Śledzenie i rozliczanie czasu klientów jest ważną częścią pracy w kancelarii prawnej. Wzmacniacz, współpracownicy, asystentów prawnych, personel wsparcia procesowego, a inni sędziowie mierzący czas rozliczają swój czas w sześcio-, dziesięcio- lub piętnastominutowych odstępach, w zależności od polityki firmy i wytycznych klienta. Jeśli nie wystawisz faktury za swój czas, firma nie może wystawić faktury klientowi, a firma nie otrzymuje wynagrodzenia. Dlatego wiedza o tym, jak rozliczać czas w kancelarii prawnej, jest ważna dla sukcesu Twojego i Twojej firmy.
Wraz ze wzrostem opłat prawnych klienci stali się bardziej świadomi kosztów i bardziej obeznani z technologią. W związku z tym klienci badają rachunki prawne dokładniej i wykorzystując różnorodne aplikacje bazodanowe do elektronicznego sortowania i analizowania danych rozliczeniowych. Rosnący trend w kierunku e-faktur (faktur elektronicznych) poddał faktury prawne wzmożonej kontroli, negocjacjom i sporom.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w rozliczaniu czasu, czy też weteranem chronometrażu, poniższe wskazówki mogą pomóc w tworzeniu szybkich, dokładnych i precyzyjnych wpisów czasu.
Twórz szczegółowe opisy płatności
Szczegółowe opisy zadań to podstawowy element dobrze sporządzonej faktury. Ważne jest, aby opis twoich wysiłków zawierał wystarczająco szczegółowe informacje, aby recenzent mógł ocenić charakter i wartość zadania.
Znalezienie właściwej równowagi między zwięzłością a szczegółowością może być trudne. Opis zadania, który jest zbyt długi i rozwlekły, zwiększa niejednoznaczność i osłabia zrozumienie. Zbyt krótki opis utrudnia ocenę odpowiedniości wykonanego zadania i poświęconego czasu. Na przykład zwroty pobieżne, takie jak „przegląd pliku”; „przygotowanie do próby” i „przegląd dokumentów” niewiele mówią o tym, co zrobiłeś i dlaczego zaangażowałeś się w określone zadanie. Zamiast „przeglądu dokumentów” lepszym, bardziej precyzyjnym opisem jest „Przegląd drugiego zestawu przesłuchań powoda”.
Unikaj płatności blokowych
Rozliczanie blokowe to praktyka umieszczania grupy zadań w podsumowaniu bloku pod pojedynczym wpisem czasu. Na przykład: „Projekty wniosków o przesłuchanie; konferencja telefoniczna z dr Brownem w sprawie: ekspertyzy; podsumować zeznanie pana Smitha; przeglądać i korygować korespondencję z adwokatem strony przeciwnej. 7,3 godziny”.
Klienci postrzegają fakturowanie blokowe jako strategię mającą na celu ukrycie nieefektywności. Co więcej, wiele sądów nie zezwala na rozliczanie grupowe, ponieważ utrudnia to skuteczny zwrot kosztów obsługi prawnej po wydaniu wyroku. Bardziej efektywnym sposobem rozliczania jest wyszczególnienie każdej niezależnej czynności i odpowiadającego jej czasu.
Szybko nagrywaj czas
Rejestrowanie czasu natychmiast po wykonaniu zadania to najlepszy sposób na zapewnienie dokładności. Próba rekonstrukcji działań z dnia (tygodnia lub miesiąca) po fakcie jest trudna i zachęca do „dopełnienie” czasu, czyli praktyka polegająca na zawyżaniu faktycznego czasu spędzonego na zadaniu w celu wypełnienia luk w nieuwzględnionych czas.
Wprowadzanie każdego zadania do oprogramowania do pomiaru czasu może okazać się niepraktyczne w momencie jego ukończenia. Dlatego mądrze jest opracować system rejestrowania czasu, który zachęca do szybkiego mierzenia czasu. Niektórzy sędziowie mierzący czas dyktują każde zadanie natychmiast po jego wykonaniu i przepisują je na koniec dnia. Innym łatwiej jest prowadzić notatnik czasu, zapisując ręcznie każde zadanie, a następnie wprowadzając je lub prosząc sekretarkę o wprowadzanie go na koniec dnia, tygodnia lub okresu rozliczeniowego.
Pamiętaj o swoich odbiorcach
Podobnie jak w przypadku każdego dokumentu, który przygotowujesz do recenzji innej osoby, ważne jest, aby podczas rejestrowania wpisów czasu pamiętać o odbiorcach. Możesz znać osobę przeglądającą twoje rachunki, na przykład radcę prawnego przydzielonego do akt. Zrozum jednak, że recenzja może się na tym nie skończyć. W wielu przypadkach faktura jest przetwarzana przez wiele osób na różnych poziomach wewnątrz i na zewnątrz firmy, w tym przedstawicieli zawodów prawniczych, księgowych w firmie klienta i osób trzecich audytorzy. Podczas rejestrowania czasu najlepiej unikać skrótów, slangu i złożonego żargonu. Używaj zwięzłej terminologii prawniczej, ale pamiętaj, że Twoje karty czasu pracy mogą być przeglądane przez osoby nieprzeszkolone w zakresie prawa.
Zapoznaj się z zasadami rozliczeń klientów
Każdy klient ma własne zasady i procedury rozliczeniowe. Zasady te są często zawarte w liście motywacyjnym klienta lub umowie o pracę. Te zasady rozliczeń mogą określać ograniczenia kadrowe, wytyczne budżetowe, zasady wydatkowania i szczegółowe wytyczne dotyczące terminowości. Uświadamiając sobie podstawowe zasady już na samym początku, możesz bardziej odpowiedzialnie rozliczać swój czas i spełniać oczekiwania klientów.
Klienci korporacyjni coraz częściej korzystają z rozliczeń zadaniowych. Rozliczenia oparte na zadaniach śledzą rozliczenia firmy według zadań sporu sądowego. Każdej czynności merytorycznej przypisany jest kod komputerowy, który jest wstępnie wybrany przez klienta. Zakodowana faktura jest następnie elektronicznie sortowana i analizowana, umożliwiając dogłębną analizę faktury. Częścią zapoznania się z polityką rozliczeniową klienta jest poznanie i prawidłowe zastosowanie niezliczonej liczby specjalistycznych kodów rozliczeniowych opartych na zadaniach, unikalnych dla każdego klienta.
