Nie jest tajemnicą, że hotelarze zawsze szukają sposobów na spotkanie i planiści wydarzeń którzy mogą wybrać hotele i inne miejsca na spotkania, wyjazdy motywacyjne, konferencje i wystawy.
Wiele hoteli korzysta z internetowych witryn zawierających zapytania ofertowe dotyczące hoteli, takich jak Conventionplanit.com I sabrehotelrfp.com w celu promowania ich możliwości w zakresie obsługi spotkań i konferencji. Opracowali także własne formularze zapytania ofertowego online.
Wielu planistów niechętnie wysyła zapytania ofertowe dotyczące hoteli za pośrednictwem wyszukiwarek stron trzecich, woląc przesyłać zapytania o oferty hotelowe bezpośrednio do centrów hotelowych i konferencyjnych.
Informacje w zapytaniu ofertowym hotelu
Rada Przemysłu Kongresowego stworzyła przydatne narzędzia wymiany praktyk akceptowanych podczas wydarzeń (APEX), aby pomóc w przygotowaniu zapytania ofertowego.
Podstawowe elementy zapytania ofertowego dotyczącego hotelu powinny obejmować:
- Podstawowe dane kontaktowe osoby składającej wniosek (imię i nazwisko, stanowisko, organizacja, adres, telefon, adres e-mail itp.)
- Daty wydarzeń (podaj co najmniej dwie różne opcje)
- Potrzebne bloki pokojowe (daty i numery pokoi gościnnych)
- Zapytania o sale konferencyjne (daty, rozmiary sal, ilości)
- Wymagania dotyczące żywności i napojów
- Wymagania dostępności
- Wymagania dotyczące wysyłki i odbioru
- Inne istotne informacje
Korzystanie z narzędzi RFP
Ponadto, Globalne Stowarzyszenie Podróży Biznesowych (GBTA) zapewnia swoim członkom obszerne narzędzie do składania zapytań ofertowych dla hoteli, które planiści wydarzeń mogą chcieć wziąć pod uwagę. Elementy zapytania ofertowego dotyczącego hotelu GBTA obejmują:
- Informacje ogólne o obiekcie hotelowym
- Informacje ogólne o osobie składającej zapytanie ofertowe
- Szczegóły umowy dotyczącej pokoju gościnnego
- Wielkość całkowitej powierzchni konferencyjnej hotelu
- Łączna liczba sal konferencyjnych
- Wielkość największej sali balowej lub konferencyjnej w hotelu
- Wysokość sufitu dla największej sali balowej lub konferencyjnej
- Dostępność stałej sali konferencyjnej
- Liczba osób mieszczących salę konferencyjną
- Dostępność dedykowanej powierzchni wystawienniczej
- Wielkość powierzchni wystawienniczej
- Odległość do centrum kongresowego w okolicy
- Nazwa centrum kongresowego
- Procent podatku na żywność i napoje
- Procent opłaty za obsługę bankietową
- Polityka podatkowa dotycząca opłat za obsługę bankietową
- Dostępność wewnętrznych usług audiowizualnych (A/V).
- Polityka rabatowa na wewnętrzne usługi A/V
- Możliwość korzystania z zewnętrznych dostawców A/V
- Liczba sal konferencyjnych z bezprzewodowym, szybkim łączem internetowym
- Liczba sal konferencyjnych z możliwością wideokonferencji
- Opłata za korzystanie z własnych dostawców A/V
- Akceptowalne metody płatności
- Stawki za pakiet spotkań
Ponadto pomocne jest podzielenie się z personelem sprzedaży hotelu rodzajem wydarzenia, ponieważ pozwala to uzyskać wgląd w cele spotkania.
Dobra wiadomość dotycząca współpracy z hotelami jest taka, że większość z nich powinna mieć spore doświadczenie w organizowaniu podobnych wydarzeń razem, a świetny menedżer ds. sprzedaży lub cateringu będzie mógł udostępnić więcej szczegółów na temat sposobów pomocy w spełnieniu wymagań cele.
