Kiedy rozpoczynasz nową inicjatywę, dokument zakresu projektu jest krytyczną informacją dla całego zespołu. Określa produkt końcowy, który ma być dostarczony do klienta, kiedy musi zostać dostarczony i jakim kosztem.
Zasadniczo dokument ten określa granice pracy, tak aby każdy członek zespołu i klient rozumieli, z czym wiąże się projekt. Co równie ważne, rozumieją, co robi nie pociągać za sobą.
Korzyści
Oświadczenie o zakresie projektu, raz udostępnione każdemu członkowi zespołu i klientom projektu, jest integralną częścią zarządzania projektem. Wśród jego zalet:
- Wspólne zrozumienie oczekiwanych funkcji, jakości i harmonogramu projektu przez wszystkich zaangażowanych
- Sposób komunikowania się z innymi interesariuszami projektu w celu uzyskania ich wsparcia i zaangażowania
- Narzędzie pozwalające skoncentrować wysiłki zespołu na pracy wymaganej do zaspokojenia potrzeb klienta
Co więcej, w przypadku sugerowania zmian wykraczających poza pierwotny zakres, oświadczenie staje się podstawą do oszacowania i zaproponowania modyfikacji. Jeżeli zmiany zostaną zaakceptowane przez wszystkich interesariuszy, oświadczenie o zakresie może zostać zmienione.
Rozpoczęcie pracy
Kierownik projektu musi zasięgnąć opinii członków zespołu, klientów, sponsora wykonawczego i innych kluczowych interesariuszy, aby zrozumieć i opisać wymagany wynik inicjatywy projektowej. Nazywa się to często dostarczaniem.
Opis przedmiotu dostawy musi zawierać koszt lub akceptowalny przedział kosztów dla projektu. Określa również kluczowe funkcje, które mają zostać uwzględnione, oraz ramy czasowe dostawy.
Po uzgodnieniu przez klienta, kierownika projektu, zespół projektowy i sponsora wykonawczego, dowolne zmiany w oświadczeniu projektowym muszą być dokonywane przy użyciu dokładnie kontrolowanej i udokumentowanej zmiany proces.
Kaskadowe uderzenie
Po uzgodnieniu zakresu lub dokumentu każda część zespołu wykorzystuje go jako podstawę do własnych szacunków pracy, harmonogramu i kosztów. Im dokładniejsze i dokładniejsze określenie zakresu, tym bardziej prawdopodobne jest, że zespoły robocze sporządzą dokładne szacunki i wymagania dotyczące zasobów.
Wyjątki mogą być ważne
Często zdarza się, że dokument dotyczący zakresu projektu zawiera listę konkretnych pozycji, które mają zostać wyłączone z produktu dostarczanego. Na przykład dokument dotyczący zakresu budowy domu przez wykonawcę może określać, że środowisko pozwolenia muszą być uzyskane przez właściciela i nie są obowiązkiem wykonawcy budowy dom.
Co może pójść źle?
Brak przejrzystości jest częstym źródłem stresu i niepowodzeń w projektach. Niejasny lub niejednoznaczny dokument dotyczący zakresu pozostawia wiele kwestii otwartych do debaty i nieuzasadnionych decyzji. Mogą one wpływać na funkcje, jakość, czas i koszt projektu.
Kolejna pułapka, której należy unikać, to „pełzanie zasięgu”. Jeśli określenie zakresu jest niejasne, klient ma pokusę wysuwania żądań, które wykraczają poza intencje lub granice pierwotnych planów.
Regulacja zakresu
Chociaż częste zmiany zakresu opóźnią zakończenie projektu i mogą generować znaczne koszty, czasami są one konieczne i uzasadnione. Menedżerowie projektów polegają na procesie „zarządzania zmianą”, który identyfikuje żądaną zmianę i dokonuje przeglądu wszystkich odpowiednie szacunki czasu, kosztów i nakładu pracy oraz ponownie ocenia projekt pod kątem nowych zagrożeń zmiana.
Kierownik projektu i sponsor wykonawczy zwykle podejmują ostateczną decyzję o zmianie zakresu dopiero po pełnej analizie sytuacji. Zmiany są dokumentowane w dzienniku decyzji, a następnie przekazywane większemu zespołowi projektowemu.
