Podziękowanie darczyńcy kończy jedną transakcję, ale buduje pomost do przyszłego wsparcia i głębszego zaangażowania. Zrób to dobrze, a będziesz na najlepszej drodze do przyszłego sukcesu w pozyskiwaniu funduszy.
Oto dziesięć wskazówek, jak sprawić, by ten list z podziękowaniami był odpowiedni.
Pobierz to szybko pocztą
Czterdzieści osiem godzin to idealny czas na list z podziękowaniami. Jeśli to niemożliwe, staraj się nie przekraczać tygodnia. Chcesz, aby darczyńca pamiętał, że przekazał darowiznę, aby twoje podziękowania wzmocniły jego działanie i nagrodziły go za dawanie.
Szybkie dostarczenie listu sprawi, że nazwa Twojej organizacji charytatywnej utkwi w pamięci darczyńcy, zapewni go, że otrzymałeś darowiznę i zaimponuje mu swoją skutecznością i troskliwością.
Nawet darczyńcy online powinni otrzymać list z podziękowaniami wysłany pocztą, ale jest to kosztowne, a wiele organizacji non-profit przenosi się do internetu tak często, jak to możliwe. W takim przypadku upewnij się, że Twój darczyńca online nie otrzymał właśnie potwierdzenia e-mailem. Poświęć trochę czasu, aby spersonalizować wysłane e-mailem podziękowanie i zamień je w coś niezapomnianego.
Zapoznaj się z najlepszymi praktykami dla e-maile z podziękowaniami. W pełnych skrzynkach e-mail list z podziękowaniami może pozostać niezauważony, więc zwracaj na niego uwagę wiersz tematu i upewnij się, że wiersz „od” wyraźnie identyfikuje Twoją organizację.
Istnieje wiele przeszkód w podziękowaniu dawcy przez e-mail, o których możesz zapomnieć. Musi pozostać pozafolder SPAM, przyciągnij uwagę dawcy i zachęć go do otwarcia wiadomości. Nie pozwól, aby łatwość obsługi i relatywnie niski koszt poczty elektronicznej przesłoniły Ci jej wady.
Uczyń to osobistym
Spersonalizuj swój list z podziękowaniami za pomocą imienia i nazwiska darczyńcy (sprawdź dokładnie pisownię i nigdy nie nazywaj Panią Panem) i napisz bezpośrednio do tej osoby. Imiona mają moc.
To, co działa w przypadku listu dotyczącego zbierania funduszy, działa również w przypadku listu z podziękowaniami. Na przykład użyj zaimki osobowe, takie jak „ty”, „my” i „ja”.
Dołącz informacje o dawcy, na przykład, jak długo jest dawcą lub czy podobało ci się spotkanie z nim na ostatnim wydarzeniu. Być może darczyńca otrzymał nagrodę lub awans. Możesz dodać coś na ten temat do swojego listu.
Dobry system ewidencji dawców będzie Twoim najlepszym przyjacielem, jeśli chodzi o ten poziom personalizacji. Większość systemów, nawet tych niskobudżetowych, ma możliwość przechwytywania aktualnych informacji o Twoich darczyńcach.
Kiedy ostatnio dawali? Czy zgłosili się na ochotnika? Kiedy ostatni raz darczyńca miał kontakt z Twoją organizacją i jaki był charakter tej interakcji?
Jeśli jest to dawca po raz pierwszy, wyślij pakiet powitalny i poproś dawcę o subskrypcję biuletynów i ogłoszeń.
Jeśli dziękujesz długoletniemu darczyńcy, rozważ a odręczna notatka zamiast oficjalnego listu, lub kolejny kreatywny sposób na podziękowanie.
Skoordynuj to z motywami kampanii
Skoordynuj podziękowania z apelem lub kampanią, która przyniosła darowiznę.
Przygotuj szablon listu z podziękowaniami podczas pisania materiałów dotyczących pozyskiwania funduszy. Pomyśl o tym jako o części pakietu kampanii. Jeśli darowizna jest odpowiedzią na jakiś inny bodziec — na przykład wydarzenie, które zainscenizowałeś — powiąż list z tym wydarzeniem.
Zatoczenie pełnego koła z powrotem do apelu poprawia lepkość nazwy Twojej organizacji w umyśle darczyńcy. Jest to również uspokajające dla dawcy.
Jeśli darowizna jest odpowiedzią na konkretny apel e-mailowy, opracuj stronę docelową po przekazaniu darowizny w swojej witrynie specjalnie dla tych darczyńców.
Generic odpada. Konkretność tego, co zobaczył dawca, co zmusiło go do dawania, jest koniecznością. Na przykład, jeśli ofiarodawca przekazał darowiznę na rzecz ofiar trzęsienia ziemi, upewnij się, że podziękowanie odnosi się do tej sytuacji.
Korzystaj z historii, aby łączyć darczyńców z wynikami
Pomóż darczyńcom wyobrazić sobie, jak zostały wydane ich pieniądze. Najlepszym sposobem na to jest opowiedzenie historii o konkretnej osobie, której pomogła darowizna. Historia nie musi być strasznie długa. Wystarczy kilka zdań i podanie imienia i nazwiska osoby, aby wzbudzić empatię u darczyńcy.
