Błędy podczas zbiórki funduszy, których musisz unikać

Wszelkiego rodzaju imprezy związane ze zbieraniem funduszy, od uroczystych gal po wyczerpujące maratony i hałaśliwe aukcje, od dziesięcioleci stanowią istotną część zbiórki funduszy dla większości organizacji charytatywnych.

Dlaczego ta forma pozyskiwania środków jest tak popularna? W przypadku niektórych organizacji charytatywnych specjalne wydarzenia przynoszą całkiem sporo pieniędzy. Dla innych wydarzenia związane ze zbieraniem funduszy osiągają cele, takie jak budowanie relacji, pozyskiwanie nowych zwolenników lub tworzenie większego rozgłosu w ich społecznościach.

Chociaż wydarzenia związane ze zbieraniem funduszy na całym świecie zostały przełożone lub odwołane w 2020 r., wiele organizacji charytatywnych dowiedziało się jak je utrzymać, przełączając się na wydarzenia wirtualne lub wymyślając nowe typy wydarzeń, które pasują do formatu cyfrowego świat. Wydarzenia te obejmowały wirtualne koncerty, wirtualne gry, a nawet wirtualną lekkoatletykę.

Ale specjalne wydarzenia wymagają dużo planowania i, co być może najważniejsze, wymagają unikania typowych błędów, jak wydawanie na imprezę więcej, niż przynosi, myślenie, że impreza może się odbyć szybko i biednie podejmować właściwe kroki. Oto kilka błędów, których należy unikać.

Błędy planowania wydarzeń, których należy unikać

Zbyt długie oczekiwanie na rozpoczęcie planowania

Łatwo pomyśleć, że możemy razem zorganizować imprezę w ostatniej chwili, ale może to być kosztowny błąd. Im większe wydarzenie, tym więcej czasu należy poświęcić na planowanie.

Nie masz celu? Zdecyduj się na jedną, zanim posuniesz się dalej. Czy twoim celem jest zebranie dużej ilości pieniędzy, budowanie relacji, a może reklama? Twój cel może obejmować wszystkie z nich, ale zdecyduj, który z nich będzie miał pierwszeństwo, a następnie odpowiednio zaplanuj.

Twój cel finansowy i cel określą, z jakim wyprzedzeniem powinieneś zacząć planować, zwłaszcza jeśli jest to nowe wydarzenie. Na przykład cicha aukcja lub gala mogą zająć dużo czasu, aby zaplanować i opracować strategię.Firma Neon, dostawca oprogramowania do obsługi wydarzeń, sugeruje, aby na każde 100 gości zarezerwować dwa miesiące planowania.

Wydarzenie lekkoatletyczne, takie jak maraton, może początkowo zająć rok lub dłużej, po prostu ze względu na wiele ruchomych części wydarzenia, od konfiguracji rejestracji online, tworzenia kampanii zbierania funduszy peer-to-peer, po zdobywanie lukratywnych sponsorów dla wydarzenie.

Oczywiście mniejsze wydarzenia można zorganizować dość szybko, w zależności od celu i liczby uczestników, do których dążysz.

Jednak podejdź realistycznie do wydarzenia specjalnego. Prawdopodobnie potrwa to dłużej, niż początkowo myślisz, zwłaszcza jeśli jest to zupełnie nowe wydarzenie. Powtarzające się wydarzenia naturalnie zajmują mniej czasu. Ale 6-12 miesięcy to idealny czas na zaplanowanie pierwszego.

Tworzenie nierealistycznego budżetu

W przypadku budżetów należy wziąć pod uwagę dwie rzeczy: czy wydarzenie będzie zarabiać, czy wydawać pieniądze. Jeśli twoje wydarzenie jest małe, a twoim celem jest budowanie relacji, nie zarabianie pieniędzy może być w porządku. Ale planowanie dużej imprezy bez analizowania liczb może być błędem.

Weź pod uwagę zwrot z inwestycji (ROI) swojego wydarzenia. Jeśli Twoim celem jest zebranie więcej niż wydajesz, upewnij się, że możesz to osiągnąć. Tworząc budżet wydarzenia, uwzględnij wszystkie aspekty, od kosztów miejsca, rozrywki po czas, który Twoi pracownicy na nim spędzą.

