Podczas planowania spotkania biznesowego, konferencji lub innego profesjonalnego wydarzenie, obecność jest kluczowym kryterium sukcesu. Chcesz przyciągnąć wystarczającą liczbę gości, aby zapełnić miejsca, spełnić oczekiwania i sprawić, by wydarzenie odniosło finansowy sukces. Uczestnicy chcą uczyć się nowych informacji i wchodzić w interakcje z rówieśnikami i liderami w swojej dziedzinie.
Zwiększenie frekwencji i przyciągnięcie odpowiednich osób na wydarzenie nie dzieje się przypadkowo. Najbardziej udane spotkania wykraczają poza przemówienia z gwiazdami i inspirujące prezentacje, aby stworzyć profesjonalne, wartościowe i przyjazne środowisko dla wszystkich. Proces ten rozpoczyna się na początkowych etapach planowania.
Stwórz silny program
The porządek obrad wydarzenia jest pierwszą rzeczą, na którą zwrócą uwagę uczestnicy, podejmując decyzję o udziale. Wybierz silny motyw główny, aby zakotwiczyć wydarzenie, a następnie uporządkuj warsztaty, panele, przemówienia i inne części programu, aby zapewnić wartościową i zróżnicowaną zawartość w ramach tego tematu.
Ustalając program, weź pod uwagę potrzeby zarówno uczestników, jak i prezenterów. Zostaw dużo czasu na przerwy i posiłki oraz zorganizuj dzień wokół dużych wydarzeń, w których chcesz, aby wszyscy uczestniczyli.
Jeśli będziesz mieć wiele warsztatów lub dyskusji panelowych jednocześnie, rozplanuj wydarzenia prowadzone przez głównych prelegentów, aby wszyscy mieli szansę ich usłyszeć.
Weź pod uwagę logistykę
Nawet przy najlepszym programie i najciekawszych prelegentach logistyka będzie miała wpływ na Twoją frekwencję. Podczas planowania dat, godzin i lokalizacji wydarzenia pamiętaj o potrzebach zarówno uczestników, jak i branży.
- Jak długo trwa Twoje wydarzenie i jak lokalni są uczestnicy? Krótkie zdarzenia mogą mieć miejsce w ciągu dnia roboczego lub bezpośrednio po nim. Wielodniowe wydarzenia mogą wymagać zaplanowania na weekend.
- Czy w Twojej branży są sezony pracowite lub popularne wydarzenia, które już się odbyły? Zaplanuj swoje wydarzenie w czasie, który będzie miał mniejszą konkurencję o frekwencję.
- Czy uczestnicy będą musieli podróżować lub zostać na noc? Wybierz lokalizację dogodną pod względem zakwaterowania, lotnisk lub innych środków transportu. Zastanów się nad wynegocjowaniem obniżonej stawki hotelowej dla uczestników, zarówno w miejscu, w którym odbywa się wydarzenie, jak i w pobliżu.
- Gdzie organizujesz wydarzenie? Jeśli jest to w Twojej firmie, musisz zaplanować miejsca do siedzenia, jedzenie i parking. Jeśli jest to hotel lub centrum kongresowe, wybierz Lokalizacja z doświadczeniem w planowaniu podobnych wydarzeń.
Jeśli masz nadzieję na zorganizowanie corocznego lub powtarzalnego wydarzenia, podczas planowania logistyki bądź wrażliwy na potrzeby uczestników. Ułatwienie udziału w wydarzeniu i wypracowanie reputacji punktualnego rozpoczęcia i zakończenia imprezy.
Wykorzystaj techniki marketingowe
Traktuj swoje wydarzenie jak każdą inną część swojej firmy i opracuj mieszanka marketingowa używać do reklamy i promocji.
- Zidentyfikuj grupę docelową. Kim są idealni uczestnicy Twojego wydarzenia? Co ich obchodzi? Czy każdy z branży może wziąć udział, czy tylko osoby, które zaprosisz osobiście? Czy próbujesz połączyć osoby o podobnej randze i doświadczeniu lub przyciągnąć uczestników na różnych etapach ich kariery?
- Ustal konkretne punkty odniesienia. Jak duże będzie Twoje wydarzenie? Ilu chcesz uczestników? Jakie cele starasz się osiągnąć?
- Opracuj marketing mix. Utwórz plan promocji wydarzenia w oparciu o grupę docelową i cele wydarzenia. Czy będziesz reklamować się otwarcie, w Internecie lub w magazynach branżowych? Wykorzystać optymalizację pod kątem wyszukiwarek, aby przyciągnąć ludzi do witryny wydarzenia? Wysyłać tylko osobiste zaproszenia do wybranej listy gości?
