Członkowie każdego zespołu i grupy roboczej rozwijają z czasem określone sposoby wzajemnej interakcji. Skuteczna komunikacja interpersonalna między członkami oraz skuteczna komunikacja z menedżerami i pracownikami spoza zespołu to krytyczne elementy funkcjonowania zespołu. Jeśli członkowie zespołu nie mogą skutecznie współdziałać ze sobą i ze swoim zewnętrznym systemem wsparcia, zespół prawdopodobnie nie osiągnie swoich celów.
Sposób, w jaki zespół podejmuje decyzje, przydziela pracę i pociąga członków do odpowiedzialności, decyduje o tym, czy zespół odniesie sukces. Ponieważ tak wiele zależy od wyniku, nie ma sensu pozostawiać norm interakcji przypadkowi. Jeśli opracujesz wytyczne dotyczące relacji w zespole lub normy zespołowe, wcześnie, aby to zapewnić sukces zespołu, możesz kształtować kulturę zespołu w pozytywny sposób. W rezultacie powstanie funkcjonalny zespół, który spełni swoje nadzieje i marzenia i sprawi, że wszyscy członkowie będą dobrze czuli się ze swoim udziałem.
Normy zespołowe i wytyczne dotyczące relacji
Normy zespołu to zestaw zasad lub wytycznych, które zespół ustanawia w celu kształtowania interakcji jego członków między sobą oraz z pracownikami spoza zespołu. Normy zespołowe można wypracować na wczesnym etapie spotkanie zespołu, najlepiej na pierwszym spotkaniu, i można dodać więcej norm, jeśli zespół uzna to za konieczne.
Na przykład, jeśli członkowie zespołu często nie dotrzymują terminów, oznacza to, że albo za bardzo się angażują, nie dbają o działania, które obiecują podjąć, albo nie traktują terminów poważnie. Dyskusja o dodatkowych normach zespołowych może zidentyfikować problem i go rozwiązać.
Po opracowaniu normy zespołowe służą do kierowania zachowaniem członków zespołu i służą do oceny, jak dobrze członkowie zespołu wchodzą w interakcje. Te wytyczne umożliwiają członkom zespołu zwracanie się do siebie nawzajem w przypadku każdego zachowania, które jest dysfunkcyjne, destrukcyjne lub negatywnie wpływa na powodzenie pracy zespołu.
Być może Ken Blanchard, współautor „Jednominutowy menedżer” najlepiej to ujął, gdy przyrównał rzekę bez brzegów do stawu. Podobnie zespół bez norm dotyczących relacji pozostaje otwarty na potencjalne problemy interpersonalne.
Podstawowe zasady zespołu
Zgodnie z przewidywaniami zespoły mogą mieć problemy z poszczególnymi komponentami komunikacja interpersonalna i interakcji, ponieważ w jednej przestrzeni umieszczają wiele różnych osobowości i środowisk.
Poniżej przedstawiono kilka podstawowych kategorii norm zespołowych, które mogą pomóc złagodzić wiele problemów, które mogą pojawić się, gdy pracownicy pracują w spójnych grupach:
Członkowie zespołu jako współpracownicy:
Wszyscy członkowie zespołu są równi; opinia każdego członka zespołu zostanie starannie rozważona; każdy członek zespołu dotrzyma wszystkich zobowiązań w uzgodnionym terminie; każdy członek zespołu zgadza się stale oceniać, czy członkowie zespołu przestrzegają swoich zobowiązań wobec norm zespołu.
Komunikacja członków zespołu:
Członkowie zespołu będą mówić do siebie z szacunkiem, nie będą ze sobą rozmawiać i uznają i dziękują sobie nawzajem za ich wkład.
Interakcja członków zespołu podczas spotkań:
Członkowie zespołu będą słuchać bez przerywania; nie trzymaj się żadnej strony lub konkurencyjne rozmowy; przestrzegaj zasad efektywnych spotkań; przychodzić na spotkania na czas; kończyć spotkania na czas; praca z porządku obrad; wykorzystaj protokoły nagrane na każdym spotkaniu jako punkty odniesienia.
Organizacja i funkcja zespołu:
Przywództwo będzie się zmieniać co miesiąc, sponsor zarządzający zespołem będzie uczestniczył w co najmniej jednym spotkaniu w miesiącu.
Komunikacja zespołu z innymi pracownikami, w tym kierownikami:
Członkowie zespołu upewnią się, że osiągnęli porozumienie co do tego, co i kiedy komunikować, a skargi dotyczące członków zespołu będą rozpatrywane w pierwszej kolejności wśród członków zespołu.
Zespołowe rozwiązywanie problemów, rozwiązywanie konfliktów i podejmowanie decyzji:
Członkowie zespołu będą podejmować decyzje w drodze konsensusu, ale większość będzie rządziła, jeśli konsensus nie zostanie osiągnięty w odpowiednim czasie konflikty będą rozwiązywane bezpośrednio wśród ludzi w konflikcie.
Opracowanie dodatkowych norm zespołowych
Normy zespołowe mogą być rozszerzane w zależności od Twoich potrzeb i mogą obejmować tyle tematów, ile zespół uzna za niezbędne do skutecznego funkcjonowania. Najlepiej zacząć od kilku norm zespołowych i w razie potrzeby dodawać kolejne normy. Upewnij się, że normy twojego zespołu są spisane i opublikowane w odpowiednim miejscu członkowie drużyny przypominają o swoim zaangażowaniu. Ale najważniejszą zasadą korzystania z norm zespołowych w celu stworzenia wnoszącego wkład, odnoszącego sukcesy zespołu jest gotowość do publicznego określenia, kiedy członkowie zespołu nie przestrzegają norm.
Dolna linia
Musisz konstruktywnie wzywać się nawzajem, gdy normy zespołowe, które ustanowiłeś i których zobowiązałeś się przestrzegać, nie są przestrzegane przez członków zespołu. Tylko członkowie zespołu, którzy chcą zgłosić nieprzestrzeganie przyjętych przez ciebie praktyk, działają zgodnie z żywą dokumentacją norm lub wytycznych twojego zespołu.
