9 Umiejętności facylitacji spotkań dla menedżerów do przećwiczenia

Spotkania mogą być okazją do dzielenia się pomysłami, omawiania wyzwań i określania planów działania lub mogą skończyć się bezproduktywnym marnowaniem czasu. Niestety, menedżerowie są często głównymi współtwórcami do dysfunkcji procesu spotkania. Potrzebujesz umiejętności, aby właściwie prowadzić spotkania.

Wzmacnianie umiejętności prowadzenia spotkań

Z definicji ułatwianie oznacza „ułatwianie lub zmniejszanie trudności; pomóż naprzód”. Aby menedżer mógł ułatwić spotkanie (zamiast je prowadzić), musi być gotów zrezygnować ze swojej władzy i być otwarty na różne wyniki i podejścia.

Gdzie menedżerowie popełniają błędy podczas spotkań

Wielu menedżerom wydaje się, że wiedzą, jak „prowadzić” spotkanie. To oni ustalają porządek obrad, rozmawiają i podejmują wszystkie decyzje. Chociaż menedżerom może się to wydawać łatwe i skuteczne, często jest to strata czasu ludzi i nie wykorzystuje kreatywnego potencjału zespołu.

W rzeczywistości ma to odwrotny skutek, ponieważ pracownicy mają tendencję do wycofywania się, zwracając się do kierownika, który chce rządzić.

Te pomysły dla menedżerów na wszystkich poziomach wzmocnią ich umiejętności prowadzenia spotkań w celu poprawy wydajności spotkań.

Menedżerowie umiejętności muszą ułatwiać spotkania

Właściwy Facylitacja spotkania polega na dotarciu do każdego na spotkaniu zaangażowana w identyfikację i rozwiązywanie problemów. Zespoły prawie zawsze opracują lepsze, bardziej kreatywne rozwiązania, niż jakikolwiek menedżer byłby w stanie samodzielnie. Zespoły chętniej wspierają też wdrażanie rozwiązań, które pomogły stworzyć. Możesz podzielić te umiejętności prowadzenia spotkań na trzy różne kategorie:

1. Planowanie spotkania
2. Prowadzenie spotkania
3. Rozwiązywanie problemów ze spotkaniami

Jak zaplanować spotkanie

Zanim rozpoczniesz jakiekolwiek spotkanie potrzebujesz porządku obrad. W przypadku wspólnego spotkania poproś uczestników spotkania, aby powiedzieli ci, jakie problemy musi rozwiązać zespół lub jakie zmiany musi wprowadzić zespół. Upewnij się, że tematy pozwalają na uczestnictwo w grupie. Facylitacja spotkania różni się od przedstawiania informacji na spotkaniu.

1. Włącz zaangażowanie w grupę

Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na zaangażowanie grupy i nie próbuj rozwiązać zbyt wielu problemów w krótkim czasie. Jednak zbyt dużo czasu może również skutkować niekończącym się cyklem „no, a co z…”. Upewnij się, że Twój program mieści się w czasie przeznaczonym na spotkanie. Potrzebne umiejętności obejmują te.

• Umiejętności prowadzenia grupy
• Planowanie spotkania
• Rozwiązywanie problemów
• Podejmowanie decyzji
• Rozwój agendy

2. Upewnij się, że zapewniasz odpowiednią logistykę

Starannie wybierz miejsce i czas spotkania. Jeśli spróbujesz wcisnąć 15 osób do sali konferencyjnej z sześcioma krzesłami, spotkanie zakończy się katastrofą. Kiedy ludzie czują się nieswojo, nie widzą się, nie słyszą lub są głodni, ucierpi na tym wynik spotkania.

Dowiedz się, jak wykorzystywać logistykę jako sposób na zachęcanie do aktywnego uczestnictwa i usuwanie barier. Trzeba to wszystko zaplanować z wyprzedzeniem. Wysłanie kogoś w trakcie spotkania w celu zamówienia kanapek sprawia, że ​​spotkanie jest mniej efektywne. Planowanie logistyczne obejmuje te umiejętności.

• Planowanie i doświadczenie logistyczne
• Podejmowanie decyzji
• Rozważne uwzględnianie potrzeb innych

3. Nagrywanie protokołu spotkania

Ostatnia, krytyczna część planowania spotkania jest protokół ze spotkania. Kto je weźmie? Kto je będzie dystrybuował? Jeśli nie masz wyznaczonej osoby administracyjnej, rozważ wykonanie jej samodzielnie lub rotację odpowiedzialności między członkami zespołu. Jeśli Jane sporządziła protokół w zeszłym tygodniu, w tym tygodniu kolej na Johna. Jeśli używasz tablicy lub flipchartu do zbierania pomysłów, daj osobie piszącej wystarczająco dużo czasu, aby je poprawnie udokumentować.

• Umiejętności robienia notatek
• Istotność dokumentacji 
• Zrozumienie różnorodności i integracji

Jak przeprowadzić spotkanie

Dzięki solidnemu programowi, dobrej lokalizacji i odpowiednim poczęstunkom jesteś gotowy na spotkanie. Aby Twoje spotkanie było wspaniałym spotkaniem roboczym (a nie tylko zrzutem informacji), musisz wykazać się odpowiednimi umiejętnościami facylitowania spotkania.

Aby to zrobić, będziesz chciał skupić się na tych trzech elementach facylitacji spotkań.