Zastanów się również, czy masz moc ochotnika, aby zorganizować wydarzenie. Koszty te powinny być jak najbardziej skwantyfikowane i uwzględnione w budżecie.

Ustal, czy wpływy z imprezy nadążają za inflacją. Czy darowizny rosną czy maleją? Nie bój się przerwać imprezy zbierania funduszy, jeśli zacznie się sypać. Czasami nowy pomysł generuje nową energię i zainteresowanie.

Brak wyboru motywu

Temat jest po prostu jednoczącą ideą. Łączy wszystkie twoje wysiłki pod jednym parasolem. Motywy mogą być zabawne, inspirujące lub ukierunkowane na cel. Zarzuć szeroką sieć, gdy myślisz o temacie. Spróbuj wyjść poza to, co oczywiste, jak „Noc kasyna” czy „Taniec z gwiazdami”.

Rozważ wszystkie możliwości projektowania swojego motywu. Czy sprawdzi się w marketingu i reklamie? Jak będzie wyglądać na programie, który drukujesz, na szyldach, które tworzysz w komunikatach prasowych i innych materiałach reklamowych?

Najlepsze motywy są zarówno ekscytujące, jak i prowokujące do myślenia. Pamiętaj, że wybrany motyw wysyła podświadomą wiadomość do uczestników, więc wybieraj mądrze.

Oto kilka rzeczywistych motywów, które rozpalą Twoją wyobraźnię:

• Demaskowanie przyszłości: Podczas 26. dorocznej zbiórki funduszy Hob Nob Fundacji Świętego Franciszka zebrano ponad 300 000 USD, które zostały przeznaczone na program dotacji społecznościowych i inne usługi szpitalne. Było to wirtualne wydarzenie połączone z aukcją i profesjonalną rozrywką.
• Przejdź milę w jej butach: Ta innowacyjna akcja zachęca mężczyzn do przejścia mili w damskich butach na wysokim obcasie w celu zebrania funduszy na walkę z przemocą domową. Wydarzenie miało zasięg ogólnopolski i wzięło w nim udział wiele małych, lokalnych organizacji.
• Zagłodź wampira. Oddawanie krwi: To było wydarzenie krwiodawstwa zapoczątkowane kilka lat temu przez Amerykański Czerwony Krzyż, ale szkoły, uniwersytety, a nawet firmy nadal wykorzystują ten pomysł i temat na Halloween.

Słabe pozyskiwanie sponsorów

Nie wszystkie wydarzenia związane ze zbieraniem funduszy mają sponsorów, ale większe zwykle mają. Sponsoring jest szczególnie ważny w przypadku dużych imprez sportowych, ale może być również odpowiedni w przypadku gal, wystaw muzealnych lub wielostanowych wydarzeń lub zbiórek pieniędzy. Sponsorzy mogą pomóc w zapewnieniu reklamy, sfinansowaniu miejsca i zapewnieniu zaawansowanej pomocy technicznej.

Sponsoring to partnerstwo. Firmy zyskują ogromną wartość firmy, sponsorując wydarzenia non-profit. Według Barometru Zaufania Edelmana 2020, w dzisiejszym świecie konsumenci przedkładają etykę firm nad kompetencje.Organizacje charytatywne powinny wykorzystać tę potrzebę firm, aby pokazać, jak bardzo są odpowiedzialne społecznie.

Aby znaleźć sponsorów, możesz wykonać kilka kroków, które opisano poniżej:

• Sprawdź, jakie powiązania możesz mieć już z firmami. Weź pod uwagę firmy, z których już korzystasz, takie jak dostawcy. Zapytaj członków zarządu, jakie mają powiązania. Rozejrzyj się wokół stowarzyszeń, które możesz mieć, takich jak Izba Handlowa lub kluby biznesowe, takie jak Rotary Club lub Kiwanis.
• Zrób listę firm w pobliżu, które mogą być zainteresowane Twoim wydarzeniem. Mogą to być wyłącznie lokalne firmy lub oddziały firm krajowych. Dotrzyj do tych firm za pośrednictwem ich biur marketingowych lub filantropijnych.
• Po znalezieniu kontaktu w firmie zbadaj jej cele, odbiorców i plany marketingowe. Czy istnieje dopasowanie do Twojej misji, odbiorców, działań?
• Gdy znajdziesz firmę z celami i odbiorcami pasującymi do Twoich, przygotuj propozycję sponsoringu. Pomyśl o partnerstwie z biznesowego punktu widzenia i wzoruj swoją propozycję na interesach tego biznesu.

