacją menedżera dotyczącą wyników pracy pracowników – zarówno zachowań pochwalnych, jak i działań wymagających korekty lub poprawy. Sposób ich dokumentowania został szczegółowo omówiony wcześniej. Poniższe sytuacje zawierają więcej przykładów odpowiedniej dokumentacji.
Dokumentowanie spóźnień i absencji
Zło:
Marek zwykle spóźnia się do pracy. Markowi brakuje zbyt wiele pracy.
Prawidłowy:
1 kwietnia: Mark zachorował i opuścił osiem godzin pracy.
4 kwietnia: Mark przybył do pracy o 10 rano, dwie godziny później niż planowany czas rozpoczęcia.
6 kwietnia: Mark zaplanował wizytę u lekarza, a następnie został w domu, aby zainstalować nowy piec.
12 kwietnia: Mark zachorował i opuścił osiem godzin pracy.
Dokumentowanie wydajności
Zło:
Maryja jest niewiarygodna. Prawie nigdy nie robi tego, do czego się zobowiązała.
Prawidłowy:
2 maja: Mary obiecała, że pierwszy szkic propozycji produktu będzie dostępny do przeglądu na dzisiejszym cotygodniowym spotkaniu. Mary nie sporządziła projektu dokumentu zgodnie z oczekiwaniami. Powiedziała, że była zbyt zajęta, a ludzie, których pomocy potrzebowała, nie wrócili z nią.
Kierownik odpowiedział: Jakiej pomocy potrzebowałeś? Informacja? Kto się do Ciebie nie odezwał i czego od niego potrzebowałeś?
Carl i Michael musieli informować Mary o swoich postępach.
Co sprawia, że jesteś tak zajęty, że nie masz czasu, aby dotrzymać swojego zobowiązania? Podejmuje zbyt wiele zobowiązań z ograniczonymi godzinami na ich wypełnienie.
Co mogę zrobić żeby ci pomóc?
Kiedy udostępnisz projekt dokumentu do wglądu?
Podsumowując
Te przykłady zawierają przegląd tego, jak wygląda efektywna dokumentacja w porównaniu z dokumentacją, która jest napisana niepoprawnie. Postępuj zgodnie z tą radą, aby skutecznie i zgodnie z prawem dokumentować zasady, wyniki i wydarzenia w miejscu pracy.
Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie iprawa pracy a przepisy różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawnąlub pomoc ze strony władz stanowych, federalnych lub międzynarodowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