Sposób generowania zainteresowania będzie zależał od wielkości i zakresu wydarzenia. Ale bez względu na to, jak duży jest i kto jest twoją grupą docelową, używając tradycyjnego marketingu i techniki sprzedaży może pomóc zwiększyć frekwencję.
Zaproś wcześniej
Jednym z kluczy do osiągnięcia dużej frekwencji na wydarzeniu jest wczesne zapraszanie ludzi i kontynuacja. Harmonogram zaproszeń może obejmować:
- Zaproś i potwierdź głównych prezenterów lub prelegentów na jak najwcześniejszym etapie procesu planowania.
- Przed wysłaniem zaproszeń wspomnij o wydarzeniu gościom, których Ty (lub Twój zespół) znasz osobiście.
- Wyślij papierowe lub elektroniczne zapisywanie daty do osób lub organizacji, które masz nadzieję, że wezmą udział.
- Wysyłaj papierowe lub elektroniczne zaproszenia, w tym najważniejsze punkty programu i gości specjalnych, wraz z prośbą o RSVP.
- Prześlij ponownie szczegółowe zaproszenie ze spersonalizowaną notatką do współpracowników lub znajomych, których znasz.
- Skontaktuj się z zaproszonymi osobami, które jeszcze nie wysłały RSVP na miesiąc przed wydarzeniem.
- Wyślij potwierdzenie wydarzenia do uczestników na tydzień przed planowanym wydarzeniem (elektronicznie lub telefonicznie, w zależności od liczby uczestników).
- Kontynuuj po wydarzeniu za pośrednictwem poczty e-mail, aby poprosić o opinię lub ogłosić nadchodzące wydarzenia, którymi uczestnicy mogą być również zainteresowani.
Wyślij osobiste zaproszenia
Bez względu na to, kim są Twoi odbiorcy docelowi, wysyłanie osobistych zaproszeń może być cennym sposobem na zabezpieczenie uczestników i wywołanie emocji związanych z wydarzeniem. Goście, którzy otrzymują osobiste zaproszenia, chętniej odpowiedzą twierdząco, nawet jeśli jeszcze nie znają Ciebie ani Twojej organizacji.
Wyślij fizyczne zaproszenie wraz z osobistą notatką lub telefonem do przyjaciół, współpracowników i znajomych, a także znanych gości, których nie znasz, ale masz nadzieję, że będą obecni.
W przypadku niektórych wydarzeń pomocne może być podzielenie się tą odpowiedzialnością. Lista gości wydarzenia jest często zestawiana z list kontaktów, które są utrzymywane przez różne osoby i osoby mające najbliższe relacje z zaproszonymi powinny skierować bezpośrednie zaproszenie do swoich goście.
Jeśli planujesz duże sympozjum lub konwencję z setkami uczestników, zaproszenie wszystkich osobiście nie będzie wykonalne. Ale przy planowaniu większych wydarzeń nawet kilka osobistych zaproszeń może zdziałać wiele. Zidentyfikuj głównych graczy w swojej branży, z którymi chcesz nawiązać kontakty lub którzy mogą podnieść rangę Twojego wydarzenia, a następnie skontaktuj się z nimi telefonicznie lub e-mailem.
Śledź i dziękuj uczestnikom
Wielu uczestników docenia otrzymywanie dodatkowych materiałów informacyjnych, slajdów prezentacji, zalecanych lektur lub innych materiałów, do których mogli się odwoływać prowadzący. Kontynuacja to doskonała okazja do podzielenia się tymi informacjami, przekazania podziękowań tym, którzy w niej uczestniczyli, i rozpoczęcia publikowania wszelkich dodatkowych wydarzeń, które planujesz na przyszłość.
Kolejne e-maile i wysyłki to także doskonały moment na zebranie opinii na temat wydarzenia za pomocą ankiety online, formularza wysłanego pocztą lub komentarzy e-mailowych. Na przykład:
- Czy uczestnicy czuli, że materiał omawiany w prezentacjach i przemówieniach odpowiadał ich oczekiwaniom?
- Czy wydarzenie dostarczyło cennych okazji do nawiązania kontaktów lub nauki?
- Czy impreza spełniła oczekiwania gości?
- Gdzie było miejsce na ulepszenia?
- Co według uczestników było najważniejszym wnioskiem płynącym z wydarzenia?
- Czy w przyszłości wezmą udział w podobnym wydarzeniu?
Tego rodzaju informacje zwrotne mogą pomóc Ci zrozumieć, gdzie Twoje wydarzenie się powiodło, a gdzie nie, co pozwala usprawnić proces planowania wszelkich przyszłych spotkań lub konferencji.