Brak segmentacji bazy danych

Być może jesteś przyzwyczajony do wykorzystywania badań potencjalnych klientów w swoich głównych kampaniach pozyskiwania funduszy, ale sprawdza się to równie dobrze w przypadku wydarzeń związanych ze zbieraniem funduszy — zwłaszcza jeśli jest to wydarzenie o wysokiej stawce.

Twoi pracownicy mogą przeprowadzać badania perspektywiczne lub możesz zatrudnić konsultanta ds. badań perspektywicznych lub firmę. Warto pamiętać, że wartość netto to tylko część tego, co powoduje, że darczyńca daje. Ich wcześniejsze powiązania z twoją sprawą i zaangażowanie prawdopodobnie liczą się bardziej.

To, co znajdziesz, może pomóc w opracowaniu mądrzejszego schematu rozmieszczenia lub wpłynąć na sposób dotarcia do poszczególnych uczestników. Oprócz wysłania zaproszenia członek zarządu może zadzwonić, aby zachęcić potencjalnego klienta do udziału.

Błędy, których należy unikać podczas imprezy

Zbyt długie wydarzenie

Tworzenie wydarzeń trwających dłużej niż to konieczne to kolejny błąd popełniany przez wiele organizacji non-profit podczas organizowania wydarzenia zbierania funduszy.

Lepiej odesłać gości do domu nieco wcześniej, niż prosić ich o przesiedzenie nad długim programem lub zestawem zajęć.

Uczestnicy zbiórki pieniędzy nie chcą być wiecznie przetrzymywani w niewoli. Mają życie, dzieci i pracę, i nie chcą spędzić sześciu godzin na twojej imprezie, bez względu na to, jak wspaniała jest.

Jednym ze sposobów kontrolowania wydarzenia jest branie przykładu z teatru. Zastanów się nad scenariuszem całej sprawy. Jeśli masz prelegentów, powiedz im, ile mają czasu, a nawet zaoferuj, że napiszesz dla nich kilka uwag.

Skryptuj każdy szczegół wydarzenia od momentu rozpoczęcia segmentu do czasu jego zakończenia. Przekaż scenariusz każdemu pracownikowi obsługującemu wydarzenie i każdemu wolontariuszowi. Podkreśl znaczenie jak najściślejszego przestrzegania ram czasowych.

Postaraj się, aby zbiórki funduszy były krótkie, słodkie i na temat. Zawsze chcesz, aby Twoi goście chcieli więcej.

Nie poproszenie o darowiznę od uczestników

Jeśli nigdy nie prosisz swoich zwolenników o datki i nigdy nie określasz konkretnie swoich potrzeb, jak możesz oczekiwać, że przyjdą za ciebie?

Najlepszym sposobem na naprawienie tej rozbieżności jest wskoczenie od razu. Opowiedz uczestnikom o swoich wzniosłych celach i aspiracjach. Pozwól im uczestniczyć w planowaniu nadchodzących inicjatyw.

Prawdopodobnie są ciekawi projektów, którymi planujesz się zająć. Co więcej, chcą wiedzieć, jak mogą pomóc i dostać się na parter dobrej pracy, którą wykonujesz.

Na początku może wydawać się to nienaturalne, aby wprost prosić o pieniądze, ale twoi darczyńcy woleliby raczej poznać prawdę, niż pozostać nieświadomi tego, jak mogą naprawdę pomóc twojej sprawie.

Zadaj bezpośrednie pytania uczestnikom wydarzenia. Możesz być zaskoczony, jak pozytywne są ich reakcje.