1. Zadawać pytania

Świetne pytania stymulują wielką dyskusję. Artykuł, "70 niesamowitych pytań coachingowych z wykorzystaniem modelu GROW”, zawiera kilka znakomitych zachęt do dyskusji.

•  Zadawaj pytania, aby uzyskać dodatkowe informacje
• Zadawaj pytania, aby poznać różne punkty widzenia
• Zadawaj pytania, aby zaznaczyć obszary zgody i niezgody
• Zadawaj pytania, aby potwierdzić, że naprawdę słyszysz, jaki wkład mają członkowie zespołu
• Zadawaj pytania, aby to ustalić dzielisz się znaczeniem z członkami zespołu

2. Wykaż się aktywnym słuchaniem

Aktywne słuchanie na to pozwala naprawdę i głęboko wiedzieć że ty i osoba słuchasz, aby podzielić się znaczeniem i doszli do przemyślanego zrozumienia wzajemnych stanowisk. Kiedy parafrazujesz, sprawdzasz zrozumienie i zadajesz dodatkowe pytania, zachęca to do większego uczestnictwa i utrzymuje płynność dyskusji.

• Kiwaj głową i wykonuj inne odpowiednie gesty, aby pokazać, że rozumiesz
• Powtórz to, co usłyszałeś, drugiej stronie, aby wiedzieć, że podzielasz znaczenie
• Zadawaj pytania, aby wyjaśnić wszystko, czego nie jesteś pewien
• Zadawaj pytania uzupełniające, aby jeszcze bardziej poszerzyć swoje zrozumienie
• Używaj słów takich jak „ah-ha”, „tak, rozumiem” itp., aby pokazać, że rozumiesz

3. Poprowadź właściwą sesję burzy mózgów

Większość ludzi myśli, że już wiedzieć, jak przeprowadzić burzę mózgów. Jednak zwykle tego nie robią. W zbyt wielu sytuacjach skuteczność burzy mózgów jest ograniczona przez słabe zarządzanie procesem, silną presję społeczną lub polityczną oraz słabe umiejętności facylitacji. Wiele osób nigdy tak naprawdę nie doświadczyło potęgi dobrze przeprowadzonej burzy mózgów.

• Ćwicz skuteczne umiejętności facylitacji
• Zarządzaj wprowadzaniem pomysłów przez uczestników
• Upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają równe szanse na zabranie głosu
• Zarządzaj konkurencyjnymi rozmowami i osobami rozmawiającymi ze sobą
• Opracuj skuteczny sposób zawężenia wyborów z burzy mózgów do możliwej do opanowania liczby
• Rozwiąż wszelkie pojawiające się konflikty

Jak rozwiązywać problemy na spotkaniu

Drugi typ spotkania wymaga innych umiejętności facylitowania spotkania. Nie musiałbyś się spotykać, gdyby wszyscy zgodzili się już na rozwiązanie. Spotykasz się, aby dzielić się informacjami i opracowywać odpowiedzi, a to oznacza, że ​​musisz zbliżyć ludzi. Oto umiejętności, których będziesz potrzebować.

1. Umiejętności budowania konsensusu

Konsensus nie oznacza, że ​​wszyscy muszą zgadzać się z jakąś decyzją. Oznacza to, że każdy miał okazję podzielić się swoimi punktami widzenia (potencjalnie poprzez burzę mózgów) i zaproponować pomysły. W związku z tym kluczem do konsensusu jest to, że wszyscy członkowie zespołu zgadzają się wspierać kierunek, nawet jeśli nie był to ich pierwotny wybór.

• Właściwa facylitacja spotkania poprowadzi grupę od dzielenia się pomysłami do opracowanie skutecznej decyzji.
• Osiągnięcie konsensusu zajmuje więcej czasu, ale zwykle zyskuje większe poparcie całej grupy. Pamiętaj jednak, że konsensus nie jest ostatecznym celem.
• Najważniejsza jest skuteczna decyzja dotycząca danego problemu.

2. Umiejętności rozwiązywania konfliktów

Ilekroć jest sala pełna ludzi zaangażowanych w rozwiązanie problemu, konflikt jest nieunikniony. W rzeczywistości konflikt dotyczący zadania lub problemu jest postrzegany przez naukowców zespołowych jako część procesu skutecznego podejmowania decyzji. Menedżer musi się tego nauczyć wykorzystać siłę konfliktu w pozytywny sposób.

• Zarządzaj dyskusją, aby wysłuchać wszystkich punktów widzenia
• Poprowadź dyskusję, aby zidentyfikować obszary zgody i niezgody
• Wykorzystaj umiejętności facylitacji, aby niektórzy uczestnicy poczuli się wysłuchani

3. Umiejętności komunikacji niewerbalnej

Podczas gdy badacze spierają się o dokładne wartości procentowe, większość zgodziłaby się, że ponad 50% komunikacji to komunikacja niewerbalna.

• Menedżer musi być w stanie odczytać ton i mowę ciała grupy, aby ocenić ich poziom zaangażowania, szczerości i zaangażowania.
• Twoje zrozumienie komunikacji niewerbalnej może pomóc zobaczyć, kiedy istnieje prawdziwa zgoda, a kiedy umowa ustna, aby zakończyć spotkanie.
• Bądź świadomy języka ciała jako sposobu doświadczania całościowego głosu komunikacyjnego jednostki lub zespołu.