Uczyń swojego dawcę bohaterem tych historii. On lub ona umożliwił tę historię. Prowadź spis historii o dobrych rzeczach, które osiąga Twoja organizacja charytatywna. następnie skonfiguruj bloki kopii, używając tych historii i umieść je odpowiednio w listach z podziękowaniami.
Częsta zmiana historii sprawi, że Twoje listy będą świeże i ułatwią wysyłanie wielu listów bez konieczności tworzenia każdego z nich zupełnie nowego.
Nawet jeśli obsługujesz osoby znajdujące się w trudnej sytuacji i musisz chronić ich tożsamość, istnieją sposoby na opowiedzenie ich historii bez narażania ich prywatności.
Niech prawdziwa osoba podpisze twoje listy
Unikaj podpisów cyfrowych, chyba że wysyłasz jednocześnie tysiące listów. Nawet wtedy rezerwuj listy, które trafiają do darczyńców przekazujących znaczne darowizny do podpisania przez twojego dyrektora wykonawczego, prezesa zarządu lub przewodniczącego wolontariuszy zajmujących się pozyskiwaniem funduszy. Użyj prawdziwych znaczków pierwszej klasy dla tych listów.
Dodaj osobistą, odręczną notatkę
W stosownych przypadkach poproś Dyrektora Wykonawczego lub Prezesa Zarządu o dodanie osobistej notatki do listu. Długoletni darczyńcy, którzy mogą znać Twój SOR lub członków zarządu, uznają to za szczególnie satysfakcjonujące.
Wzmianka o niedawnym wydarzeniu, w którym brał udział darczyńca, zarówno przypomni mu o przyjemnym doświadczeniu, jak i doda autentyczności notatce. Rozważ zorganizowanie grupy pisania notatek z ochotnikami, którzy mogą pisać notatki na listach lub dołączać karteczki samoprzylepne z odręcznymi wiadomościami.
Dołącz kopertę zwrotną
Nie polecam prosić o kolejną darowiznę w liście z podziękowaniami. Szczerze mówiąc, to odstrasza ludzi bardziej, niż myślisz. Jednak samo dołączenie koperty zwrotnej może przypomnieć darczyńcy, że przyszłe darowizny są mile widziane.
Wielu darczyńców zachowuje te koperty i używa ich jako prezentu później... lub nawet od razu. Andrew Olsen z Fundraising Fundamentals jest entuzjastycznie nastawiony do włączania koperty zwrotne w listach z podziękowaniami. Odkrył, że organizacje charytatywne, które stosują tę taktykę dla nowych darczyńców, mają „współczynniki konwersji drugich prezentów, które są od 8% do 12% wyższe niż organizacje, które ich nie uwzględniają”.
Użyj listu jako pokwitowania podatkowego
Twoje podziękowanie dla darczyńcy może być również paragonem. Musisz co roku dostarczać pokwitowanie dla celów podatkowych, jeśli darczyńca daje 250 dolarów lub więcej, i możesz to uwzględnić ujawnienie z tym listem.
Dzisiejsze listy z podziękowaniami zazwyczaj zawierają odpowiednie ujawnienia za każdym razem, gdy darczyńca przekazuje, czy to online, czekiem, czy przez comiesięczne dawanie.
Dobrą praktyką jest również sporządzanie podsumowania darowizn za dany rok na początku kolejnego roku, właśnie wtedy, gdy darczyńcy zazwyczaj przygotowują swoje deklaracje podatkowe. Pamiętaj tylko, że rachunek nie jest podziękowaniem. Pokwitowanie powinno stanowić niewielką część listu.
Zaproś więcej zaangażowania
Zawsze miło jest dołączyć zaproszenie do odwiedzenia Twojej agencji i zobaczenia swojej pracy z pierwszej ręki.
W dzisiejszym świecie, w którym możesz zabiegać o darowizny od ludzi z całego świata, zaangażowanie można osiągnąć za pośrednictwem mediów społecznościowych. Zachęć darczyńcę do obserwowania Twojej organizacji na Facebooku i Twitterze lub w innych sieciach społecznościowych, w których uczestniczysz.
Ponieważ w liście wysłanym pocztą nie ma hiperłączy, podaj adres swojej strony internetowej, a następnie upewnij się, że przyciski mediów społecznościowych są łatwe do znalezienia.
Dołącz wyraźne zaproszenie do odwiedzenia strony internetowej i kliknięcia tych przycisków oraz zapisania się do biuletynu e-mailowego lub innej komunikacji. Ikony mediów społecznościowych to jedne z najważniejszych elementów na stronie Twojej organizacji charytatywnej.
Dodaj postscriptum i podaj informacje kontaktowe
Wszyscy jesteśmy skimmerami. Dlatego większość z nas czyta górną część listu, a następnie przechodzi do P.S. Potem możemy wrócić i przeczytać resztę listu. marketingu bezpośredniego wiesz wszystko o P.S. i zawsze to uwzględniaj. Czasami mają więcej niż jeden.
Aby uzyskać list z podziękowaniami, możesz ponownie odnieść się do dostarczonej przez Ciebie historii („Michael i Jane są bezpieczni i szczęśliwi dzięki tobie”) lub umieścić tam ważne informacje kontaktowe.
Darczyńcy powinni znać imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby w organizacji, z którą mogą się kontaktować w przypadku pytań. Obsługa klienta jest tak samo ważny dla organizacji non-profit, jak i dla firm, więc ułatw darczyńcy znalezienie prawdziwej osoby, jeśli ma problem.