Brak koordynacji na wszystkich platformach

Wszystko w pozyskiwaniu funduszy jest teraz wielokanałowe, nawet w przypadku wydarzeń osobistych. Możesz sprzedawać bilety online, prowadzić aukcje online, udostępniać możliwości online podczas wydarzenia lub obsługiwać złożony system zbierania funduszy peer-to-peer.

Twoja organizacja może obsłużyć małe wydarzenie z kilkoma komponentami cyfrowymi, ale większe wydarzenie może wymagać pomocy z zewnątrz.

Wiele organizacji non-profit korzysta z usług planowania wydarzeń, aby pomóc im organizować i promować swoje wydarzenia, zwłaszcza gdy jest wiele ruchomych części. W tej przestrzeni działa wiele usług.

Kilka firm, którym warto się przyjrzeć, to Dirigo Design and Development oraz Sir Isaac. platformy mogą pomóc z cyfrowymi komponentami dowolnego specjalnego wydarzenia zbierania funduszy, takiego jak CauseVox, Classy i Wydarzenie.

Błędy po wydarzeniu, których należy unikać

Nie dziękując darczyńcom od razu

Jednym z największych błędów popełnianych przez wielu fundraiserów jest brak podziękowań uczestnikom wydarzeń i darczyńcom. A jeśli to zrobią, mogą nie podziękować swoim darczyńcom we właściwy sposób. Na przykład, jeśli darczyńca przekaże 10 dolarów po wydarzeniu związanym ze zbieraniem funduszy, wysłanie mu e-maila z podziękowaniami jest całkowicie dopuszczalne.

Jeśli jednak główny darczyńca przekaże Twojej organizacji non-profit 5000 USD, e-mail nie wystarczy. Dobrze przemyślany list z podziękowaniami jest w porządku. Co więcej, najlepszy ze wszystkich byłby oficjalny telefon od członka zarządu w celu potwierdzenia jego hojnego wkładu.

Aby zapewnić najlepsze możliwe doświadczenie w zarządzaniu, ważne jest, aby traktować każdego darczyńcę indywidualnie. Ważne jest również, aby zdać sobie sprawę, że uznanie darczyńców jest tym, co sprawia, że ​​wracają do Twojej organizacji. W badaniu przeprowadzonym przez Donor Voice stwierdzono, że szybkie i skuteczne dziękowanie darczyńcy było jednym z siedmiu kluczowych czynników wpływających na zaangażowanie darczyńcy.

W praktyce oznacza to, że prawdopodobnie powinieneś najpierw wysłać ogólne podziękowania pocztą elektroniczną, a następnie przejść do bardziej spersonalizowanych sposobów, takich jak rozmowy telefoniczne i listy z podziękowaniami wysłane pocztą.

Pamiętaj, aby dziękować darczyńcom wcześnie, często iw sposób odpowiadający ich zaangażowaniu w Twoją organizację.

Nie proszenie o opinie

Prośba o informację zwrotną jest po prostu rozsądną częścią budowania relacji z klientami. Otrzymujemy ankiety z każdego miejsca, w którym robimy zakupy lub prowadzimy interesy, a nawet wtedy, gdy prosimy o pomoc w związku z usługą online. Więc żaden z uczestników Twojego wydarzenia nie będzie miał nic przeciwko otrzymaniu od Ciebie ankiety z pytaniem, jak podobało im się wydarzenie i czy mają jakieś sugestie, jak ulepszyć je następnym razem.

Najlepszą opcją jest ankieta e-mailowa. Nawet starsi uczestnicy prawdopodobnie będą mogli wziąć udział. Istnieją aplikacje ankietowe, które działają dobrze, są łatwe i niedrogie. Najbardziej znanym jest SurveyMonkey. Ale jeśli korzystasz z usług dostawcy wydarzeń dla swojej operacji, prawdopodobnie będzie tam wbudowany system ankiet. W obu przypadkach zestawienie i zrozumienie odpowiedzi powinno być łatwe.

Wyślij ankietę szybko, w miarę możliwości w ciągu 24 godzin, i rozważ zachęcenie do jej wypełnienia. Skróć też ankietę. Eventbrite sugeruje nie więcej niż 10 pytań wielokrotnego wyboru.