Wiele osób myli śledzenie czasu zarządzanie czasem. Religijnie śledzą wszystko, co robią każdego dnia, przez tygodnie, a nawet miesiące. A potem przestają to robić, ponieważ nie zauważyli żadnych pozytywnych zmian. Jasne, wyeliminowali kilka wydarzeń i nadali priorytet niektórym innym. Ale nic im się nie udało; właśnie to przeorganizowali. Pod koniec dnia wciąż są oszołomieni i sfrustrowani.
Ale śledzenie tego, jak spędzasz czas, nie jest zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem polega na wprowadzaniu zmian w sposobie spędzania czasu. Dla efektywne zarządzanie czasem, musisz zastosować system zarządzania czasem, który pomoże Ci zobaczyć, gdzie można i należy wprowadzić zmiany... co oznacza, że pierwszym krokiem w zarządzaniu czasem jest przeanalizowanie, w jaki sposób spędzasz czas, abyś mógł określić, jakie zmiany chcesz wprowadzić.
Użyj kategorii dla efektywnego systemu
Jak zarządzasz czasem? Sekret skutecznego systemu zarządzania czasem tkwi w kategoriach. Spójrz na swój kalendarz na jutro. Prawdopodobnie jest już pełen wydarzeń i działań, które masz nadzieję osiągnąć.
Podczas pracy lub później będziesz wypełniać puste miejsca szczegółami dotyczącymi tego, co zrobiłeś. Na koniec dnia spójrz na listę i oznacz każde zadanie i/lub wydarzenie jedną z poniższych kategorii. Ile czasu w ciągu dnia pracy spędziłeś:
Gaszenie pożarów
Niespodziewany telefon. Raport niezbędny na spotkanie, który powinien być wydrukowany wczoraj. Brakujący plik, który powinien znajdować się na twoim biurku. Jaką część dnia spędziłeś w trybie kryzysowym? Dla większości ludzi jest to negatywna kategoria, która wysysa ich energię i przeszkadza w ich życiu wydajność.
Radzenie sobie z przerwami
Rozmowy telefoniczne a osoby odwiedzające Twoje biuro prawdopodobnie znajdą się na szczycie listy, gdy przypiszesz wydarzenia do tej kategorii. Ponownie, dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, ponieważ zakłóca (a czasem zabija) produktywność.
Wykonywanie zaplanowanych zadań
To najbardziej pozytywne wykorzystanie czasu w ciągu dnia pracy. Masz kontrolę i osiągasz to, co zamierzałeś osiągnąć. Planowane zadania mogą obejmować rozmowy telefoniczne, spotkania z pracownikami, a nawet odpowiadanie na e-maile — jeśli są to zadania, które umieściłeś w swoim harmonogramie.
Nieprzerwana praca
Być może nie pracujesz nad zadaniem, które planowałeś wykonać, ale masz zamiar coś osiągnąć, a dla większości ludzi jest to bardzo produktywny, pozytywny tryb pracy.
Nieprzerwane przestoje
Te czasy w ciągu dnia pracy są wykorzystywane do ponownego naładowania energią i przegrupowania. Lunch lub przerwa przedpołudniowa mogą się liczyć, jeśli są nieprzerwane. Jeśli masz szczęście pracować z firmą, która oferuje miejsca do ćwiczeń na miejscu lub pokoje do drzemki, to też by się liczyło. Każdy potrzebuje pewnej ilości nieprzerwanych przestojów wbudowanych w dzień, aby być produktywnym w czasie pracy.
Tydzień twojej przeszłości jest kluczem do przyszłości
Teraz, gdy rozumiesz już kategorie tego systemu zarządzania czasem, nadszedł czas, aby użyć ich do przeanalizowania „typowego” tygodnia pracy. Korzystając z dowolnego systemu kalendarza, którego używasz do tworzenia listy spotkań i czynności w życiu codziennym, cofnij się i wybierz ostatni typowy tydzień.
Przejrzyj wpisy każdego dnia roboczego i podziel je według powyższych kategorii zarządzania czasem, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Prowadzenie bieżącej sumy na dole każdego dnia ułatwi Ci sprawdzenie, jak spędzasz swój czas pracy każdego dnia.
Teraz masz dane potrzebne do wprowadzenia zmian w sposobie spędzania czasu w pracy. Spędzasz zbyt dużo czasu na gaszeniu pożarów? Następnie musisz dokonać zmian organizacyjnych lub fizycznych, aby zapobiec lub odroczyć te ciągłe kryzysy. Na przykład posprzątaj i zorganizuj swoje biurko, aby łatwo znaleźć potrzebne pliki i ustal rutynę odkładania plików potrzebnych na następny dzień na biurku przed wyjazdem dzień.
Nie masz wystarczająco dużo nieprzerwanych przestojów w ciągu dnia pracy? Następnie musisz zaplanować czas dla siebie w ciągu dnia pracy. Na przykład przestań jeść lunch przy biurku i fizycznie opuść budynek na ustaloną porę lunchu.
Lub zaplanuj 10-15-minutową „przerwę” w swoim biurze na przekąskę i rozciąganie. Zaplanowane przestoje nie muszą być długie. Zaledwie pięć minut spędzonych na robieniu czegoś zupełnie niezwiązanego z pracą może wystarczyć na odświeżenie, aby zwiększyć produktywność i poprawić samopoczucie.
Możesz efektywnie zarządzać swoim czasem
Stosując kategorie pracy w zarządzaniu czasem i wprowadzając zmiany, których potrzebujesz, aby spędzać więcej czasu w ciągu dnia pracy w sposób pozytywny kategorii i mniej czasu w kategoriach negatywnych, naprawdę będziesz w stanie skutecznie zarządzać swoim czasem - i osiągnąć prawdziwy cel zarządzania czasem, czuć się lepiej.
